Как се движи Вашата поща: MX, IMAP и SMTP

Модул 4: Преместване на имейл · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да обясните пътя на един имейл, да посочите кои компоненти се променят при преместване на пощата и да определите какво трябва да се пренесе освен самите съобщения.

Основни понятия: MX запис, пощенски сървър, пощенска кутия, IMAP, POP3, SMTP, submission (порт 587 и 465), webmail, пощенска програма, псевдоним, споделена пощенска кутия, правила

Защо първо трябва да разберете пътя

Имейлът изглежда като едно цяло нещо: пишете текст, натискате Изпращане, и някой друг го чете. В действителност работят заедно поне четири компонента. При преместване променяте някои от тях, а който не знае кои точно, натиска грешния бутон. Резултатът е поща, която цял ден продължава да пристига при стария доставчик, или телефони, които тихомълком продължават да изпращат през стария сървър.

Пекарна De Korrel има домейн example.com. В момента всичките дванадесет служители използват поща чрез Microsoft 365. Пекарната иска да премине към европейски пощенски доставчик. Преди да преместят каквото и да било, те нарисуват пътя.

Пътуването на едно писмо до info@example.com

Клиент изпраща поръчка до info@example.com. Ето какво се случва:

1. Пощенската програма на клиента предава писмото на собствения си изходящ сървър. Това става чрез SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), през порта за подаване на поща: submission, порт 587 със STARTTLS или порт 465 с TLS.
2. Този сървър иска да достави писмото до example.com. Той пита в DNS: „какви са MX записите на example.com?“ MX записът сочи към сървъра, който приема поща за домейна.
3. Изпращащият сървър се свързва с този сървър, отново чрез SMTP (този път между сървъри, порт 25), и доставя писмото.
4. Приемащият сървър поставя писмото в пощенската кутия на info@.
5. Служителите четат пощенската кутия чрез пощенска програма или webmail. Това обикновено става чрез IMAP, порт 993 с TLS.

клиент --SMTP 587--> сървър на клиента --DNS: MX example.com?--> отговор: mx.mailaanbieder.example
сървър на клиента --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> пощенска кутия info@example.com
лаптоп, телефон, webmail <--IMAP 993-- пощенска кутия

MX записът се намира в DNS на Вашия домейн, не при Вашия пощенски доставчик. Следователно този, който управлява DNS, определя къде отива пощата за Вашия домейн. Как точно работят MX записите и приоритетите, можете да прочетете в курса за DNS, урок 4.1.

IMAP или POP3: къде всъщност се намира Вашата поща?

При IMAP пощата остава на сървъра. Вашият лаптоп, телефон и webmail показват една и съща пощенска кутия. Ако преместите писмо в папка на телефона си, то се появява в същата папка и на лаптопа Ви.

При POP3 пощенската програма изтегля пощата и често след това я изтрива от сървъра. Тогава пощата се намира само на този конкретен компютър.

За едно преместване това е голяма разлика. Пощенска кутия с IMAP може да се копира от сървър на сървър: всичко се намира на сървъра. При POP3 част от историята Ви може да се намира само на стар компютър. Тази поща трябва да пренесете отделно, например като изтеглите старите папки във Вашата пощенска програма към новата си IMAP пощенска кутия.

Запитайте се: има ли при Вас все още някой, който използва POP3? Това се вижда в настройките на акаунта в пощенската програма: ако там пише POP или порт 995, значи е POP3.

Microsoft 365 и Google Workspace използват за собствените си приложения и собствени протоколи, като Exchange ActiveSync и приложението Gmail. Това почти не се забелязва, но означава, че не всяка настройка автоматично преминава към IMAP. След преместването всяко устройство трябва да бъде настроено отново (урок 4.4).

Какво се променя при преместване?

Най-важната добра новина е в последния ред: тъй като имате собствен домейн, Вашият имейл адрес остава същият. Клиентите не забелязват нищо. Точно затова собственият домейн е толкова ценен за Вашата независимост (урок 8.2). Ако в момента имате адрес като bakkerij.dekorrel@gmail.com, можете да копирате пощата, но самият адрес остава собственост на Google. Тогава ще трябва да съобщите на всички нов адрес.

Какво освен съобщенията принадлежи към Вашата поща

Пощенската кутия е повече от купчина съобщения. При копие чрез IMAP се пренасят съобщенията и папките, но много други неща не. Направете предварително списък с тях:

• Псевдоними: допълнителни адреси, които попадат в същата пощенска кутия, като bestellingen@ и facturen@, които пристигат при info@.
• Споделени пощенски кутии и групи: в Microsoft 365 De Korrel има споделена пощенска кутия bestellingen@, която четат четирима души, и група team@, която стига до всички. При новия доставчик това става обикновена пощенска кутия с множество потребители, препращане или пощенски списък.
• Правила и филтри: „поща от търговеца на едро в папка Доставки“. Те се намират на сървъра или в пощенската програма и не се пренасят при копие чрез IMAP.
• Подписи: често се намират в пощенската програма или в настройките на webmail.
• Автоматични отговори (съобщения за отсъствие).
• Препращания към външен адрес.
• Подателите, които не се намират в пощенска кутия: уебсайтът, който изпраща формуляри за поръчки, касовият апарат, който изпраща бележки, скенерът, който изпраща pdf файлове, счетоводството, което изпраща фактури. Те изпращат от името на example.com чрез сървър. И тях трябва да включите в SPF (урок 4.3).
• Папки с календар и контакти в Exchange. Те не се пренасят с копие на пощата. Тях премествате отделно (модул 5).

Списъкът превръща едно „преместване на поща“ в прегледен проект. В инвентаризацията от модул 3 вече имахте ред „email“; сега разделяте този ред.

На практика: ето как изглежда при един доставчик

При WebOké настройките за пощенска програма са изброени накратко в ръководството за DirectAdmin: IMAP порт 993 с SSL/TLS, SMTP порт 587 със STARTTLS или 465 със SSL/TLS, а като потребителско име се използва пълният имейл адрес. Като име на сървъра използвате домейна (ако Вашият уебсайт също е при WebOké и има валиден сертификат) или името на сървъра на Вашия пакет. При други европейски пощенски доставчици портовете са същите; само името на сървъра се различава, а някои доставчици позволяват вход с отделно потребителско име вместо имейл адреса. Винаги проверявайте в страниците за помощ на новия си доставчик.

Обобщение

• Пощата се изпраща чрез SMTP, MX записът в DNS определя къде пристига, а Вие обикновено я четете чрез IMAP.
• MX записът се намира в DNS на Вашия домейн: който управлява DNS, насочва пощата.
• Със собствен домейн Вашият имейл адрес остава същият при преместване; с безплатен адрес от голяма компания не.
• IMAP пощенските кутии се копират добре; поща, която чрез POP3 се намира само на компютър, трябва да се пренесе отделно.
• Псевдоними, споделени пощенски кутии, правила, подписи, автоматични отговори и устройства, които изпращат поща от Ваше име, не се пренасят автоматично. Запишете ги предварително в списък.

Тест

Задача

Задача A4.1: Къде пристига Вашата поща в момента? Въведете собствения си домейн. Програмата ще потърси MX записите и IP адреса на пощенския сървър и ще провери в регистъра на IP адресите коя организация управлява тази мрежа и в коя държава е регистрирана. Вие попълвате предварително кой пощенски доставчик мислите, че използвате. След това ще видите дали това е вярно.

Задача E4.1: Вашият списък с имейли. Направете за собствената си организация списъка от този урок: пощенски кутии, псевдоними, споделени пощенски кутии и групи, правила, подписи, автоматични отговори, препращания, устройства и програми, които изпращат поща от името на Вашия домейн, и кой все още използва POP3.

Допълнително четене

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.

• Ръководство за DirectAdmin 8.7: IMAP или POP3: каква е разликата?
• Ръководство за DirectAdmin 8.1: Всички настройки на едно място: сървъри, портове и защита
• Какво е IMAP или POP3 и как работи?
• Безплатен курс по DNS 4.1: MX записи и приоритет
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, порт 587), RFC 8314 (TLS за submission и IMAP, порт 465 и 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)