Експортиране на календар и контакти от Google и Microsoft

Модул 5: Календар и контакти · Време за четене: 12 минути

Цел на урока: След този урок ще можете да направите пълен и използваем експорт на календари и контакти от Google и Microsoft, да прочетете ICS и vCard файл и ще знаете какво не се пренася или се пренася по различен начин при експортиране.

Основни понятия: iCalendar (ICS), VCALENDAR, VEVENT, UID, DTSTART, RRULE, EXDATE, VTIMEZONE и TZID, ORGANIZER и ATTENDEE, VALARM, vCard (VCF) 3.0 и 4.0, csv, Google Takeout, инструмент за миграция

Два файлови формата, които почти всеки познава

Календари и контакти се прехвърлят с два отворени формата:

• iCalendar, файлове с разширение .ics (RFC 5545), за календари и задачи.
• vCard, файлове с разширение .vcf, за контакти. Има две версии, които ще срещнете: 3.0 (RFC 2426) и 4.0 (RFC 6350).

Това са обикновени текстови файлове. Можете да ги отворите в текстов редактор и точно това ще направите в този урок. Който знае какво има вътре, вижда и какво липсва.

Често има по-лесен път от експортирането: много нови услуги разполагат с инструмент за миграция, който с Ваше съгласие изтегля директно от Google или Microsoft Вашите календари и контакти. Това става по-бързо и с по-малко грешки. Все пак собственият Ви експорт е разумен: като проверка (колко срещи и контакти имах?), като резервно копие преди да прекратите старата услуга, и като изход, ако инструментът за миграция не е разрешен от Вашия администратор.

Така изглежда файл с календар

Експортът на календара на Bakkerij De Korrel започва така:

BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//Google Inc//Google Calendar 70.9054//EN
BEGIN:VTIMEZONE
TZID:Europe/Amsterdam
...
END:VTIMEZONE
BEGIN:VEVENT
UID:3f1a9c2e7b@google.com
DTSTART;TZID=Europe/Amsterdam:20261110T060000
DTEND;TZID=Europe/Amsterdam:20261110T070000
RRULE:FREQ=WEEKLY;BYDAY=TU
EXDATE;TZID=Europe/Amsterdam:20261229T060000
SUMMARY:Levering meel
ORGANIZER:mailto:anne@example.com
ATTENDEE;CN=Groothandel:mailto:verkoop@example.net
BEGIN:VALARM
TRIGGER:-PT30M
ACTION:DISPLAY
END:VALARM
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Какво виждате:

Часови зони

Час с TZID=Europe/Amsterdam означава: 6 часа сутринта в Амстердам, дори след преминаването към лятно часово време. Затова файлът трябва да съдържа и блок VTIMEZONE, който описва тази часова зона. Експортите от Outlook често използват имена на Windows като W. Europe Standard Time. Това работи добре, докато блокът VTIMEZONE е включен. Ако липсва, новата услуга прави предположение и ще видите срещи, изместени с час. Час, завършващ на Z (20261110T050000Z), е в UTC и винаги е еднозначен. Час без часова зона и без Z се нарича "плаващ" час: той важи в часовата зона на този, който го разглежда.

Целодневните срещи се записват като дата без час: DTSTART;VALUE=DATE:20261224.

Покани

Среща, която Вие сте организирали, е записана с Вас като ORGANIZER във файла. След импортирането тя е във Вашия нов календар, но участниците все още я виждат в своя собствен календар като покана от стария Ви адрес, с UID от старата услуга. Ако по-късно промените срещата, те получават нова покана. При повтарящи се срещи с външни лица може да е по-чисто да ги поканите отново след преминаването. Срещи, за които Вие сте поканени, се пренасят като обикновена среща; отговорите до организатора се изпращат по имейл.

Експортиране от Google

• Календар: в Google Calendar, в Настройки, раздел Импортиране и експортиране, бутон Експортиране. Получавате zip файл с ics файл за всеки календар, на който сте собственик. Календари, които други споделят с Вас, не се включват; тях ги експортира собственикът, или ги експортирате поотделно от настройките на съответния календар, ако е разрешено.
• Контакти: в Google Contacts избирате контактите (или всички), избирате Export и след това формат vCard. Google предлага също "Google CSV" и "Outlook CSV"; изберете vCard, защото запазва структурата (няколко телефонни номера, адреси, снимка).
• Всичко наведнъж: Google Takeout (takeout.google.com) предоставя календара като ics, контактите като vcf (или csv) и Gmail като mbox, в zip файлове. Удобно като резервно копие на целия акаунт.

Имената на менютата се променят от време на време; при съмнение потърсете в помощта на Google "export calendar" (експортиране на календар).

Експортиране от Microsoft

• Календар: в класическия Outlook за Windows можете да запишете календар като iCalendar файл (Save As / Запиши като, с избор на период и "пълни подробности"). Изберете период, който обхваща достатъчно назад и напред във времето, и изберете пълни подробности, иначе ще експортирате само свободен/зает статус. В Outlook в уеб можете да публикувате календар като ICS връзка и да изтеглите файла чрез тази връзка; след това изключете публикуването отново.
• Контакти: Outlook в уеб експортира контактите като csv, не като vCard. Класическият Outlook също експортира в csv за много контакти едновременно; vCard е възможно само за отделен контакт. Много CardDAV услуги не могат да импортират csv файл директно. Два изхода: да използвате инструмента за миграция на новата услуга (който изтегля контактите директно), или да импортирате csv в адресна книга на Thunderbird и да го експортирате оттам като vCard.
• Споделени календари и календари на зали са календари на организацията. Тях ги експортира администраторът, или ги настройвате отново в новата услуга.

Какво не се пренася или се пренася по различен начин при експортиране

Преброяване преди да продължите

Преди експорта запишете колко контакта имате и, за няколко календара, колко срещи има в определен период (например ноември). След импортирането преброявате отново. Това е най-бързият начин да видите, че нещо липсва. В задачата на този урок ще оставите програмата да преброи и провери Вашите файлове.

На практика: така изглежда при доставчик

В Nextcloud на WebOké има два инструмента за миграция, които изтеглят директно: WebOké Import Tool за Google (Drive, Снимки, Календар и Контакти) и Data Migration за OneDrive и Microsoft 365, с който импортирате и контакти и календари от Вашия акаунт на Microsoft. Ако календарът Ви идва от другаде, импортирате ics и vCard файловете сами (урок 5.3). Nextcloud чете vCard 3.0 и 4.0. При други европейски услуги съществуват подобни инструменти за импортиране или бутон за импортиране в календара и адресната книга; файловите формати са еднакви навсякъде.

Обобщение

• Календарите се прехвърлят като ics (iCalendar), контактите като vcf (vCard 3.0 или 4.0); това са четими текстови файлове.
• Инструмент за миграция, който изтегля директно, често е по-лесен, но все пак направете собствен експорт като проверка и резервно копие.
• В ics файл обърнете внимание на UID, RRULE и часовите зони с блок VTIMEZONE; без него срещите се изместват.
• Outlook в уеб експортира контактите само като csv; използвайте инструмент за миграция или преобразувайте csv файла във vCard.
• Пребройте предварително контактите и срещите, за да можете след импортирането да видите дали нещо липсва.

Тест

Задача

Задача A5.2: Проверка на тестов износ. Експортирайте календар (ics) и Вашите контакти (vcf). Първо попълнете колко контакта имате и колко срещи очаквате. След това качете файловете. Програмата проверява дали са валидни, брои срещи, повторения и контакти, търси часови зони без описание и дублирани контакти, и сравнява с посочените от Вас числа. Файловете само се прочитат и не се съхраняват.

Задача E5.2: Какво не се пренася? Отворете Вашия ics файл в текстов редактор. Намерете повтаряща се среща, среща с участници и среща с връзка за видеоконференция. Отбележете за всяка среща какво трябва да направите след преминаването.

За допълнително четене

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по подобен начин.

• Nextcloud наръчник 13.5: Прехвърляне на календар и контакти от Google, iCloud или Outlook (ics и vCard)
• Nextcloud наръчник 13.2: Прехвърляне на Google Drive, Снимки, Календар и Контакти с WebOké Import Tool
• Nextcloud наръчник 13.4: Прехвърляне на OneDrive с Миграция на данни
• Nextcloud наръчник 13.6: От Microsoft 365 към WebOké: файлове, документи, поща и календар
• RFC 5545 (iCalendar), RFC 2426 (vCard 3.0), RFC 6350 (vCard 4.0)
• Помощ на Google Calendar: Export events; Помощ на Google Contacts: Export contacts; Поддръжка на Microsoft: Export contacts from Outlook