Инвентаризация на Вашите текущи услуги

Модул 3: Инвентаризация и планиране · Време за четене: 11 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да съставите пълна инвентаризация на текущите си облачни услуги, включително връзките и използването, което не виждате директно.

Основни понятия: инвентаризация, компонент, текуща услуга, цел, собственик, приоритет, сянкови ИТ, връзка, еднократно вписване (SSO), споделена пощенска кутия, псевдоним, списък за разпространение, запис за проверка

Защо първо инвентаризация?

Преминаването рядко се проваля заради голямата работа. Копирането на пощата и прехвърлянето на файлове обикновено минава успешно. Проблемите идват от нещата, които никой не е записал: формулярът за контакт на уебсайта, който внезапно спира да изпраща поща, скенерът, който сканира към закрита пощенска кутия, колегата, който е водел списъка си с клиенти в личен Dropbox.

Инвентаризацията е списък на всичко, което в момента правите в облака: коя услуга, какви данни, кой е собственикът, какво ще се случи с нея по-нататък и колко важна е. Отнема няколко часа, а Ви спестява дни.

Пекарна „Зрънце“ започна с осем категории. След обиколка при колегите станаха тринадесет.

Осемте компонента

Започнете с тези осем. Те се появяват отново в останалата част от курса.

Какво не виждате директно: връзки

Това е най-важната част от инвентаризацията. Връзка е всичко, което се намира извън Вашата облачна услуга, но зависи от нея. Потърсете ги на следните места:

1. Еднократно вписване (SSO). Приложения, в които влизате с Вашия акаунт в Google или Microsoft. В настройките за сигурност на всеки акаунт има списък с приложения с достъп. Проверете това при няколко колеги, не само при себе си.
2. Вашият уебсайт. Формулярите за контакт и онлайн магазините изпращат поща. Чрез кой сървър? С какъв адрес?
3. Устройства. Скенери и многофункционални принтери, които сканират към поща или към папка. Касови апарати, алармени системи или други устройства, които изпращат поща.
4. Друг софтуер. Счетоводство, CRM, планиране, услуга за бюлетини. Изпращат ли те поща от името на Вашия домейн? Извличат ли файлове от Вашето хранилище?
5. DNS на Вашия домейн. Там виждате кой има право да изпраща поща от името на Вашия домейн (SPF), кои услуги са поставили запис за проверка (TXT записи като google-site-verification= или MS=) и дали има DKIM записи от други услуги. Задача A2.1 от предишния модул вече е изяснила това вместо Вас.
6. Телефони и лаптопи. Кои приложения се синхронизират със старата услуга? Те всички трябва по-късно да бъдат преобразувани (урок 7.2).

Сянкови ИТ: какво уреждат колегите сами

Сянкови ИТ е софтуер или хранилище, което колегите използват сами, без организацията да го е уредила: безплатен Dropbox, WhatsApp група с клиенти, личен Gmail за бюлетина, онлайн планировчик. Обикновено не е направено със зла умисъл: някой е решил даден проблем.

За прехода сянковите ИТ са важни по две причини. В тях често се съхраняват данни на организацията, които трябва да бъдат преместени. А ако не попитате за тях, те просто продължават да съществуват след прехода, извън Вашата нова европейска структура.

Затова го попитайте по начин, по който хората ще отговорят честно. Не "кой използва неразрешени услуги?", а: "Преминаваме към друга система и не искаме никой да загуби нещо. Кои програми, сайтове и приложения използвате за работата си, дори ако сами сте ги уредили?" Кратък списък с примери помага на хората да си припомнят.

За всеки ред: пет полета

Запишете за всеки ред в инвентаризацията си пет неща:

1. Текуща услуга: например "Gmail чрез Google Workspace".
2. Обем: колкото е възможно по-конкретно, например "12 пощенски кутии, общо 38 GB" или "3 споделени календара".
3. Собственик: кой взема решения за това и знае как работи? Това трябва да е конкретен човек с име, не "всички".
4. Цел: какво ще се случи с него по-нататък? Прехвърляне към нова услуга, закриване, архивиране или временно оставяне без промяна.
5. Приоритет: висок (без това организацията не може да работи), среден или нисък.

Пример с няколко реда от пекарната:

Капани

• Проверка само на собствения акаунт. Администраторът не вижда автоматично кои приложения обикновен потребител е свързал със своя акаунт. Проверете при няколко души.
• Забравени споделени пощенски кутии. info@, facturen@ и bestellingen@ често не са отделна пощенска кутия, а псевдоним, споделена пощенска кутия или група. При прехода това трябва да бъде пренесено по правилния начин за всеки случай поотделно (урок 4.4).
• Броене на лицензи вместо на употреба. Дванадесет лиценза не означава, че дванадесет души активно ги използват. Проверете последното вписване.
• Липсва собственик. Ред без собственик не се поема от никого.
• Неактуализиране на инвентаризацията. Това, което откривате по време на миграцията, трябва все пак да бъде добавено.

На практика: как изглежда при един доставчик

При преминаване към WebOké Nextcloud и пакет за имейл на WebOké инвентаризацията веднага се превръща във Вашия списък със задачи: за всеки компонент в ръководството е посочено кой инструмент да използвате (например Import Tool за Google, Миграция на данни за OneDrive, Инструмент за преместване на имейл за поща) и в каква последователност. При други европейски доставчици инструментите се наричат различно, но инвентаризацията е точно същата: тя се отнася до Вашата организация, а не до доставчика.

Обобщение

• Инвентаризацията предотвратява забравянето на неща, които никой не е записал, при прехода.
• Започнете с осем компонента: имейл, календар, контакти, файлове, документи, чат и срещи, пароли, резервни копия.
• Потърсете връзки: еднократно вписване, уебсайт, устройства, друг софтуер, DNS записи, телефони.
• Попитайте колегите за сянкови ИТ по начин, по който ще отговорят честно.
• Всеки ред получава текуща услуга, обем, собственик, цел и приоритет.

Тест

Задача

Задача A3.1: Вашата инвентаризация пълна ли е? Попълнете формуляра за инвентаризация за собствената си организация (или за собствена лична употреба). Програмата проверява дали всичките осем компонента са включени, дали сте открили поне три връзки и дали всеки ред има текуща услуга, обем, собственик, цел и приоритет.

Задача E3.1: Обиколката при колегите. Попитайте поне трима души (или, ако работите сами, прегледайте собствените си устройства) кои програми, сайтове и приложения използват за работата си. Запишете какво не сте имали досега в списъка си и какво научавате от това.

Прочетете още

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.

• Nextcloud наръчник 13.1: Подготовка: какво вземате със себе си и в какъв ред
• Nextcloud наръчник 13.6: От Microsoft 365 към WebOké: файлове, документи, поща и календар
• Ръководство за DirectAdmin 10.1: Прехвърляне на Вашия имейл: възможностите
• Ръководство на WebOké 14.1: Здраве на домейна (също и без акаунт)