Чат и срещи

Модул 7: Сътрудничество, приложения и сигурност · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да изберете европейска алтернатива за чат и видеоразговори и да уредите прехода от Teams, Slack или Zoom, включително какво да правите с историята на чата.

Основни понятия: чат, разговор или канал, видеоконференция, гост без акаунт, лоби (чакалня), модератор, транспортно криптиране, криптиране от край до край, история на чата, задължение за съхранение, отворен стандарт (Matrix), собствен хостинг

Защо чатът е най-трудната част

Пощата, календарите и файловете имат отворени стандарти: IMAP, CalDAV, WebDAV. Тях можете да копирате от един доставчик на друг. При чата и срещите нещата стоят различно. Microsoft Teams, Slack, Zoom и WhatsApp имат всеки своя собствена система. Разговор от Teams не може да бъде „импортиран“ в друго чат приложение. Затова започвате отначало.

Това звучи по-лошо, отколкото е на практика. При Bakkerij De Korrel въпросът опира до три неща: бързо запитване към колега („готови ли са вече кифличките със стафиди?“), веднъж седмично съвещание с хлебарите, които работят от вкъщи, по планирането, и от време на време видеоразговор с клиент или доставчик. Това можете да правите с всяка съвременна чат програма. Трудното е в навиците и в старите съобщения.

От какво имате нужда? Четири въпроса

Преди да изберете програма, отговорете на четири въпроса:

Европейски и отворени алтернативи

Има най-общо два вида решения: чат и разговори като част от Вашата облачна среда, и самостоятелни програми.

Прави впечатление следното. Швейцария и Великобритания не са членове на ЕС. За двете страни обаче Европейската комисия е приела решение за адекватност: данните могат да се прехвърлят натам без допълнителни мерки (урок 2.1). А „отворен код, разработен от американска компания“ (Jitsi) означава нещо различно от „услуга на американска компания“. Ако използвате Jitsi на собствен сървър или при европейски доставчик, Вашият разговор не минава през 8x8. Софтуерът е на всички; услугата е на този, който поддържа сървъра.

Транспортно, от край до край и кой поддържа сървъра

Почти всички програми криптират връзката между Вашето устройство и сървъра. Това се нарича транспортно криптиране. Някой в същата wifi мрежа тогава не може да прочете съдържанието, но самият сървър по принцип може.

При криптиране от край до край само участниците могат да четат или чуват разговора, дори и администраторът на сървъра не може. Threema и Wire правят това по подразбиране. Matrix може да го прави за отделен разговор, а в Element то е включено по подразбиране за лични разговори. При Nextcloud Talk и Jitsi зависи от версията и настройките на сървъра. Там изхождайте от предположението, че администраторът на сървъра може да вижда съобщенията в чата, освен ако Вашият доставчик писмено не заяви друго.

За пекарна, която обсъжда планирането, транспортното криптиране обикновено е достатъчно, при условие че сървърът се намира при страна, на която се доверявате и която попада под европейско право. Ако обсъждате медицински данни или поверителни преговори, криптирането от край до край тежи повече.

Гости, лоби и модератори

Клиентите и доставчиците нямат акаунт във Вашата среда. За това служи линк за гости: всеки с линка може да се включи през браузъра, без да инсталира каквото и да било. Това е удобно, но същевременно и риск, защото линк може да бъде препратен.

Три навика правят това безопасно:

1. Поставете парола на линка и я изпратете по друг канал, например чрез SMS.
2. Използвайте лоби (чакалня): гостите изчакват, докато модератор отвори срещата и ги пусне вътре.
3. Изключете достъпа за гости след приключване, или създайте нов разговор за всяка следваща среща.

Какво правите със старата история на чата?

Съобщенията от Teams, Slack или WhatsApp не се пренасят. Затова решавате предварително:

• Какво трябва да се запази? Договорки с клиенти, решения, оферти, обсъдени в чат. Те всъщност не би трябвало да стоят само в чат. Поставете ги в документ или в пощата, преди да преминете.
• Какво може да отпадне? Повечето: „ще закъснея с 5 минути“, снимки от обяда, отделни въпроси.
• Как съхранявате останалото? Teams и Slack имат функции за износ за администратори (в Microsoft 365 чрез eDiscovery, в Slack чрез функцията за износ на работното пространство, в зависимост от абонамента Ви). Получавате файлове (често JSON или HTML), които съхранявате като архив в папка с ограничен достъп. Те не стават търсими във Вашата нова чат програма.
• За колко време? Съхранявайте архива толкова дълго, колкото е необходимо за Вашата администрация или договорки, и не по-дълго. Ако в него има лични данни, за архива важи и ОРЗД.

Отделете настрана и файловете, които са споделяни в каналите на Teams. Те обикновено се намират в Microsoft 365 в SharePoint или OneDrive и се прехвърлят с миграцията на файлове (урок 6.1), а не с чата.

Самият преход

Чат програма работи само когато всички я използват. Половинчатото преминаване е най-лошото: тогава никой не знае къде се намира дадено съобщение. Затова:

1. Изберете една дата, на която новата програма става единствената чат програма.
2. Създайте предварително разговорите, от които се нуждаете: общ разговор, по един за всеки екип (при De Korrel: „пекарна“, „магазин“, „доставка“) и един за седмичното съвещание.
3. Накарайте всички да инсталират приложението на телефона и компютъра преди тази дата (урок 7.2).
4. Поставете в старата програма закачено съобщение: „От понеделник разговаряме в Talk. Тук повече не отговаряйте.“
5. Поставете старата програма само за четене след няколко седмици, а след това я спрете.

На практика: ето как изглежда при един доставчик

В този пример използваме Nextcloud Talk в WebOké Nextcloud. Talk е включен в пакетите с лиценз за Office. Отваряте Talk чрез иконата най-горе. На началната страница разговорите Ви са отляво, с бутона Start vergadering nu веднага създавате среща с линк, а с Apparaten controleren тествате камерата и микрофона. Достъпа за гости включвате за всеки разговор в Gespreksinstellingen, под Beheer; там задавате и парола. Лобито се намира под Vergadering. Записване на разговори и обаждания към обикновени телефонни номера не са възможни в тази среда.

При други доставчици на Nextcloud, както и при услуги на Matrix, Jitsi или BigBlueButton, принципът е сходен: линк за гости, парола, чакалня и модератори понякога се наричат по различен начин, но идеята е същата.

Обобщение

• Чат разговорите не се пренасят към нова програма. Запазете предварително важното в документ или поща, а останалото изнесете като архив.
• Избирайте въз основа на четири въпроса: кой, колко, какво трябва да се запази, колко е чувствително.
• Транспортното криптиране защитава по пътя; криптирането от край до край защитава и от сървъра. Кой поддържа сървъра, също има значение.
• Безопасно с гости: парола, лоби, изключен достъп за гости след приключване.
• Преминете на една фиксирана дата, с вече инсталирани приложения.

Тест

Задача

Задача E7.1: Подготовка на Вашия преход в чата. Отговорете на четирите въпроса от този урок за Вашата собствена организация, направете списък на чат групите и каналите, които имате в момента, и определете за всяка група: какво трябва да се запази, къде ще се съхранява и кой разговор в новата програма ще го замени.

Още за четене

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.

• Nextcloud наръчник 10.1: Какво е Talk и кой разполага с него?
• Nextcloud наръчник 10.3: Видеоразговори и срещи: камера, микрофон, фон и вдигане на ръка
• Nextcloud наръчник 10.5: Гости да бъдат поканени чрез връзка (без акаунт)
• Nextcloud наръчник 16.22: Гости в среща в Talk с чакалня (лоби)
• Видеоразговорите в Nextcloud Talk не работят: причини и решения
• Спецификация на Matrix: https://spec.matrix.org/