Модул 4 · 4.4
Преходният период и приключването @@OМISANIE@@ Научете как да преминете без загуба на поща през дните след смяната на DNS, как да прехвърлите устройствата и как да проверите и приключите преместването на имейла.
Модул 4: Преместване на имейл · Време за четене: 10 минути
Учебна цел: След този урок ще можете да преминете без загуба на поща през дните след смяната на MX записа, да прехвърлите коректно всички устройства и настройки, и да проверите и приключите преместването на пощата.
Основни понятия: преходен период, кеш (cache), допълнително копие (delta копие), тестово писмо, прехвърляне на устройства, премахване на стария акаунт, ограничаване (throttling), споделена пощенска кутия, пренасочване, автоматичен отговор, архивен износ, прекратяване на абонамент
Защо има преходен период
След смяната на MX записа (урок 4.3) не цялата поща веднага отива към новия сървър. Сървъри, които все още имат стария MX запис в паметта си (кеша), за известно време продължават да изпращат към стария доставчик. Колко дълго продължава това, зависи от TTL стойността: при TTL от 300 секунди става дума за минути, при TTL от един ден, за цял ден. Освен това някои сървъри опитват по-късно повторно да доставят писмо, което преди това не е успяло, на адреса, който са познавали тогава.
Резултатът е, че в продължение на няколко дни поща пристига на две места едновременно. Това не е проблем, стига да го знаете и да не затворите старата пощенска кутия прекалено рано.
Представете си го като две пощенски кутии една до друга. Новата вече виси на мястото си, адресът на вратата е сменен, но пощальонът, който все още гледа стария си списък, пуска писмото в старата кутия. Затова в продължение на около седмица проверявате и двете. След това залепвате старата и я изпразвате за последен път.
Ден 1: второто копие и първа проверка
Денят след смяната пуснете преместването на всички пощенски кутии още веднъж. Писмата, които вече са копирани, ще бъдат пропуснати; ще се добави само пощата, която междувременно е пристигнала при стария доставчик.
След това проверете с тестови писма:
- Получаване. Изпратете от друг адрес, например личен адрес от телефона Ви през мобилен интернет, писмо до всеки важен адрес:
info@,bestellingen@и няколко лични адреса. Пристига ли то в новата пощенска кутия? - Изпращане. Изпратете от новата пощенска кутия писмо до адрес в Gmail и в Outlook.com. Пристига ли то и не отива ли в спам? Прегледайте заглавните редове (в Gmail: Показване на оригинала). Там ще видите
spf=pass,dkim=passиdmarc=pass, ако всичко е наред. - Формуляри. Попълнете формата за контакт на Вашия уебсайт и проверете дали съобщението пристига.
Ако изпращането не работи или писмата попадат в спам, проверете първо SPF и DKIM (урок 4.3).
Прехвърляне на устройства и програми
Всеки телефон, лаптоп и таблет трябва да бъде прехвърлен към новия сървър. Не правете това, като промените името на сървъра в стария акаунт, а по следния начин:
- Добавете пощенската кутия при новия доставчик като нов акаунт, с IMAP и името на сървъра и портовете на новия доставчик.
- Проверете дали пощата е налична (копието).
- Премахнете стария акаунт от устройството.
Последното е по-важно, отколкото изглежда. Забравен стар акаунт продължава да се опитва да влиза във фонов режим. При стария доставчик това не е проблем, докато абонаментът тече, но ако старата пощенска кутия е закрита, или името на сървъра, което старият акаунт използва, вече сочи към новия сървър, устройството ще се опитва на всеки няколко минути да влезе с грешна парола. Много пощенски сървъри тогава забавят или блокират IP адреса, и изведнъж целият офис вече не може да изпраща поща.
При Bakkerij De Korrel всички използват приложението Outlook на телефона. Старите акаунти в Microsoft 365 се премахват; новият IMAP акаунт се добавя. Двама служители използват вграденото приложение Mail на iPhone; там процедурата е същата.
Помислете и за устройства без екран: скенерът, който изпраща pdf файлове по имейл до info@, касовия апарат, онлайн магазина. Те изпращат чрез SMTP сървър. Ако там все още е настроен сървърът на Microsoft, изпращането спира веднага щом старият акаунт изчезне.
Какво настройвате отново
От Вашия списък от урок 4.1 сега вземете всичко, което не е преминало с копието, и го настройте при новия доставчик:
| Старо (Microsoft 365) | Ново | Внимание |
|---|---|---|
псевдоним facturen@ към info@ | псевдоним или пренасочване към info@ | тествайте с писмо |
споделена пощенска кутия bestellingen@ за четирима души | собствена пощенска кутия, която и четиримата добавят в пощенската си програма, или пренасочване към четиримата | при споделена пощенска кутия не се вижда кой вече е отговорил на писмо; договорете начин на работа |
група team@ | пренасочване към всички служители или пощенски списък | |
| правила в Outlook | правила при новия доставчик (филтри в уеб пощата) или в пощенската програма | правилата на сървъра работят на всички устройства |
| подписи | отново за всяка пощенска програма и уеб поща | |
| съобщение за отсъствие | автоматичен отговор или съобщение за ваканция |
На какво да обръщате внимание през първите седмици
- Старата пощенска кутия. Проверявайте ежедневно през първата седмица дали все още пристига нова поща. Ако след няколко дни все още пристига поща, значи нещо някъде не е прехвърлено: може доставчик да изпраща чрез старо пренасочване, или все още да има MX запис някъде другаде.
- DMARC отчети. Ако имате
ruaадрес, ще получавате ежедневни отчети. Ако видите там сървър, който изпраща от Ваше име, но не преминава през SPF или DKIM, значи сте забравили подател. - Покани за календар. Те минават през имейл. Ако календарът вече работи при новата услуга (модул 5), проверете дали покана пристига и дали приемането се връща при организатора.
Приключване и прекратяване на абонамент
Ако всичко работи добре в продължение на няколко седмици, приключвате така:
- Пуснете последно копие, в случай че все пак е пристигнало още нещо.
- Направете архивен износ на старите пощенски кутии (pst или mbox, урок 4.2) и го запазете като резервно копие. Имайте предвид сроковете за съхранение: търговска поща с данъчни данни по правило трябва да се съхранява в Нидерландия седем години.
- Почистете DNS записите (урок 4.3, стъпка 5): стар include, стар DKIM, записи за верификация, autodiscover.
- Оттеглете разрешенията: пароли за приложения в Google, одобрения инструмент за преместване в Microsoft.
- Премахнете домейна от старата среда и прекратете лицензите. Не прекратявайте абонамента преди всичко да е проверено; след прекратяването старият доставчик може след определен срок да изтрие данните Ви.
- Поискайте потвърждение от стария доставчик, че данните Ви са изтрити, ако това е необходимо за Вашата администрация по ОРЗД (урок 9.3).
На практика: ето как изглежда това при един доставчик
В ръководството на DirectAdmin на WebOké приключването е описано в четири стъпки: правилно настройване на MX (при домейн, който се премества към WebOké, той веднага е настроен правилно), повторно копиране един ден по-късно, настройване на устройствата като нов акаунт и премахване на стария акаунт, и прекратяване на абонамента едва след няколко седмици. Пренасочванията, автоматичните отговори и съобщенията за ваканция се настройват в DirectAdmin под E-mail Manager. Ръководството на WebOké съдържа статия Пощата не пристига: как да проверите сами. При други доставчици частите се наричат различно, но последователността е същата.
Обобщение
- Няколко дни след смяната все още пристига поща на старото място; дръжте старата пощенска кутия отворена и копирайте още веднъж.
- Проверете с тестови писма: получаване, изпращане (spf, dkim и dmarc pass в заглавните редове) и формулярите на Вашия уебсайт.
- Добавете на всяко устройство новата пощенска кутия като нов акаунт и премахнете стария; забравени стари акаунти причиняват забавяне (throttling).
- Псевдонимите, споделените пощенски кутии, групите, правилата, подписите и автоматичните отговори настройвате отново.
- Приключете с последно копие, архивен износ, почистване на DNS, оттегляне на разрешения и едва тогава прекратяване на абонамента.
Тест
Задача
Задача A4.4: Готов ли е преходът? Направете тази проверка няколко седмици след смяната. Програмата сравнява Вашите пощенски записи с това, което е видяла при Вас по-рано (при задачите от урок 4.1 или 4.3): старият доставчик вече не трябва да фигурира в MX записа, старият include трябва да е премахнат от SPF записа, и трябва да има DMARC запис.
Задача E4.4: Тестов кръг и списък за финализиране. Направете трите тестови писма от този урок и запишете резултата. След това завършете списъка за финализиране и отметнете какво е готово.
Задача E4.4: Тестов кръг и списък за финализиране
Изпратете три тестови съобщения и изпълнете списъка за финализиране.
Вашите отметки и бележки остават само в този браузър; не ги изпращаме никъде. Ако сте влезли, в Моите курсове запазваме само че сте изпълнили задачата.
Да четете повече
Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.
- Ръководство за DirectAdmin 10.4: След преместването: MX записи и Вашите устройства
- Ръководство за DirectAdmin 8.1: Всички настройки на едно място: сървъри, портове и защита
- Ръководство за DirectAdmin 8.8: Изпращането или получаването не работи: ето как да го разрешите
- Ръководство за DirectAdmin 7.5: Forwarders: пренасочване на поща към друг адрес
- Ръководство на WebOké 7.4: Имейлите не пристигат: как да проверите сами
- Ръководство на WebOké 13.6: Блокиран ли съм? Сами освободете своя IP адрес
- Получаване на имейли по време на преместването на Вашето домейн име
- Нидерландска данъчна администрация (Belastingdienst): срок за съхранение на документация (по правило 7 години, важи за Нидерландия)