Стратегия за напускане, също и за новия Ви облак

Модул 8: Резервни копия, прекратяване и управление · Време за четене: 11 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да съставите и изпробвате стратегия за напускане, така че по-късно да можете без вреда да напуснете и новия си доставчик, и ще знаете какви права Ви дават ОРЗД и европейският Data Act при това.

Основни понятия: стратегия за напускане, тест за напускане, формат за износ, отворен стандарт, срок за прекратяване, преходен период, връщане и изтриване на данни, чл. 28, ал. 3, буква ж от ОРЗД, EU Data Act (Регламент (ЕС) 2023/2854), право на преминаване, разходи за преминаване, домейн име под собствено управление

Защо да мислите за напускане вече сега?

Тъкмо сте преминали, или все още сте в процес на това. Защо да мислите още сега за следващото преминаване? Защото иначе ще научите урока от тази обучителна програма отново след пет години. При старата си услуга сте се сблъсквали със стени (урок 2.3): файлове в собствен формат, чатове, които не можеха да бъдат пренесени, вход чрез акаунт, който искате да закриете. Стратегията за напускане гарантира, че не изграждате отново тези стени при новата си услуга.

Има и причини, които не избирате сами: доставчикът бива придобит (например от компания извън ЕС, така че въпросите от урок 2.1 изведнъж придобиват друг отговор), значително повишава цените си, прекратява дадена услуга или фалира. Този, който има план, може спокойно да избира. Този, който няма план, трябва да мигрира под времеви натиск.

Трите нива на стратегията за напускане

Ниво едно, техническо: можете ли да извадите данните си, в използваем формат?

За всеки компонент записвате как го изнасяте и в какъв формат. При услуга, която използва отворени стандарти (урок 2.2), това е ясно:

Ниво две, договорно: какво пише в договорите Ви за напускане?

Четете при сключването, не при прекратяването: срока за прекратяване, дали през този срок все още имате пълен достъп до данните си, колко дълго данните Ви могат да бъдат изтеглени след края, и кога и как се изтриват. Искате ли да получите потвърждение за изтриване?

Ниво три, организационно: кой знае как се прави?

План, който се намира само в главата на един колега, не е план. Запишете стратегията за напускане в документ към администрацията си, заедно с администраторите и данните за вход на административния акаунт (в мениджъра за пароли, урок 7.4).

Какво урежда ОРЗД

Ако използвате услугата за лични данни на други лица (клиенти, членове, служители), тогава доставчикът е Ваш обработващ лични данни и сключвате споразумение за обработване на данни (чл. 28 ОРЗД) (урок 9.2). Член 28, параграф 3, буква ж от ОРЗД казва, че в това споразумение трябва да бъде записано, че обработващият лични данни след приключването на услугата, по избор на Вас, изтрива всички лични данни или Ви ги връща, и изтрива съществуващите копия, освен ако закон не задължава съхранение. Това е Вашата законова основа да получите обратно данните си при напускане и след това да ги накарате да бъдат изтрити. Поискайте наистина това изтриване, и поискайте потвърждение.

Това е обяснение, а не правен съвет. Ако имате съмнения относно Вашата конкретна ситуация, обърнете се към юрист или към длъжностното лице по защита на данните.

Какво урежда европейският Data Act

От 12 септември 2025 г. влиза в сила Data Act (Регламент (ЕС) 2023/2854). Глава VI (член 23 до член 31) се отнася за преминаване между облачни услуги и важи за доставчици на така наречените услуги за обработка на данни, сред които обичайните онлайн услуги за съхранение, поща и сътрудничество. Основните точки:

• Доставчикът трябва да направи преминаването възможно и да премахва пречките (чл. 23), а договореностите относно преминаването трябва да бъдат записани в писмен договор (чл. 25).
• Срокът за прекратяване за стартиране на преминаване е най-много два месеца (чл. 25, параграф 2, буква г).
• След това следва преходен период от най-много 30 календарни дни, през който доставчикът оказва съдействие и услугата продължава да работи (чл. 25, параграф 2, буква а). Ако това технически не е осъществимо, доставчикът трябва да уведоми за това в рамките на 14 работни дни и може да предложи по-дълъг период от най-много седем месеца (чл. 25, параграф 4). Можете да удължите преходния период веднъж (чл. 25, параграф 5).
• След преходния период имате поне 30 календарни дни, за да изтеглите данните си (чл. 25, параграф 2, буква ж), а след това доставчикът трябва напълно да изтрие всичко (буква з).
• Доставчикът трябва предварително да опише какви данни можете да вземете със себе си и в какви формати (чл. 25, параграф 2, буква д и чл. 26).
• Разходи за преминаване: до 12 януари 2027 г. доставчикът може да начислява само намалени разходи, които не надвишават собствените му разходи; от 12 януари 2027 г. той вече няма право да начислява никакви разходи за преминаване (чл. 29). Обичайните абонаментни такси и неустойка за предсрочно прекратяване не попадат в тази категория.

Има изключения, например за услуги, изградени до голяма степен по мярка за един клиент, и за тестови версии (чл. 31). Data Act следователно улеснява преминаването, но не изнася данните Ви вместо Вас. Формат за износ, който никой друг не може да прочете, си остава проблем; затова отворените стандарти продължават да бъдат от значение.

Вашето домейн име: най-важният ключ

Едно нещо прави всяко напускане много по-лесно: Вашето собствено домейн име, под Ваше собствено управление. Ако имейл адресът Ви е info@example.com и домейн името е на името на Вашата организация, можете да преместите поща към всеки доставчик, като промените MX записите (урок 4.3). Ако адресът Ви е bakkerijdekorrel@gmail.com или домейн името е заключено в акаунта на доставчика Ви, тогава при напускане изгубвате адреса си или сте зависими от неговото съдействие.

Затова проверете:

• дали домейн името е на името на организацията (притежателя), а не на бивш служител или уеб разработчик;
• знаете ли при кой регистратор е регистрирано и как да поискате кода за прехвърляне;
• дали облакът Ви използва адрес на собствения Ви домейн, като cloud.example.com, така че приложенията и връзките да не зависят от адрес на доставчика.

Тестът за напускане

Стратегията за напускане се тества точно както резервно копие: чрез истинско изпълнение, в малък мащаб. В пекарна Зърно Руд го прави веднъж годишно, в спокоен следобед:

1. Той изнася една папка с документи, споделения календар „Доставка“ (ICS) и адресната книга „Доставчици“ (vCard).
2. Отваря тези файлове в друга среда: друга програма за календар, друга адресна книга, друг офис пакет.
3. Проверява: пристигат ли срещите с правилните часове и повторения? Стоят ли телефонните номера при правилните имена? Отварят ли се документите с правилното форматиране?
4. Записва какво не е проработило, и коригира стратегията.

В задача A8.2 ще оставите програма да провери това автоматично.

На практика: ето как изглежда при един доставчик

Nextcloud на WebOké работи с отворени стандарти: файловете си изтегляте с приложението за компютър или WebDAV, календарите изнасяте като ICS, а контактите като vCard, а документите се съхраняват като docx, xlsx, pptx или odt във файловете Ви. Ръководството описва също как се преминава от друг доставчик на Nextcloud с приложението за компютър и файлове ICS и vCard; същият път работи и в обратна посока. Пощата се съхранява в пощенски пакет, който можете да копирате с IMAP към всеки друг доставчик. Домейн имената можете да прехвърлите с код за прехвърляне към друг регистратор.

При други европейски доставчици работи по сходен начин, ако те използват същите отворени стандарти. Попитайте за това, преди да подпишете.

Обобщение

• Планирайте напускането си още в началото: технически (формати за износ), договорно (прекратяване, връщане на данни, изтриване) и организационно (кой знае как).
• Чл. 28, параграф 3, буква ж от ОРЗД: след приключването данните се връщат или изтриват, по Ваш избор.
• Data Act: срок за прекратяване най-много два месеца, преходен период най-много 30 дни (по изключение седем месеца), поне 30 дни за изтегляне на данните, а от 12 януари 2027 г. без разходи за преминаване.
• Вашето собствено домейн име под собствено управление е най-важният ключ за всяко напускане.
• Тествайте напускането си веднъж годишно, в малък мащаб.

Тест

Задача

Задача A8.2: Тест за изход с автоматична проверка. Изнесете от новата си услуга един календар (ICS), една адресна книга (vCard) и няколко документа, и ги качете като zip или като отделни файлове. Програмата проверява дали файловете са валидни и в отворен или обичаен формат, и сравнява броя с това, което посочвате.

Задача E8.2: Вашата стратегия за напускане на една страница. Попълнете за всеки компонент как го изнасяте и в какъв формат, потърсете в договора си или в общите условия срока за прекратяване и договореностите относно връщането и изтриването, и проверете на чие име е регистрирано домейн името Ви.

Допълнително четене

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.

• Nextcloud наръчник 13.7: От Nextcloud Free към платен пакет, или от друг доставчик на Nextcloud
• Nextcloud наръчник 14.5: Вашият Nextcloud на собствен домейн (cloud.vashafirma.bg)
• Ръководство на WebOké 5.12: Прехвърляне на домейн към друг доставчик: код за трансфер (EPP) и защита срещу трансфер
• Ръководство на WebOké 11.7: Поверителност: изтегляне или изтриване на Вашите данни
• Регламент (ЕС) 2023/2854 (Data Act), глава VI, член 23 до член 31: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• ОРЗД (Регламент (ЕС) 2016/679), член 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679