Преброяване на данни, потребители и собственост

Модул 3: Инвентаризация и планиране · Време за четене: 10 минути

Цел на урока: След този урок ще можете да определите обема на данните си по услуга и по потребител, да установите кой е собственик на кои данни, и да подредите нещата предварително, така че преходът да протече по-бързо и по-сигурно.

Основни понятия: използвано пространство за съхранение, размер на пощенската кутия, лично пространство за съхранение, споделен диск или екипен сайт, външно споделяне, лиценз, активен потребител, собственик на данни, администратор, подреждане, задължение за съхранение

Защо преброяване?

С инвентаризацията от урок 3.1 вече знаете какво имате. Сега искате да знаете колко и от кого. За това има три причини:

1. Пасва ли? Новият Ви пакет трябва да е достатъчно голям, също и за растежа през следващите години.
2. Колко време отнема? Копирането на поща и файлове се извършва с определена скорост. Копирането на десетки гигабайти отнема часове до дни, а пощенска кутия със сто хиляди съобщения отнема повече време от такава с десет големи прикачени файла.
3. Кой решава? За всяка папка и всяка пощенска кутия някой трябва да каже: това остава, това може да отпадне.

Пространство за съхранение по услуга и по потребител

Големите облачни услуги показват в административния портал колко пространство за съхранение се използва, обикновено разделено по поща, файлове и снимки, и по потребител. При Google Workspace и Microsoft 365 това се намира в административната среда при отчетите или прегледа на използваното пространство; точните имена на менютата се променят редовно, затова потърсете в помощта на Вашата услуга "storage usage" или "опслаггебрайк".

Отбележете за всеки потребител:

Погледнете и последното влизане. Акаунти, които не са използвани от месеци, често принадлежат на хора, които са напуснали. Тях не прехвърляте като обикновен акаунт, а архивирате данните или ги предавате на колега.

Нямате административен портал, например защото всеки има отделна безплатна пощенска кутия? Тогава всеки проверява сам: в настройките на пощата или на пространството за съхранение се вижда колко място се използва.

Споделеното пространство за съхранение принадлежи на организацията

При повечето услуги има разлика между:

• лично пространство за съхранение: файловете на едно лице, дори ако той ги споделя с други. При Google това се нарича "My Drive", при Microsoft OneDrive.
• споделено пространство за съхранение на екип или на организацията: при Google споделен диск (shared drive), при Microsoft екипен сайт (team site) в SharePoint или файловете в канал на Teams.

Тази разлика е важна. Файл в личното пространство на колега изчезва, когато акаунтът му бъде закрит, дори ако целият екип го е използвал. Файл в споделено пространство остава. При прехода искате общите файлове в новата услуга също да се озоват в споделено пространство: при Nextcloud например екипна папка (урок 6.2).

Затова проверете за всяка важна папка къде се намира в момента. Често се оказва, че папката "Клиенти" всъщност се намира в личния Drive на собственика на пекарната и е споделена с всички. В такъв случай той е собственикът и трябва сам да я експортира, или администратор трябва първо да прехвърли собствеността.

Външни споделяния

Външно споделяне е файл или папка, която сте споделили с някого извън Вашата организация, или публична връзка. Те почти никога не се пренасят при преход: връзката работи само при старата услуга. Затова отбележете:

• кои папки са споделени с клиенти, доставчици или счетоводителя;
• какви публични връзки съществуват и дали все още са нужни;
• какво е споделено с Вас: папки на други хора, които виждате в собствения си Drive, не се намират във Вашето пространство за съхранение и следователно не се пренасят.

Последното изненадва много хора. "Споделено с мен" не е собствено копие. Ако искате да запазите нещо, направете собствено копие или помолете собственика.

Подреждане преди преместването

Инструментите за миграция пренасят всичко, което им дадете. Това, което не искате да запазите, е по-добре да изхвърлите предварително. Предварителното подреждане:

• ускорява копирането;
• улеснява последващата проверка (по-малко за преброяване);
• намалява риска: данни, които нямате, не могат и да изтекат.

Не изхвърляйте обаче нищо, което трябва да съхранявате. В Нидерландия за данъчните органи по принцип важи задължение за съхранение на администрацията от седем години (член 52, алинея 4 от Общия закон за държавните данъци, в Нидерландия), а за някои данни, например за недвижими имоти, десет години. За данни за персонала и медицински данни важат други срокове. Имайте предвид, че за Вашата страна може да важат различни срокове на съхранение; при съмнение попитайте Вашия счетоводител или юрист. Това, което трябва да съхранявате, но не използвате ежедневно, можете и да архивирате: да съхранявате отделно, например в архивна папка с ограничен достъп.

И обратното: лични данни, които вече не са Ви нужни, съгласно ОРЗД точно не бива да продължавате да съхранявате (принцип на ограничаване на съхранението, член 5, параграф 1, буква д). Преходът е добър момент да подредите това.

Колко време отнема копирането?

Грубата оценка помага при планирането (урок 3.3). Скоростта зависи от старата услуга (която често ограничава броя заявки в минута), новата услуга и броя файлове. При планирането предвидете разумен запас:

• много малки файлове или съобщения се обработват по-бавно от малко на брой големи;
• първото копиране на голяма пощенска кутия може да отнеме нощ или повече; втори кръг (само новите съобщения) върви бързо;
• направете проба с една пощенска кутия и една папка, и пресметнете от тази проба нататък.

Лицензи и потребители

Преброяйте и лицензите: колко потребители, какъв вид (например с или без офис пакет) и докога важат. При новата услуга избирате за всяко лице какво му е необходимо. Не на всеки му трябва онлайн офис пакет или видеоразговори.

Определете също кой ще бъде администратор занапред. Администраторът създава акаунти и настройва права. Това е различно от собственика на данните: колегата, чиято пощенска кутия е. Добро правило: поне двама администратори, и администраторите не разглеждат чужди данни, освен ако това не е договорено (урок 7.3).

На практика: ето как изглежда при един доставчик

В WebOké Nextcloud виждате пространството си за съхранение на две места: долу вляво в приложението Файлове за себе си, и като администратор в Моят WebOké за целия пакет. Файловете в екипна папка не се броят към едно лице, а файловете, които някой споделя с Вас, се броят към собственика. Потребителите създавате в Управление на потребители; там виждате и последното влизане. При други доставчици тези прегледи се намират на друго място, но принципът е същият.

Обобщение

• Преброявайте по услуга и по потребител колко поща и файлове има, и проверявайте последното влизане.
• Споделеното пространство за съхранение (споделен диск, екипен сайт) принадлежи на организацията; личното пространство изчезва заедно с акаунта.
• Външните споделяния и "споделено с мен" не се пренасят: отбележете ги.
• Подредете предварително, но спазвайте задълженията за съхранение; архивирайте това, което трябва да съхранявате.
• Запишете лицензите, администраторите и собствениците на данни; поне двама администратори.

Тест

Задача

Задача E3.2: Числата на Вашата организация. Проверете за всеки потребител пространството за съхранение за поща и файлове, последното влизане, и дали акаунтът остава. Проверете за трите Ви най-важни общи папки дали се намират в лично или в споделено пространство за съхранение, и кой е собственикът. Отбележете външните споделяния, които все още са необходими.

Допълнително четене

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.

• Nextcloud наръчник 6.4: Преглед на мястото за съхранение: какво се брои и какво не
• Nextcloud наръчник 14.2: Създаване, редактиране, изключване и изтриване на потребители
• Nextcloud наръчник 5.10: Прехвърляне на собственост при напускане на колега
• Nextcloud наръчник 14.7: Права: кой какво управлява във Вашия Nextcloud?
• ОРЗД, член 5, параграф 1, буква д (ограничаване на съхранението); Нидерландска данъчна администрация (Belastingdienst), задължение за съхранение на администрацията: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren