Офис формати: OOXML, ODF и pdf

Модул 6: Файлове и документи · Време за четене: 10 минути

Цел на урока: След този урок ще можете да обясните какво всъщност представляват docx, odt и pdf, защо документ може да изглежда различно след преминаване към друга услуга, и ще избирате правилния формат за сътрудничество, обмен и архивиране.

Основни понятия: файлов формат, отворен стандарт, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), стари бинарни формати (doc, xls, ppt), pdf и PDF/A (ISO 19005), csv, шрифт, метрично еквивалентен шрифт, конверсия

Документът е договорка

Файлът е поредица от байтове. Едва чрез файлов формат дадена програма разбира какво означават тези байтове: това е заглавие, това е получерно, това е таблица с три колони. Ако този формат е публично описан и всеки може да го използва без разрешение или лиценз, говорим за отворен стандарт (урок 2.2). Тогава различни програми могат да четат и записват един и същ файл и не сте зависими от един производител.

За офис документи съществуват два големи отворени стандарта и един формат за фиксиране на съдържанието.

OOXML: docx, xlsx и pptx

От Office 2007 насам Microsoft Office съхранява документите по подразбиране като Office Open XML, съкратено OOXML. Разширенията са Ви познати: docx, xlsx и pptx. Стандартът е записан като ECMA-376 и като международна норма ISO/IEC 29500.

Файлът docx всъщност е zip файл с фиксирана структура. Преименувайте копие на offerte.docx на offerte.zip и го разархивирайте. Ще видите между другото:

[Content_Types].xml        кои части съдържа
word/document.xml          текстът и форматирането
word/styles.xml            стиловете
word/fontTable.xml         шрифтовете, които документът използва
word/media/                изображенията
docProps/core.xml          заглавие, автор, дата

Две неща, които трябва да знаете. Първо, ISO/IEC 29500 има строг вариант (Strict) и по-широк вариант (Transitional), в който се вместват и стари особености на Word; Office записва по подразбиране варианта Transitional. Второ, docx може да съдържа части, които разбира само Microsoft Office, като макроси във VBA (при docm и xlsm), бутони ActiveX или добавки. Форматът е отворен, но не всичко, което може да се съдържа в него, работи навсякъде. За това се говори в урок 6.5.

ODF: odt, ods и odp

OpenDocument Format (ODF) е разработен от организацията за стандартизация OASIS и записан като ISO/IEC 26300. Разширенията са odt (текст), ods (електронна таблица) и odp (презентация). И odt също е zip файл. Първата част се нарича mimetype и съдържа буквално вида на документа, например application/vnd.oasis.opendocument.text. Съдържанието е в content.xml, стиловете в styles.xml.

ODF е собственият формат на LibreOffice и пакетите, изградени на негова база, като Collabora Online. Много администрации в Европа посочват ODF като предпочитан формат за обмен и архивиране. В Нидерландия ODF е включен в списъка "pas toe of leg uit" (прилагай или обяснявай) на Forum Standaardisatie, наравно с pdf и PDF/A.

Кой формат да изберете?

И двата са отворени стандарти. Практическата разлика е в това кои са Вашите хора и коя програма използвате.

Най-важното правило: изберете един основен формат за всеки вид и се придържайте към него. Всеки път, когато файл се преобразува напред-назад (от docx към odt и обратно към docx), нещо може да се измести.

Стари формати: doc, xls и ppt

Файловете отпреди 2007 г. (doc, xls, ppt) са бинарни формати: не zip с XML, а собствена файлова структура на Microsoft. Съвременните офис пакети все още ги отварят, но не винаги безпроблемно, и те могат да съдържат макроси без разширението да го издава. Препоръка при преминаване: преобразувайте старите файлове, които все още използвате, в docx, xlsx или pptx (или ODF) и запазете оригинала като архив.

Pdf и PDF/A

Pdf е предназначен да фиксира как нещо изглежда, еднакво на всяко устройство. Редактирането е възможно, но не е целта. PDF/A (ISO 19005) е по-строг вариант за архивиране: всички шрифтове са включени във файла, не могат да се съдържат външни препратки или скриптове, така че файлът сам по себе си да остане четим в продължение на много години. Изберете PDF/A за всичко, което трябва да съхранявате дълго, например годишни отчети.

Защо документ може да изглежда различно

След преминаване колегите бързо казват: "изглежда различно". Причината почти винаги е шрифтът. Документът назовава своя шрифт (например Calibri), но самият шрифт обикновено не е вграден в него. Програмата, която показва документа, трябва сама да разполага с този шрифт. Ако не го притежава, тя взема заместител, а той има различни ширини на буквите. Редът се изпълва различно, таблицата се разширява, страницата се измества.

За най-известните шрифтове на Microsoft съществуват шрифтове с отворен код, които са метрично еквивалентни заместители: всяка буква е с точно същата ширина, само формата се различава малко. Тогава текстът Ви се разпределя по същия начин.

Шрифтове като Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic или собствен фирмен шрифт нямат такъв заместител. Тогава онлайн офисът трябва да ги замени с нещо подобно, и тогава текстът може да се разпредели различно. При Bakkerij De Korrel това беше фирменият шрифт на бланката. Решението: да се инсталира шрифтът (ако лицензът позволява) при доставчика, или да се избере свободен шрифт в шаблона.

Други неща, които могат да се изместят при смяна на формата: горни и долни колонтитули с полета, съдържания (да се обновят повторно), коментари и проследени промени, вградени обекти, а в електронните таблици условно форматиране и диаграми.

На практика: така изглежда при доставчик

В Euro-Office в WebOké Nextcloud отваряте docx, xlsx и pptx без преобразуване, а също и odt, ods, odp, rtf, txt, csv и старите формати doc, xls и ppt. С Файл, Изтегли като избирате между другото DOCX, ODT, PDF или PDF/A; с Запазване на копието като копието попада във Вашия Nextcloud. За петте шрифта от таблицата метрично еквивалентните заместители са инсталирани на сървъра. Другите онлайн офис пакети имат сходни менюта; кои шрифтове разпознават, зависи от доставчика. Попитайте предварително, ако използвате собствен фирмен шрифт.

Обобщение

• docx, xlsx и pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) и odt, ods и odp (ODF, ISO/IEC 26300) са и двата отворени стандарти и и двата zip файлове с XML.
• Изберете формата, който Вашият офис използва вътрешно и който Вашите партньори за сътрудничество познават, и се придържайте към него.
• Старите бинарни файлове (doc, xls, ppt) преобразувате; оригинала съхранявате.
• Pdf за фиксиране, PDF/A за дългосрочно съхранение.
• Измествания се дължат най-често на шрифтовете; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman и Courier New имат метрично еквивалентни заместители.

Тест

Задача

Задача A6.3: Формат и шрифтове на Вашия документ. Качете документ, който често използвате (например Вашия шаблон за писмо). Програмата ще покаже какъв е действителният формат, кои шрифтове се съдържат в него и дали за всеки шрифт съществува метрично еквивалентен заместител.

Препоръчано за четене

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.

• Ръководство за Euro-Office 1.4: Кои браузъри и файлови формати работят с Euro-Office?
• Ръководство за Euro-Office 2.5: Изтегляне като docx, xlsx, pptx, odt или pdf
• Ръководство за Euro-Office 12.3: Шрифтовете изглеждат различно
• ISO/IEC 29500 и ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 и OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, списък с отворени стандарти (ODF, PDF/A)