Модул 6 · 6.2
Пренареждане на правата и споделянето
Модул 6: Файлове и документи · Време за четене: 10 минути
Учебна цел: След този урок ще можете да проектирате нова структура за споделяне с матрица на правата, екипни папки (групови папки) и сигурни публични връзки, вместо да възстановявате старите споделяния едно по едно.
Основни понятия: собственик, споделена папка, екипна папка (групова папка), споделяне с потребител, група или екип, право за четене, право за редактиране, публична връзка, парола, срок на валидност, лимит за изтегляния, споделяне по имейл, федеративно споделяне, заявка за файлове, матрица на правата, прехвърляне на собственост
Споделянията не се пренасят
При почти всяко преминаване това е най-голямата изненада: файловете се пренасят, споделянията не. Който е споделял папка с колега в Google или Microsoft, е изпращал публична връзка на клиент или е оставял доставчик да наблюдава, трябва да направи това отново в новия облак. Инструментът за миграция не познава хората във Вашия нов облак, а публичната връзка в Google има Google адрес, който вече не работи след прекратяването.
Това се усеща като допълнителна работа, но е и възможност. След години споделяне старото положение често е хаос: папки, споделени с бивши служители, връзки без парола, отворени от три години, и никой вече не знае кой какво може. В Bakkerij De Korrel се оказа, че папката „Персонал“, с договори и фишове за заплата, все още е споделена със стажант отпреди две години. Преминаването е моментът, в който можете да оправите това.
На кого принадлежи една папка?
Във всеки облак файл или папка принадлежи на някого: собственика. Споделянето означава, че собственикът дава достъп на други. От това произтичат две последици:
- Ако собственикът напусне, папката е застрашена. Ако профилът му бъде изтрит, изчезват и неговите файлове, дори ако сто колеги са работили с тях. Затова е задължително първо да се прехвърли собствеността.
- Съхранението се брои при собственика. Това, което колегите поставят във Вашата споделена папка, се изважда от Вашето съхранение.
За всичко, което принадлежи на организацията, а не на отделен човек, затова се използва екипна папка (при други услуги наричана още групова папка, споделен диск или работно пространство за проект). Тя принадлежи на екипа. Хората идват и си отиват, папката остава.
| Споделена папка | Екипна папка | |
|---|---|---|
| На кого принадлежи? | На лицето, което я е създало | На екипа или организацията |
| Някой напуска | Първо трябва да се прехвърли собствеността | Папката просто остава |
| Съхранение | Брои се при собственика | Брои се при екипа или организацията |
| Подходяща за | Лична работа, която временно споделяте | Отдели, проекти, всичко, което трябва да остане |
Първо проектирайте: матрицата на правата
Не възстановявайте сляпо старото положение. Първо направете матрица на правата: таблица с папките на организацията в редовете, групите в колоните и във всяка клетка какво може съответната група. Работете с групи или екипи, не с отделни имена. Тогава при нов колега трябва само да коригирате групата.
Матрицата на Bakkerij De Korrel:
| Папка | Всеки | Магазин | Пекарна | Офис | Ръководство |
|---|---|---|---|---|---|
| Общи (график, вътрешни правила) | четене | четене | четене | редактиране | редактиране |
| Рецепти | четене | редактиране | редактиране | ||
| Магазин (ценови листи, каса) | редактиране | редактиране | редактиране | ||
| Администрация (фактури) | редактиране | редактиране | |||
| Персонал (договори) | редактиране |
Три правила:
- Възможно най-малко права. Четенето е стандартно; редактирането само за тези, които наистина имат нужда от него. Това ограничава и щетите, ако профил бъде превзет или някой случайно изпразни папка.
- Чувствителните папки отделно. Досиетата на персонала, данните за здраве и администрацията принадлежат в собствени папки с малка група.
- Един собственик на папка. Договорете кой управлява папката и кой решава кой има достъп до нея, дори при екипна папка.
Споделяне вътре и извън организацията
Вътре в новия облак споделяте с потребител, група или екип. Избирате право за четене или право за редактиране, и често допълнителни подробности, като разрешение за изтриване или повторно споделяне.
За хора извън организацията има повече варианти:
- Публична връзка. Всеки, който има връзката, може да влезе, дори ако тя бъде препратена. За всичко, което не е наистина публично, поставете парола и я изпратете по друг канал (връзка по имейл, парола по SMS или телефон). Задайте срок на валидност и, ако е възможно, лимит за изтегляния.
- Споделяне по имейл. Получателят получава лична връзка по имейл, без профил. Удобно за счетоводител или клиент.
- Заявка за файлове (наричана още качване или upload линк). Другата страна може само да поставя файлове, не и да вижда какво вече има там. Идеално за да оставите клиент да достави документи.
- Федеративно споделяне. При Nextcloud и други услуги, следващи отворения стандарт Open Cloud Mesh, споделяте директно с някого на друг сървър, без публична връзка. Другата страна вижда папката в собствения си облак.
Връзка със „скрито изтегляне“ изглежда сигурна, но всъщност не пречи на нищо: гледането е възможно, както и правенето на снимка на екрана. Не разчитайте на това за поверителни документи.
Уведомяване на външни страни за промяна
Не забравяйте хората извън организацията. В Bakkerij De Korrel това бяха счетоводителят (папка с фактури), печатницата (папка с дизайни) и двама постоянни клиенти с поръчкова листа. Старите им Google връзки няма да работят след прекратяването.
- Потърсете в старата си услуга всички публични връзки и външни споделяния. Google Drive и OneDrive имат преглед за това (при организация също в административната част).
- Определете за всяка връзка дали все още е нужна. Често отговорът е не.
- Създайте отново нужните връзки в новия облак, сега с парола и срок на валидност.
- Изпратете на външната страна новата връзка, с кратко обяснение и датата, на която старата престава да работи.
Напускане и прехвърляне
Правата остават добре подредени само ако ги поддържате. Запишете в процедурата си за напускане на служители (урок 7.3):
- Личните папки, които все още са нужни: прехвърляне на собствеността към наследник, преди профилът да бъде деактивиран.
- Профилът първо се деактивира, едва след проверка се изтрива. Изтрит профил изчезва заедно с всичките му файлове.
- Напускащият се премахва от всички групи и екипи, а публичните му връзки се анулират.
Правете кратка проверка всеки половин година: все още ли е актуална матрицата и кои публични връзки все още са отворени?
На практика: ето как изглежда при един доставчик
В WebOké Nextcloud споделяте от раздела Споделяне в детайлите на файл или папка. Там търсите потребител, група или екип, или създавате публична връзка с плюса при Създаване на публична връзка. При Редактиране на връзка и Допълнителни настройки задавате парола, срок на валидност и лимит за изтегляния. Екипните папки се намират във Файлове в менюто вляво; екипна папка се заявява при WebOké чрез поддръжка, и я свързвате с екип от приложението Екипи. Прехвърлянето на собственост се извършва от самия собственик в Настройки, Споделяне.
При други доставчици на Nextcloud администраторът често може сам да създава групови папки. Други европейски облаци наричат това различно (споделено пространство, проектна папка), но изборите са едни и същи: на кого принадлежи папката, кой какво може и колко сигурна е връзката.
Обобщение
- Споделянията и публичните връзки не се пренасят при преминаване. Изградете ги съзнателно отново.
- Първо направете матрица на правата с групи и възможно най-малко права.
- Всичко, което принадлежи на организацията, трябва да е в екипна папка, не в личната папка на отделен служител.
- Публични връзки: парола чрез друг канал, срок на валидност и ако е възможно лимит за изтегляния.
- Уведомете външните страни, че връзката им се променя, и поддържайте правата актуални чрез постоянна процедура при напускане.
Тест
Задача
Задача A6.2: Проверка на сигурна връзка за споделяне. Създайте в новия си облак публична тестова връзка към безобиден тестов файл, с парола и срок на валидност. Поставете връзката (не паролата). Програмата проверява дали връзката работи през https и дали файлът не може да се вижда или изтегля без паролата.
Задача E6.2: Вашата матрица на правата. Направете матрицата на правата за собствената си организация (папки, групи, права), посочете собственик за всяка папка и направете списък на външните страни, които трябва да получат нова връзка.
Задача E6.2: Вашата матрица на правата
Запишете папките на организацията, определете групите и изберете за всяко поле четене, редактиране или нищо.
Вашите отметки и бележки остават само в този браузър; не ги изпращаме никъде. Ако сте влезли, в Моите курсове запазваме само че сте изпълнили задачата.
Препоръчано четиво
Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.
- Nextcloud наръчник 5.1: Споделяне с потребител от собствения Ви Nextcloud
- Nextcloud наръчник 5.2: Създаване на публична връзка: четене, редактиране, парола, срок на валидност и лимит за сваляне
- Nextcloud наръчник 5.3: Файлове да бъдат предоставени: качване на файлове и заявка за файлове
- Nextcloud наръчник 5.5: Създаване на екипи и споделяне на папка с целия Ви екип
- Nextcloud наръчник 5.6: Екипни папки: обща папка, която принадлежи на екипа
- Nextcloud наръчник 5.7: Споделяне с някого на друг Nextcloud (федеративно споделяне)
- Nextcloud наръчник 5.10: Прехвърляне на собственост при напускане на колега
- Nextcloud наръчник 16.7: Колега напуска фирмата: безопасно поемане на файлове, календар и споделени папки