Копиране на пощенски кутии с IMAP

Модул 4: Преместване на имейл · Време за четене: 11 минути

Цел на урока: След този урок ще можете да копирате пощенска кутия от Google или Microsoft към европейска пощенска кутия, ще знаете защо за това Ви е необходим OAuth или app-парола, и ще можете да прецените колко време отнема процесът и какво не се пренася.

Основни понятия: IMAP миграция, копиране (не преместване), imapsync, OAuth 2.0, базова автентикация, app-парола, Gmail етикети, повторена синхронизация (delta), mbox, pst файл

Копиране, не преместване

Преместването на поща чрез IMAP работи като хамалин с два ключа: единият от старата Ви пощенска кутия, другият от новата. Той влиза и в двете, минава папка по папка през старата Ви пощенска кутия и поставя всяко съобщение в същата папка в новата Ви пощенска кутия. В старата Ви пощенска кутия нищо не се променя.

Това има две големи предимства:

• Нищо не се губи. Ако нещо се обърка, всичко още е при стария доставчик.
• Можете да го повторите. Добра програма за миграция разпознава съобщенията, които вече са копирани, и ги пропуска. Ако пуснете копирането отново ден по-късно, ще се добавят само новите съобщения. Това се нарича delta синхронизация и Ви е необходима в преходния период (урок 4.4).

Най-известната програма за това е imapsync, с отворен код и използвана от много доставчици зад собствените им инструменти за преместване. Не е нужно да я инсталирате сами: повечето доставчици на пощенски услуги имат инструмент за преместване в своя панел, който го прави вместо Вас.

Какво уреждате предварително

1. Създайте новите пощенски кутии, със същите адреси като сегашните. За Bakkerij De Korrel това са дванадесет лични пощенски кутии, плюс info@ и bestellingen@.
2. Проверете мястото за съхранение. Вижте колко голяма е всяка стара пощенска кутия (модул 3, урок 3.2) и се уверете, че новата пощенска кутия е поне толкова голяма, с малко допълнително пространство. Ако новата пощенска кутия се запълни, копирането спира.
3. Подредете. Това, което не искате да запазите, не е нужно да пренасяте. Изтриването на папка с бюлетини от десет години спестява часове.
4. Уредете достъпа до старата пощенска кутия. Това е най-трудната част при Google и Microsoft, вижте по-долу.
5. Намерете името на стария IMAP сървър. При Gmail това е imap.gmail.com, при Microsoft 365 и Outlook.com е outlook.office365.com. Инструментите за преместване попълват това сами при известни доставчици.

Вписване в Google и Microsoft: защо Вашата парола вече не работи

Преди време инструмент за преместване просто влизаше с Вашия имейл адрес и парола. Това се нарича базова автентикация. Тъй като паролите често изтичат, големите доставчици затвориха тази възможност.

Microsoft е изключила базовата автентикация за IMAP и POP в Exchange Online (Microsoft 365) от октомври 2022 г., а за личните акаунти в Outlook.com от септември 2024 г. Инструмент за преместване затова трябва да влиза чрез OAuth 2.0: Вие сами влизате на страница на Microsoft, давате разрешение на инструмента, и той получава временен ключ (token) вместо Вашата парола. Паролата Ви така никога не стига до инструмента.

При служебна среда с Microsoft 365 администраторът може да е настроил потребителите да не могат сами да дават разрешение на външни приложения. Тогава администраторът трябва първо да одобри инструмента за преместване в административния център. Планирайте това предварително, защото често точно този човек е в отпуск.

Google също от 30 септември 2024 г. не приема обикновени пароли за IMAP при Google Workspace (за личните акаунти в Gmail това важеше още по-рано). Ако инструментът за преместване не поддържа OAuth с Google, използвате app-парола: отделна парола от 16 знака, предназначена само за тази връзка. App-парола можете да създадете само ако двуфакторната идентификация е включена на Google акаунта. В Google Workspace администраторът може да е изключил и app-паролите.

След преместването оттегляте app-паролата или оттегляте разрешението за инструмента за преместване. Не оставяйте отворени врати.

Gmail етикетите стават папки

Gmail няма папки, а етикети. Едно съобщение може да има няколко етикета. Чрез IMAP Gmail показва всеки етикет като папка, плюс няколко специални папки като [Gmail]/Alle berichten (или [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Verzonden berichten и [Gmail]/Spam.

Последствието при копиране:

• Съобщение с два етикета след преместването стои в две папки, като две копия. Затова пощенската Ви кутия може да стане по-голяма, отколкото в Gmail.
• Папката Alle berichten съдържа всичко още веднъж. Добрите инструменти за преместване я пропускат или копират само онова, което не стои никъде другаде. Проверете при стъпката за проверка кои папки се пренасят.
• Архивираната поща (без етикет) стои само в Alle berichten. Ако пропуснете тази папка изцяло, ще пропуснете тези съобщения. Най-лесно е предварително в Gmail на архивираната поща да се зададе етикет "Архив".

Microsoft 365 има обикновени папки, но и папки, които не са поща: Календар, Контакти, Задачи, Бележки. Тях понякога виждате чрез IMAP като празни или странни папки. Инструментите за преместване обикновено ги пропускат. Съдържанието им пренасяте отделно (модул 5).

Колко време отнема?

Това зависи най-вече от броя на съобщенията и размера на прикачените файлове, както и от това колко бързо старият доставчик позволява извличане. Google и Microsoft ограничават големи количества IMAP трафик. Малка пощенска кутия е готова за минути, пощенска кутия с десетки гигабайти може да отнеме ден или повече. Затова стартирате първото копиране доста преди превключването, докато всички продължават работата си в старата пощенска кутия.

За Bakkerij De Korrel това означава: в понеделник първото копиране на всички пощенски кутии, в сряда вечерта смяната на DNS (урок 4.3), в четвъртък и седмица по-късно още едно delta копиране.

Когато IMAP не е възможен

Понякога IMAP не работи, например защото администраторът на старата среда не дава разрешение или вече е напуснал. Тогава има два изхода:

• Износ (export). Класическият Outlook може да експортира пощенска кутия като pst файл. Google Takeout Ви предоставя пощата като mbox файл. Такъв файл след това импортирате с пощенска програма като Thunderbird (с функция за импортиране) в новата си IMAP пощенска кутия, или доставчикът Ви помага с това. Това е повече работа и по-малко прегледно: структурата на папките и статусът прочетено/непрочетено не винаги се пренасят правилно.
• Чрез пощенската Ви програма. Поставете стария и новия акаунт един до друг в пощенска програма и издърпайте папките. Чудесно за малка пощенска кутия, но неудобно за дванадесет служители.

Износ (export) е разумен и като резервно копие точно преди да прекратите стария абонамент (урок 4.4 и модул 8).

На практика: така изглежда при доставчик

В Моят WebOké инструментът за преместване се нарича Прехвърляне на имейли (под Моите продукти). Той има пет стъпки: Източник, Цел, Проверка, Преместване и Готово. При Източник избирате стария доставчик. Ако изберете Outlook, Hotmail или Live, или въведете като сървър outlook.office365.com, се появява бутонът Вход с Microsoft: получавате код, влизате в Microsoft и приемате. Ако изберете Gmail, инструментът иска app-парола и добавя връзка към съответната страница на Google. При Проверка виждате колко съобщения и папки са намерени и кои папки не се пренасят, защото са папки за календар или контакти. Преместването продължава на сървъра дори ако затворите страницата, и повторно преместване пропуска съобщенията, които вече са налице. В DirectAdmin освен това съществува IMAPSync Migrations, който работи само с парола и следователно не с вписването чрез Microsoft.

Други европейски доставчици имат подобни инструменти за преместване, понякога под имена като "импортиране на поща" или "IMAP импорт". При всеки инструмент обърнете внимание на три неща: дали поддържа OAuth с Microsoft и Google, дали може да се изпълнява повторно без дублиране, и дали показва какво не се пренася.

Обобщение

• IMAP преместването копира; старата Ви пощенска кутия остава непроменена, и можете да повторите копирането без дублиране.
• Microsoft вече не приема пароли за IMAP: вписване чрез OAuth, евентуално след одобрение от администратора. При Google използвате OAuth или app-парола (с двуфакторна идентификация).
• Gmail етикетите стават папки; съобщение с два етикета стои два пъти след копирането, а архивираната поща стои само в Alle berichten.
• Стартирайте първото копиране доста преди смяната на DNS; големите пощенски кутии могат да отнемат цял ден.
• Ако IMAP не работи, pst или mbox износ е изходът. Накрая оттеглете app-паролите и разрешенията.

Тест

Задача

Задача A4.2: Проверете сървърите на Вашия нов доставчик. Въведете името на IMAP и SMTP сървъра, посочени от Вашия нов (или предвиждан) доставчик на пощенски услуги. Програмата проверява дали IMAP на порт 993 и SMTP на порт 587 или 465 са достъпни, дали сертификатът е валиден за това име и не изтича скоро, и дали Вашият домейн има записи, чрез които пощенските програми сами намират настройките.

Задача E4.2: Пробно преместване на една пощенска кутия. Преместете една пощенска кутия (своята собствена или тестова) с инструмент за преместване. Запишете метода на вписване, броя съобщения и папки преди и след, кои папки не се пренесоха, и колко време е отнело. След това оттеглете app-паролата или разрешението.

Прочетете още

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.

• Ръководство на WebOké 7.2: Прехвърляне на имейли към WebOké (също от Microsoft 365)
• Ръководство за DirectAdmin 10.1: Прехвърляне на Вашия имейл: възможностите
• Ръководство за DirectAdmin 10.2: IMAPSync Migrations в DirectAdmin
• Ръководство за DirectAdmin 10.3: Прехвърляне на имейли чрез Моят WebOké
• Преместване на имейл към WebOké с инструмента за миграция на имейли
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Помощ на Google Workspace: Less secure apps и app-пароли; Помощ на Gmail: IMAP и етикети
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/
• Преместване към WebOké 2.2: Прехвърляне на Вашата електронна поща с инструмента за прехвърляне на имейли