Mailboxen kopiëren met IMAP

Module 4: E-mail verhuizen · Leestijd: 11 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een mailbox van Google of Microsoft naar een Europese mailbox kopiëren, weet je waarom je daarvoor OAuth of een app-wachtwoord nodig hebt, en kun je inschatten hoe lang het duurt en wat er niet meegaat.

Kernbegrippen: IMAP-migratie, kopiëren (niet verplaatsen), imapsync, OAuth 2.0, basisauthenticatie, app-wachtwoord, Gmail-labels, herhaalde synchronisatie (delta), mbox, pst-bestand

Kopiëren, niet verplaatsen

Een mailverhuizing met IMAP werkt als een verhuizer die met twee sleutels werkt: één van je oude mailbox en één van je nieuwe. Hij logt op beide in, loopt map voor map door je oude mailbox en zet elk bericht in dezelfde map in je nieuwe mailbox. In je oude mailbox verandert niets.

Dat heeft twee grote voordelen:

• Er gaat niets verloren. Gaat er iets mis, dan staat alles nog bij de oude aanbieder.
• Je kunt het herhalen. Een goed migratieprogramma herkent berichten die al zijn gekopieerd en slaat ze over. Draai je de kopie een dag later nog eens, dan komen alleen de nieuwe berichten erbij. Dat heet een delta-synchronisatie, en die heb je nodig in de overgangsperiode (les 4.4).

Het bekendste programma hiervoor is imapsync, open source en door veel aanbieders gebruikt achter hun eigen verhuistool. Je hoeft het zelf niet te installeren: de meeste mailaanbieders hebben een verhuistool in hun paneel die het voor je doet.

Wat je vooraf regelt

1. Maak de nieuwe mailboxen aan, met dezelfde adressen als nu. Voor Bakkerij De Korrel zijn dat twaalf persoonlijke mailboxen, plus info@ en bestellingen@.
2. Controleer de opslag. Kijk hoe groot elke oude mailbox is (module 3, les 3.2) en zorg dat de nieuwe mailbox minstens zo groot is, met wat ruimte erbij. Raakt de nieuwe mailbox vol, dan stopt de kopie.
3. Ruim op. Wat je niet wilt bewaren, hoef je niet te verhuizen. Een map met tien jaar nieuwsbrieven weggooien bespaart uren.
4. Regel de toegang tot de oude mailbox. Dat is bij Google en Microsoft het lastigste deel, zie hieronder.
5. Zoek de servernaam van de oude IMAP-server op. Bij Gmail is dat imap.gmail.com, bij Microsoft 365 en Outlook.com outlook.office365.com. Verhuistools vullen die bij bekende aanbieders zelf in.

Inloggen bij Google en Microsoft: waarom je wachtwoord niet meer werkt

Vroeger logde een verhuistool gewoon in met je e-mailadres en wachtwoord. Dat heet basisauthenticatie. Omdat wachtwoorden vaak lekken, hebben de grote aanbieders dat dichtgezet.

Microsoft heeft basisauthenticatie voor IMAP en POP in Exchange Online (Microsoft 365) uitgezet vanaf oktober 2022, en voor persoonlijke Outlook.com-accounts in september 2024. Een verhuistool moet dus via OAuth 2.0 inloggen: je logt zelf in op een pagina van Microsoft, geeft de tool toestemming, en de tool krijgt een tijdelijke sleutel (een token) in plaats van je wachtwoord. Je wachtwoord komt dan nooit bij de tool terecht.

Bij een zakelijke Microsoft 365-omgeving kan de beheerder hebben ingesteld dat gebruikers zelf geen toestemming mogen geven aan externe apps. Dan moet de beheerder de verhuistool eerst goedkeuren in het beheercentrum. Plan dat vooraf, want dat is vaak de persoon die net op vakantie is.

Google accepteert sinds 30 september 2024 ook geen gewone wachtwoorden meer voor IMAP bij Google Workspace (voor persoonlijke Gmail-accounts gold dat al eerder). Kan de verhuistool geen OAuth met Google, dan gebruik je een app-wachtwoord: een apart wachtwoord van 16 tekens dat alleen voor die ene koppeling is. Een app-wachtwoord kun je alleen maken als tweestapsverificatie aanstaat op het Google-account. In Google Workspace kan de beheerder app-wachtwoorden ook uitgeschakeld hebben.

Na de verhuizing trek je het app-wachtwoord in, of trek je de toestemming voor de verhuistool in. Laat geen open deuren achter.

Gmail-labels worden mappen

Gmail kent geen mappen maar labels. Eén bericht kan meerdere labels hebben. Via IMAP toont Gmail elk label als een map, plus een paar speciale mappen zoals [Gmail]/Alle berichten (of [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Verzonden berichten en [Gmail]/Spam.

Het gevolg bij een kopie:

• Een bericht met twee labels staat na de verhuizing in twee mappen, als twee kopieën. Je mailbox kan daardoor groter worden dan in Gmail.
• De map Alle berichten bevat alles nog een keer. Goede verhuistools slaan die over of kopiëren alleen wat nergens anders staat. Kijk bij de controlestap welke mappen meegaan.
• Gearchiveerde mail (zonder label) staat alleen in Alle berichten. Sla je die map helemaal over, dan mis je die berichten. Het makkelijkst is om in Gmail vooraf gearchiveerde mail een label "Archief" te geven.

Microsoft 365 heeft gewone mappen, maar ook mappen die geen mail zijn: Agenda, Contactpersonen, Taken, Notities. Die zie je via IMAP soms als lege of rare mappen. Verhuistools slaan ze meestal over. De inhoud verhuis je apart (module 5).

Hoe lang duurt het?

Dat hangt vooral af van het aantal berichten en de grootte van de bijlagen, en van hoe snel de oude aanbieder je laat ophalen. Google en Microsoft remmen grote hoeveelheden IMAP-verkeer af. Een kleine mailbox is in minuten klaar, een mailbox van tientallen gigabytes kan een dag of langer duren. Daarom start je de eerste kopie ruim voor de wissel, terwijl iedereen gewoon doorwerkt in de oude mailbox.

Voor Bakkerij De Korrel betekent dat: maandag de eerste kopie van alle mailboxen, woensdagavond de DNS-wissel (les 4.3), donderdag en een week later nog een delta-kopie.

Als IMAP niet kan

Soms lukt IMAP niet, bijvoorbeeld omdat de beheerder van de oude omgeving geen toestemming geeft of al weg is. Dan zijn er twee uitwegen:

• Een export. Klassiek Outlook kan een mailbox exporteren als pst-bestand. Google Takeout levert je mail als mbox-bestand. Zo'n bestand importeer je daarna met een mailprogramma zoals Thunderbird (met een importfunctie) in je nieuwe IMAP-mailbox, of je aanbieder helpt je ermee. Dat is meer werk en minder netjes: mapstructuur en gelezen/ongelezen gaan niet altijd goed mee.
• Via je mailprogramma. Zet het oude en het nieuwe account naast elkaar in een mailprogramma en sleep de mappen over. Prima voor een kleine mailbox, onhandig voor twaalf medewerkers.

Een export is ook verstandig als back-up vlak voor je het oude abonnement opzegt (les 4.4 en module 8).

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In Mijn WebOké heet de verhuistool E-mail verhuizen (onder Mijn Producten). Hij heeft vijf stappen: Bron, Doel, Controle, Verhuizen en Klaar. Bij Bron kies je de oude aanbieder. Kies je Outlook, Hotmail of Live, of vul je als server outlook.office365.com in, dan verschijnt de knop Inloggen bij Microsoft: je krijgt een code, logt bij Microsoft in en accepteert. Kies je Gmail, dan vraagt de tool om een app-wachtwoord en zet hij een link naar de juiste Google-pagina erbij. Bij Controle zie je hoeveel berichten en mappen er zijn gevonden, en welke mappen niet meegaan omdat het agenda- of contactenmappen zijn. De verhuizing loopt op de server door als je de pagina sluit, en een herhaalde verhuizing slaat berichten over die er al zijn. In DirectAdmin bestaat daarnaast IMAPSync Migraties, dat alleen met een wachtwoord werkt en dus niet met de Microsoft-inlog.

Andere Europese aanbieders hebben vergelijkbare verhuistools, soms onder namen als "mail importeren" of "IMAP-import". Let bij elke tool op drie dingen: kan hij OAuth met Microsoft en Google, kan hij herhaald draaien zonder dubbelen, en laat hij zien wat er niet meegaat.

Samenvatting

• Een IMAP-verhuizing kopieert; je oude mailbox blijft onveranderd, en je kunt de kopie herhalen zonder dubbelen.
• Microsoft accepteert voor IMAP geen wachtwoorden meer: inloggen met OAuth, eventueel na goedkeuring door de beheerder. Bij Google gebruik je OAuth of een app-wachtwoord (met tweestapsverificatie).
• Gmail-labels worden mappen; een bericht met twee labels staat er na de kopie twee keer, en gearchiveerde mail staat alleen in Alle berichten.
• Start de eerste kopie ruim voor de DNS-wissel; grote mailboxen kunnen een dag duren.
• Lukt IMAP niet, dan is een pst- of mbox-export de uitweg. Trek na afloop app-wachtwoorden en toestemmingen in.

Quiz

Opdracht

Opdracht A4.2: Controleer de servers van je nieuwe aanbieder. Vul de IMAP- en SMTP-servernaam in die je nieuwe (of beoogde) mailaanbieder opgeeft. Het programma controleert of IMAP op poort 993 en SMTP op poort 587 of 465 bereikbaar zijn, of het certificaat geldig is voor die naam en nog niet bijna verloopt, en of je domein records heeft waarmee mailprogramma's de instellingen zelf vinden.

Opdracht E4.2: Proefverhuizing van één mailbox. Verhuis één mailbox (je eigen, of een testmailbox) met een verhuistool. Noteer de methode van inloggen, het aantal berichten en mappen voor en na, welke mappen niet meegingen, en hoe lang het duurde. Trek daarna het app-wachtwoord of de toestemming in.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• WebOké handleiding 7.2: E-mail verhuizen naar WebOké (ook vanaf Microsoft 365)
• DirectAdmin handleiding 10.1: Je e-mail verhuizen: de mogelijkheden
• DirectAdmin handleiding 10.2: IMAPSync Migraties in DirectAdmin
• DirectAdmin handleiding 10.3: E-mail verhuizen via Mijn WebOké
• E-mail verhuizen naar WebOké met de e-mailverhuistool
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Google Workspace-hulp: Less secure apps en app-wachtwoorden; Gmail-hulp: IMAP en labels
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/