Gegevens, gebruikers en eigenaarschap tellen

Module 3: Inventariseren en plannen · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je de omvang van je gegevens per dienst en per gebruiker vaststellen, bepalen wie de eigenaar van welke gegevens is, en vooraf opruimen zodat de overstap sneller en veiliger gaat.

Kernbegrippen: opslaggebruik, mailboxgrootte, persoonlijke opslag, gedeelde drive of teamsite, externe deling, licentie, actieve gebruiker, eigenaar van gegevens, beheerder, opruimen, bewaarplicht

Waarom tellen?

Met de inventaris uit les 3.1 weet je wat je hebt. Nu wil je weten hoeveel en van wie. Dat heeft drie redenen:

1. Past het? Je nieuwe pakket moet groot genoeg zijn, ook voor de groei van de komende jaren.
2. Hoe lang duurt het? Het kopiëren van mail en bestanden gaat met een bepaalde snelheid. Tientallen gigabytes kopiëren kost uren tot dagen, en een mailbox met honderdduizend berichten kost meer tijd dan een met tien grote bijlagen.
3. Wie beslist? Bij elke map en elke mailbox moet iemand zeggen: dit gaat mee, dit kan weg.

Opslag per dienst en per gebruiker

Grote clouddiensten laten in het beheerportaal zien hoeveel opslag er wordt gebruikt, meestal uitgesplitst naar mail, bestanden en foto's, en per gebruiker. Bij Google Workspace en Microsoft 365 vind je dat in de beheeromgeving bij de rapporten of het opslagoverzicht; de precieze menunamen veranderen regelmatig, dus zoek in de hulp van je dienst naar "storage usage" of "opslaggebruik".

Noteer per gebruiker:

Kijk ook naar de laatste aanmelding. Accounts die al maanden niet zijn gebruikt, zijn vaak van mensen die vertrokken zijn. Die zet je niet over als gewoon account, maar je archiveert de gegevens of draagt ze over aan een collega.

Heb je geen beheerportaal, bijvoorbeeld omdat iedereen een losse gratis mailbox heeft? Dan kijkt elke persoon zelf: in de instellingen van de mail of opslag staat hoeveel ruimte er wordt gebruikt.

Gedeelde opslag is van de organisatie

Bij de meeste diensten is er verschil tussen:

• persoonlijke opslag: de bestanden van één persoon, ook als hij ze met anderen deelt. Bij Google heet dat "Mijn Drive", bij Microsoft OneDrive.
• gedeelde opslag van een team of de organisatie: bij Google een gedeelde drive, bij Microsoft een teamsite in SharePoint of de bestanden in een Teams-kanaal.

Dat verschil is belangrijk. Een bestand in de persoonlijke opslag van een collega verdwijnt als zijn account wordt opgeheven, ook als het hele team het gebruikte. Een bestand in gedeelde opslag blijft. Bij de overstap wil je dat gezamenlijke bestanden in de nieuwe dienst ook in gedeelde opslag komen: bij Nextcloud bijvoorbeeld een teammap (les 6.2).

Zoek daarom per belangrijke map uit waar hij nu staat. Vaak blijkt dat de map "Klanten" eigenlijk in de persoonlijke Drive van de eigenaar van de bakkerij staat, en met iedereen gedeeld is. Dan is die persoon de eigenaar en moet hij hem zelf exporteren, of moet een beheerder het eigendom eerst overdragen.

Externe delingen

Een externe deling is een bestand of map die je met iemand buiten je organisatie hebt gedeeld, of een openbare link. Die gaan bij een overstap vrijwel nooit mee: de link werkt alleen bij de oude dienst. Noteer daarom:

• welke mappen gedeeld zijn met klanten, leveranciers of de accountant;
• welke openbare links er bestaan en of ze nog nodig zijn;
• wat er gedeeld is met jou: mappen van anderen die je in je eigen Drive ziet, staan niet in jouw opslag en gaan dus niet mee.

Dat laatste verrast veel mensen. "Gedeeld met mij" is geen eigen kopie. Wil je iets houden, maak dan een eigen kopie of vraag de eigenaar.

Opruimen voor je verhuist

De migratiehulpmiddelen nemen alles mee wat je ze geeft. Wat je niet wilt bewaren, gooi je beter vooraf weg. Opruimen vooraf:

• maakt het kopiëren sneller;
• maakt de controle achteraf makkelijker (minder te tellen);
• vermindert het risico: gegevens die je niet hebt, kunnen ook niet lekken.

Gooi wel niets weg wat je moet bewaren. Voor de belastingdienst geldt in Nederland in het algemeen een bewaarplicht van zeven jaar voor de administratie (artikel 52 lid 4 Algemene wet inzake rijksbelastingen), en voor sommige gegevens, zoals over onroerende zaken, tien jaar. Voor personeelsgegevens en medische gegevens gelden andere termijnen. Twijfel je, vraag het je boekhouder of jurist. Wat je moet bewaren maar niet dagelijks gebruikt, kun je ook archiveren: apart opslaan, bijvoorbeeld in een archiefmap met beperkte toegang.

En het omgekeerde: persoonsgegevens die je niet meer nodig hebt, moet je volgens de AVG juist niet blijven bewaren (beginsel van opslagbeperking, artikel 5 lid 1 sub e). Een overstap is een goed moment om dat op te ruimen.

Hoe lang duurt het kopiëren?

Een ruwe schatting helpt bij de planning (les 3.3). De snelheid hangt af van de oude dienst (die vaak het aantal verzoeken per minuut beperkt), de nieuwe dienst en het aantal bestanden. Reken voor de planning ruim:

• veel kleine bestanden of berichten gaan trager dan weinig grote;
• een eerste kopie van een grote mailbox kan een nacht of langer duren; een tweede ronde (alleen de nieuwe berichten) gaat snel;
• doe een proef met één mailbox en één map, en reken vanaf die proef door.

Licenties en gebruikers

Tel ook de licenties: hoeveel gebruikers, welke soort (bijvoorbeeld met of zonder kantoorpakket) en tot wanneer ze lopen. Bij de nieuwe dienst kies je per persoon wat hij nodig heeft. Niet iedereen heeft een online kantoorpakket of videobellen nodig.

Leg ook vast wie straks beheerder is. Een beheerder maakt accounts aan en stelt rechten in. Dat is iets anders dan de eigenaar van de gegevens: de collega wiens mailbox het is. Een goede regel: minstens twee beheerders, en beheerders kijken niet in andermans gegevens tenzij dat is afgesproken (les 7.3).

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In een WebOké Nextcloud zie je je opslag op twee plekken: linksonder in de app Bestanden voor jezelf, en als beheerder in Mijn WebOké voor het hele pakket. Bestanden in een teammap tellen niet bij één persoon, en bestanden die iemand met jou deelt, tellen bij de eigenaar. Gebruikers maak je aan in Gebruikersbeheer; daar zie je ook de laatste aanmelding. Bij andere aanbieders zitten deze overzichten op een andere plek, maar het principe is hetzelfde.

Samenvatting

• Tel per dienst en per gebruiker hoeveel mail en bestanden er zijn, en kijk naar de laatste aanmelding.
• Gedeelde opslag (gedeelde drive, teamsite) is van de organisatie; persoonlijke opslag verdwijnt met het account.
• Externe delingen en "gedeeld met mij" gaan niet mee: noteer ze.
• Ruim vooraf op, maar respecteer bewaarplichten; archiveer wat je moet bewaren.
• Leg licenties, beheerders en eigenaren van gegevens vast; minstens twee beheerders.

Quiz

Opdracht

Opdracht E3.2: De cijfers van je organisatie. Zoek per gebruiker de opslag voor mail en bestanden op, de laatste aanmelding, en of het account meegaat. Zoek bij je drie belangrijkste gezamenlijke mappen uit of ze in persoonlijke of in gedeelde opslag staan, en wie de eigenaar is. Noteer de externe delingen die nog nodig zijn.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• Nextcloud handleiding 6.4: Opslag bekijken: wat telt wel en niet mee
• Nextcloud handleiding 14.2: Gebruikers aanmaken, bewerken, uitschakelen en verwijderen
• Nextcloud handleiding 5.10: Eigendom overdragen als een collega vertrekt
• Nextcloud handleiding 14.7: Rechten: wie beheert wat in je Nextcloud?
• AVG, artikel 5 lid 1 sub e (opslagbeperking); Belastingdienst, bewaarplicht administratie: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren