De overgangsperiode en het afronden

Module 4: E-mail verhuizen · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je de dagen na de DNS-wissel zonder mailverlies doorkomen, alle apparaten en instellingen netjes omzetten en de mailverhuizing controleren en afsluiten.

Kernbegrippen: overgangsperiode, cache, delta-kopie, testmail, apparaten omzetten, oud account verwijderen, afremming, gedeelde mailbox, doorsturing, autoresponder, archief-export, opzeggen

Waarom er een overgangsperiode is

Na de wissel van de MX (les 4.3) gaat niet alle mail meteen naar de nieuwe server. Servers die het oude MX-record nog in hun geheugen (cache) hebben, sturen nog even naar de oude aanbieder. Hoe lang dat duurt, hangt af van de TTL: met een TTL van 300 seconden gaat het om minuten, met een TTL van een dag om een dag. Daarnaast proberen sommige servers een mail die eerder niet lukte later opnieuw af te leveren, op het adres dat ze toen kenden.

Het gevolg: een paar dagen lang komt er mail op twee plekken binnen. Dat is geen probleem, zolang je dat weet en de oude mailbox niet te vroeg dichtgooit.

Zie het als twee brievenbussen naast elkaar. De nieuwe hangt er al, het adres op de deur is veranderd, maar de postbode die nog op zijn oude lijst kijkt, gooit de brief in de oude bus. Een week lang kijk je dus in allebei. Daarna plak je de oude dicht en haal je hem een laatste keer leeg.

Dag 1: de tweede kopie en een eerste controle

Draai de dag na de wissel de verhuizing van alle mailboxen nog een keer. Berichten die al zijn gekopieerd, worden overgeslagen; alleen de mail die nog bij de oude aanbieder binnenkwam, komt erbij.

Controleer daarna met testmails:

1. Ontvangen. Stuur vanaf een ander adres, bijvoorbeeld een privéadres op je telefoon via mobiel internet, een mail naar elk belangrijk adres: info@, bestellingen@ en een paar persoonlijke adressen. Komt hij in de nieuwe mailbox aan?
2. Versturen. Stuur vanaf de nieuwe mailbox een mail naar een adres bij Gmail en bij Outlook.com. Komt hij aan, en niet in de spam? Bekijk de kopregels (in Gmail: Origineel weergeven). Daar zie je spf=pass, dkim=pass en dmarc=pass als alles goed staat.
3. Formulieren. Vul het contactformulier op je website in en kijk of de melding aankomt.

Lukt versturen niet of valt mail in de spam, kijk dan eerst naar SPF en DKIM (les 4.3).

Apparaten en programma's omzetten

Elke telefoon, laptop en tablet moet naar de nieuwe server. Doe dat niet door de servernaam in het oude account aan te passen, maar zo:

1. Voeg de mailbox bij de nieuwe aanbieder toe als nieuw account, met IMAP en de servernaam en poorten van de nieuwe aanbieder.
2. Controleer dat de mail er staat (de kopie).
3. Verwijder het oude account van het apparaat.

Dat laatste is belangrijker dan het lijkt. Een vergeten oud account blijft op de achtergrond inloggen. Bij de oude aanbieder kan dat geen kwaad zolang het abonnement loopt, maar is de oude mailbox opgeheven, of wijst de servernaam die het oude account gebruikt naar de nieuwe server, dan probeert het apparaat elke paar minuten met een verkeerd wachtwoord in te loggen. Veel mailservers remmen of blokkeren dan het IP-adres, en dan kan opeens het hele kantoor niet meer mailen.

Bij Bakkerij De Korrel gebruikt iedereen de Outlook-app op de telefoon. De oude Microsoft 365-accounts gaan eruit; het nieuwe IMAP-account komt erin. Twee medewerkers gebruiken de ingebouwde Mail-app van de iPhone; daar gaat het op dezelfde manier.

Denk ook aan apparaten zonder scherm: de scanner die pdf's naar info@ mailt, de kassa, de webwinkel. Die versturen via een SMTP-server. Staat daar nog de server van Microsoft, dan stopt dat zodra het oude account weg is.

Wat je opnieuw instelt

Uit je lijstje van les 4.1 haal je nu alles wat niet met de kopie meeging, en zet je het bij de nieuwe aanbieder:

Waar je nog op let in de eerste weken

• De oude mailbox. Kijk de eerste week dagelijks of er nog nieuwe mail binnenkomt. Komt er na een paar dagen nog steeds mail, dan is er ergens iets niet omgezet: misschien stuurt een leverancier via een oude doorsturing, of staat er nog een MX ergens anders.
• DMARC-rapporten. Heb je een rua-adres, dan krijg je dagelijks rapporten. Zie je daar een server die namens jou mailt maar niet door SPF of DKIM komt, dan ben je een verzender vergeten.
• Agenda-uitnodigingen. Die lopen via mail. Werkt de agenda al bij de nieuwe dienst (module 5), test dan of een uitnodiging aankomt en of het accepteren terugkomt bij de organisator.

Afronden en opzeggen

Werkt alles een paar weken goed, dan rond je af:

1. Draai een laatste kopie, voor het geval er toch nog iets binnenkwam.
2. Maak een archief-export van de oude mailboxen (pst of mbox, les 4.2) en bewaar die als back-up. Denk aan bewaarplichten: zakelijke mail met fiscale gegevens moet je in Nederland in de regel zeven jaar bewaren.
3. Ruim de DNS op (les 4.3, stap 5): oude include, oude DKIM, verificatierecords, autodiscover.
4. Trek toestemmingen in: app-wachtwoorden bij Google, de goedgekeurde verhuistool in Microsoft.
5. Haal het domein uit de oude omgeving en zeg de licenties op. Zeg niet op vóór alles gecontroleerd is; na opzeggen kan de oude aanbieder je gegevens na een termijn verwijderen.
6. Vraag een bevestiging van de oude aanbieder dat je gegevens zijn verwijderd, als dat voor je AVG-administratie nodig is (les 9.3).

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In de DirectAdmin-handleiding van WebOké staat het afronden in vier stappen: MX goed zetten (bij een domein dat naar WebOké verhuist staat die meteen goed), een dag later nog een keer kopiëren, de apparaten instellen als nieuw account en het oude account weghalen, en pas na een paar weken opzeggen. Doorsturingen, autoresponders en vakantieberichten stel je in DirectAdmin in onder E-mail Beheer. De WebOké-handleiding heeft een artikel Mail komt niet aan: zelf controleren. Bij andere aanbieders heten de onderdelen anders, maar de volgorde is dezelfde.

Samenvatting

• Een paar dagen na de wissel komt er nog mail op de oude plek binnen; houd de oude mailbox open en kopieer nog een keer.
• Controleer met testmails: ontvangen, versturen (spf, dkim en dmarc pass in de kopregels) en je websiteformulieren.
• Voeg op elk apparaat de nieuwe mailbox toe als nieuw account en verwijder het oude; vergeten oude accounts zorgen voor afremming.
• Aliassen, gedeelde mailboxen, groepen, regels, handtekeningen en autoresponders stel je opnieuw in.
• Rond af met een laatste kopie, een archief-export, DNS opruimen, toestemmingen intrekken en dan pas opzeggen.

Quiz

Opdracht

Opdracht A4.4: Is de overstap rond? Doe deze controle een paar weken na de wissel. Het programma vergelijkt je mailrecords met wat het eerder bij jou zag (bij de opdrachten van les 4.1 of 4.3): de oude aanbieder mag niet meer in de MX staan, de oude include moet uit het SPF-record zijn, en er moet een DMARC-record zijn.

Opdracht E4.4: Testronde en afrondlijst. Doe de drie testmails uit deze les en vul de uitkomst in. Werk daarna de afrondlijst af en vink aan wat klaar is.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• DirectAdmin handleiding 10.4: Na de verhuizing: MX-records en je apparaten
• DirectAdmin handleiding 8.1: Alle instellingen op een rij: servers, poorten en beveiliging
• DirectAdmin handleiding 8.8: Verzenden of ontvangen lukt niet: zo los je het op
• DirectAdmin handleiding 7.5: Forwarders: mail doorsturen naar een ander adres
• WebOké handleiding 7.4: Mail komt niet aan: zelf controleren
• WebOké handleiding 13.6: Ben ik geblokkeerd? Zelf je IP-adres vrijgeven
• E-mail ontvangen tijdens het verhuizen van je domeinnaam
• Belastingdienst: bewaarplicht administratie (in de regel 7 jaar)