Module 3 · 3.1

Nederlands

Nederlands Deutsch

Je huidige diensten in kaart brengen

Module 3: Inventariseren en plannen · Leestijd: 11 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een volledige inventaris maken van je huidige clouddiensten, inclusief de koppelingen en het gebruik dat je niet direct ziet.

Kernbegrippen: inventaris, onderdeel, huidige dienst, doel, eigenaar, prioriteit, schaduw-IT, koppeling, eenmalige aanmelding (SSO), gedeelde mailbox, alias, distributielijst, verificatierecord

Waarom eerst een inventaris?

Een overstap mislukt zelden op het grote werk. Mail kopiëren en bestanden overzetten lukt meestal wel. Hij mislukt op wat niemand had opgeschreven: het contactformulier van de website dat ineens geen mail meer stuurt, de scanner die naar een opgeheven mailbox scant, de collega die zijn klantenlijst in een privé-Dropbox bijhield.

Een inventaris is een lijst van alles wat je nu in de cloud doet: welke dienst, welke gegevens, wie de eigenaar is, wat er straks mee gebeurt en hoe belangrijk het is. Het kost een paar uur, en het bespaart je dagen.

Bakkerij De Korrel begon met acht vakjes. Na een rondje langs de collega's waren het er dertien.

De acht onderdelen

Begin met deze acht. Ze komen in de rest van de cursus allemaal terug.

Onderdeel	Wat je opschrijft	Waar je het vindt
E-mail	Domeinen, mailboxen, aliassen, gedeelde mailboxen, distributielijsten (groepsadressen), doorsturingen, totale grootte	Beheerportaal van je maildienst, DNS (MX-records)
Agenda	Persoonlijke agenda's, gedeelde agenda's, ruimte- en apparaatagenda's, abonnementen op externe agenda's	Agenda-instellingen, beheerportaal
Contacten	Persoonlijke adresboeken, gedeelde adresboeken, de organisatielijst	Contacten-app, beheerportaal
Bestanden	Persoonlijke opslag per persoon, gedeelde mappen of gedeelde drives, externe delingen, totale grootte	Opslagoverzicht in het beheerportaal (les 3.2)
Documenten	Welk kantoorpakket, welke bestanden met macro's, sjablonen, formulieren, eigen formaten (Google-documenten)	Bestandsopslag, gesprekken met collega's
Chat en vergaderen	Chatdienst, kanalen, vergaderdienst, wie met externen vergadert	Licentieoverzicht, collega's
Wachtwoorden	Waar staan wachtwoorden nu: wachtwoordmanager, browser, briefjes, een spreadsheet	Collega's, browserinstellingen
Back-ups	Wat wordt er nu geback-upt, door wie, waarheen, en is herstel ooit getest	Beheerder, back-updienst

Wat je niet direct ziet: koppelingen

Dit is het belangrijkste deel van de inventaris. Een koppeling is alles wat buiten je clouddienst staat maar er wel van afhankelijk is. Zoek ze op deze plekken:

Eenmalige aanmelding (SSO). Apps waar je inlogt met je Google- of Microsoft-account. In de beveiligingsinstellingen van elk account staat een lijst van apps met toegang. Bekijk die bij een paar collega's, niet alleen bij jezelf.
Je website. Contactformulieren en webwinkels versturen mail. Via welke server? Met welk adres?
Apparaten. Scanners en multifunctionele printers die naar mail of naar een map scannen. Kassa's, alarmsystemen of andere apparaten die mail sturen.
Andere software. Boekhouding, CRM, planning, nieuwsbriefdienst. Sturen die mail namens je domein? Halen ze bestanden uit je opslag?
De DNS van je domein. Daar zie je wie namens je domein mag mailen (SPF), welke diensten een verificatierecord hebben gezet (TXT-records zoals google-site-verification= of MS=) en of er DKIM-records van andere diensten staan. Opdracht A2.1 uit de vorige module heeft dat al voor je uitgezocht.
Telefoons en laptops. Welke apps synchroniseren met de oude dienst? Die moeten straks allemaal worden omgezet (les 7.2).

Schaduw-IT: wat collega's zelf regelen

Schaduw-IT is software of opslag die collega's zelf gebruiken zonder dat de organisatie het heeft geregeld: een gratis Dropbox, een WhatsApp-groep met klanten, een privé-Gmail voor de nieuwsbrief, een online planner. Het is meestal niet kwaad bedoeld: iemand loste een probleem op.

Voor de overstap is schaduw-IT belangrijk om twee redenen. Er staan vaak gegevens van de organisatie in die meemoeten. En als je het niet vraagt, blijft het na de overstap gewoon bestaan, buiten je nieuwe Europese opzet.

Vraag het daarom op een manier waarop mensen eerlijk antwoorden. Niet "wie gebruikt er niet-toegestane diensten?", maar: "We stappen over en willen niemand iets laten kwijtraken. Welke programma's, sites en apps gebruik jij voor je werk, ook als je ze zelf hebt geregeld?" Een korte lijst met voorbeelden helpt mensen herinneren.

Per regel: vijf velden

Schrijf voor elke regel in je inventaris vijf dingen op:

Huidige dienst: bijvoorbeeld "Gmail via Google Workspace".
Omvang: zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld "12 mailboxen, samen 38 GB" of "3 gedeelde agenda's".
Eigenaar: wie beslist hierover en weet hoe het werkt? Dat is iemand met een naam, niet "iedereen".
Doel: wat gebeurt er straks mee? Overzetten naar een nieuwe dienst, opheffen, archiveren of voorlopig laten staan.
Prioriteit: hoog (zonder dit kan de organisatie niet werken), middel of laag.

Voorbeeld van een paar regels bij de bakkerij:

Onderdeel	Huidige dienst	Omvang	Eigenaar	Doel	Prioriteit
E-mail	Google Workspace, `example.com`	12 mailboxen, 38 GB; alias bestellingen@	Sanne (office)	Overzetten naar Europese maildienst	hoog
Bestanden	Google Drive, 1 gedeelde drive "Recepten"	64 GB, 4 externe delingen	Sanne	Overzetten naar teammap	hoog
Koppeling	Bestelformulier website	stuurt naar bestellingen@	webbouwer	SMTP-instelling aanpassen	hoog
Koppeling	Kassasysteem, inloggen met Google	5 accounts	Mo (filiaal)	Eigen login aanmaken	hoog
Koppeling	Scanner kantoor	scant naar scan@	Sanne	Nieuwe SMTP-gegevens	middel
Schaduw-IT	Dropbox van de bakker (privé)	recepten, 2 GB	Jeroen	Overzetten naar teammap, daarna opzeggen	middel

Valkuilen

Alleen naar je eigen account kijken. Een beheerder ziet niet automatisch welke apps een gewone gebruiker aan zijn account heeft gekoppeld. Kijk bij meerdere mensen.
Gedeelde mailboxen vergeten. info@, facturen@ en bestellingen@ zijn vaak geen eigen mailbox maar een alias, een gedeelde mailbox of een groep. Bij de overstap moet dat elk op de juiste manier terugkomen (les 4.4).
Licenties tellen in plaats van gebruik. Twaalf licenties zeggen niet dat er twaalf mensen actief zijn. Kijk naar de laatste aanmelding.
Geen eigenaar. Een regel zonder eigenaar wordt niet opgepakt.
De inventaris niet bijwerken. Wat je tijdens de migratie ontdekt, zet je er alsnog in.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

Bij een overstap naar een WebOké Nextcloud en een WebOké-mailpakket wordt de inventaris direct je takenlijst: per onderdeel staat in de handleiding welk hulpmiddel je gebruikt (bijvoorbeeld de Import Tool voor Google, Gegevensmigratie voor OneDrive, de E-mail migratietool voor mail) en in welke volgorde. Bij andere Europese aanbieders heet het gereedschap anders, maar de inventaris is precies dezelfde: die gaat over jouw organisatie, niet over de aanbieder.

Samenvatting

Een inventaris voorkomt dat je bij de overstap dingen vergeet die niemand had opgeschreven.
Begin met acht onderdelen: e-mail, agenda, contacten, bestanden, documenten, chat en vergaderen, wachtwoorden, back-ups.
Zoek koppelingen: eenmalige aanmelding, website, apparaten, andere software, DNS-records, telefoons.
Vraag collega's naar schaduw-IT op een manier waarop ze eerlijk antwoorden.
Elke regel krijgt huidige dienst, omvang, eigenaar, doel en prioriteit.

Quiz

Opdracht

Opdracht A3.1: Je inventaris compleet? Vul het inventarisformulier in voor je eigen organisatie (of voor je eigen privégebruik). Het programma controleert of alle acht onderdelen erin staan, of je minstens drie koppelingen hebt gevonden, en of elke regel een huidige dienst, omvang, eigenaar, doel en prioriteit heeft.

Opdracht A3.1: Je inventaris compleet?

Bestand bij deze opdracht: inventaris-sjabloon.csv, inventaris-sjabloon.md

Plak je inventaris: één regel per dienst, kolommen gescheiden door | of ; of een tab (zo komt het uit een spreadsheet). Kolommen: onderdeel | huidige dienst | omvang | eigenaar | doel | doeldienst | prioriteit | toelichting | hersteltest (alleen bij backups). Onderdeel: email, agenda, contacten, bestanden, documenten, chat, wachtwoorden, backups, koppeling, schaduw-it of overig. Doel: overzetten, opheffen, archiveren, laten-staan of niet-in-gebruik. Prioriteit: hoog, middel of laag. Gebruik voor eigenaren gerust een rol of voornaam. We bewaren de inventaris niet; download het sjabloon om in te vullen.

Je inventaris (hoogstens 60 regels)

Wat je invult en wat we vinden, slaan we niet op. Je browser onthoudt je antwoorden en of je de opdracht hebt gehaald. Ben je aangemeld, dan bewaren we alleen dat je de opdracht (bijna) goed had in Mijn cursussen; daar kun je het ook verwijderen.

Opdracht E3.1: Het rondje langs de collega's. Vraag minstens drie mensen (of, als je alleen werkt, ga je eigen apparaten langs) welke programma's, sites en apps ze voor hun werk gebruiken. Noteer wat je nog niet op je lijst had en wat je daaruit leert.

Opdracht E3.1: Het rondje langs de collega's

Vraag minstens drie collega's (of loop je eigen apparaten en browser langs): "We stappen over en willen niemand iets laten kwijtraken. Welke programma's, sites en apps gebruik jij voor je werk, ook als je ze zelf hebt geregeld?" Het sjabloon voor A3.1 staat bij die opdracht.

Met hoeveel mensen heb je gesproken (of welke apparaten heb je bekeken)?

Wat vond je dat nog niet op je inventaris stond? Noem minstens twee dingen.

Welke koppeling met "inloggen met Google/Microsoft" vond je?

Wat zou er zijn misgegaan als je dit niet had gevonden?

Je vinkjes en aantekeningen blijven alleen in deze browser; we sturen ze nergens heen. Ben je aangemeld, dan bewaren we in Mijn cursussen alleen dat je de opdracht gedaan hebt.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

Cookies op WebOké

Cookie-instellingen

Noodzakelijk

Marketing