Lock-in herkennen en voorkomen

Module 2: Wat is een Europese cloud echt? · Leestijd: 11 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je de vier soorten lock-in herkennen in je huidige diensten, uitleggen welke overstaprechten de Europese Dataverordening (Data Act) geeft, en bij je nieuwe dienst maatregelen nemen zodat je later weer kunt vertrekken.

Kernbegrippen: lock-in, technische lock-in, contractuele lock-in, kennis-lock-in, koppelingen, eigen formaat, exporteerbare data, Data Act (Verordening (EU) 2023/2854), overstapkosten, opzegtermijn, overgangsperiode, opvragingstermijn

Wat is lock-in?

Lock-in (leveranciersafhankelijkheid) betekent dat vertrekken bij een aanbieder zo moeilijk, duur of riskant is dat je blijft, ook als je eigenlijk weg wilt. Dat ontstaat zelden in één keer. Het groeit: elk jaar een paar gedeelde mappen meer, een extra app die "even" met je account inlogt, een formulier dat in het platform is gebouwd.

Bakkerij De Korrel ontdekte het toen ze voor het eerst probeerde te vertrekken. Mail overzetten bleek te doen. Maar daarna kwamen de muurtjes: documenten die alleen als link bestonden, een bestelformulier op de website dat in het oude platform was gebouwd, een kassasysteem dat met "inloggen met Google" werkte en een contract met nog acht maanden looptijd.

Er zijn vier soorten lock-in. Herken je ze, dan kun je ze aanpakken.

1. Technische lock-in: eigen formaten en functies

Je gegevens staan in een vorm die alleen bij deze aanbieder werkt.

• Google-documenten. Een Google Docs-, Sheets- of Slides-bestand is geen bestand op een schijf, maar een document in de database van Google. In Google Drive voor desktop zie je een snelkoppeling (.gdoc, .gsheet, .gslides) van een paar honderd bytes met alleen een verwijzing. Kopieer je die naar een andere dienst, dan heb je niets. Je moet ze exporteren: Google zet ze dan om naar docx, xlsx en pptx (of odt, ods, odp). Les 6.1 laat zien hoe.
• Chats en vergaderingen. Chats in Teams of Slack, opnames en whiteboards kun je meestal niet meenemen naar een ander chatsysteem. Je kunt ze hooguit exporteren als archief.
• Ingebouwde formulieren, automatiseringen en apps. Microsoft Forms, Power Automate, Google Apps Script of een "flow" die bij elke mail iets doet. Die bouw je elders opnieuw.
• Kenmerken die niet in een standaard passen. Gmail-labels (één mail kan meerdere labels hebben, terwijl een IMAP-map maar één plek is), categorieën en kleuren in Outlook, opmerkingen in een gedeelde map. Een deel gaat mee, een deel niet.

2. Koppelingen: wat er aan je account hangt

Veel apps loggen in met je Google- of Microsoft-account (eenmalige aanmelding, "inloggen met Google"). Verdwijnt dat account, dan kun je niet meer inloggen bij die apps. Andere koppelingen:

• je website, die mail via de oude dienst verstuurt;
• de scanner of het multifunctionele apparaat dat naar de oude mail of opslag scant;
• de boekhouding, die facturen in de oude opslag zet;
• een nieuwsbriefdienst of webwinkel die op het oude domein of de oude mail vertrouwt;
• verificatierecords van de oude dienst in je DNS.

Je vindt ze in de beveiligingsinstellingen van je account (bij Google en Microsoft heet dat ongeveer "apps met toegang tot je account"), in je wachtwoordmanager en door het aan je collega's te vragen. Les 3.1 maakt daar een vaste stap van.

3. Contractuele lock-in: looptijd en voorwaarden

• Een jaarcontract of meerjarige korting met een boete bij vroeg opzeggen.
• Een lange opzegtermijn.
• Voorwaarden die de aanbieder eenzijdig mag wijzigen.
• Gegevens die direct na het einde van het contract worden gewist, zonder tijd om ze op te halen.

Lees bij je huidige dienst dus eerst wanneer je kunt opzeggen. Dat bepaalt mee wanneer je migratie klaar moet zijn (les 3.3).

4. Kennis-lock-in: gewoonten en vaardigheden

Collega's kennen de knoppen, sneltoetsen en trucjes van het oude systeem. De beheerder kent het beheerportaal. Dit is de lastigste lock-in, omdat hij niet in een contract staat. Je pakt hem aan met tijd, uitleg en training (les 9.1), en door een nieuwe dienst te kiezen die werkt met vertrouwde formaten.

Wat de Data Act regelt

De Europese Dataverordening (Data Act, Verordening (EU) 2023/2854) is sinds 12 september 2025 van toepassing. Hoofdstuk VI (artikel 23 tot en met 31) gaat over overstappen tussen dataverwerkingsdiensten: clouddiensten zoals opslag, mail en online kantoorsoftware. De kern:

Wat de Data Act niet doet: hij verbiedt geen gewone abonnementskosten of een boete voor vroegtijdig opzeggen van een contract met een vaste looptijd (die moeten wel vooraf duidelijk zijn, artikel 29 lid 4). En hij zorgt er niet voor dat je Teams-chats in een ander chatprogramma werken. Hij geeft je recht op je gegevens in een bruikbare vorm, niet op een identieke werking elders.

Dit is uitleg, geen juridisch advies. Bij een groot contract of een conflict met een aanbieder laat je je adviseren.

Lock-in voorkomen bij je nieuwe dienst

De beste tijd om lock-in te voorkomen is voordat je begint. Zet deze afspraken voor jezelf op papier:

1. Eigen domeinnaam, in eigen beheer. Je mailadres is info@example.com, niet een adres op het domein van de aanbieder. De domeinnaam staat op naam van je organisatie en je weet hoe je de nameservers wijzigt. Dan kun je je mail altijd verhuizen zonder dat je adres verandert.
2. Standaardformaten als werkformaat. Documenten als docx of odt, agenda via CalDAV, contacten via CardDAV. Geen kritieke processen in een eigen formulier- of automatiseringsplatform zonder dat je weet hoe je ze eruit krijgt.
3. Geen eenmalige aanmelding bij je cloudaanbieder voor kritieke apps, of in elk geval een lijst van welke apps eraan hangen.
4. Een jaarlijkse exit-test: haal een map, een agenda en een mailbox op en zet ze in een andere omgeving (les 8.2).
5. Een contract dat je kunt lezen: opzegtermijn, wat er met je gegevens gebeurt na het einde, en de overstaprechten uit de Data Act.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In een WebOké Nextcloud staan bestanden als gewone bestanden: een docx blijft een docx, ook als je hem met Euro-Office in de browser bewerkt. Agenda's en contacten exporteer je als ICS en vCard, en met de desktop-app staat een kopie van je bestanden op je eigen computer. Het mailadres blijft op je eigen domein. Bij andere Europese aanbieders die op dezelfde standaarden werken, is dat vergelijkbaar. Controleer het altijd zelf met een kleine exporttest voordat je alles overzet.

Samenvatting

• Lock-in groeit langzaam: eigen formaten, koppelingen, contracten en gewoonten.
• Google-documenten zijn geen bestanden: een .gdoc is alleen een verwijzing. Exporteer ze.
• Koppelingen zoals "inloggen met Google", scanners en websites moet je vooraf in kaart brengen.
• De Data Act geeft overstaprechten: opzegtermijn hoogstens twee maanden, overgangsperiode hoogstens 30 dagen, minstens 30 dagen om gegevens op te halen, en vanaf 12 januari 2027 geen overstapkosten.
• Voorkom nieuwe lock-in met een eigen domein, standaardformaten, minder koppelingen en een jaarlijkse exit-test.

Quiz

Opdracht

Opdracht E2.3: Lock-in-scan van je huidige diensten. Ga je huidige diensten langs met de vier soorten lock-in. Noteer per soort minstens één voorbeeld uit je eigen organisatie, wat je eraan gaat doen, en zoek in je huidige contract de opzegtermijn op.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• Nextcloud handleiding 13.1: Voorbereiden: wat neem je mee en in welke volgorde
• Nextcloud handleiding 13.6: Van Microsoft 365 naar WebOké: bestanden, documenten, mail en agenda
• Nextcloud handleiding 13.2: Google Drive, Foto's, Agenda en Contacten overzetten met de WebOké Import Tool
• Verordening (EU) 2023/2854 (Dataverordening), hoofdstuk VI, artikel 23 tot en met 31: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854