Hoe je e-mail loopt: MX, IMAP en SMTP

Module 4: E-mail verhuizen · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je de route van een e-mail uitleggen, de onderdelen benoemen die bij een mailverhuizing veranderen, en aanwijzen wat er naast de berichten zelf nog mee moet.

Kernbegrippen: MX-record, mailserver, mailbox, IMAP, POP3, SMTP, submission (poort 587 en 465), webmail, mailprogramma, alias, gedeelde mailbox, regels

Waarom je eerst de route moet snappen

E-mail voelt als één ding: je typt, je drukt op Verzenden, en een ander leest het. In werkelijkheid werken er minstens vier onderdelen samen. Bij een verhuizing verander je er een paar van, en wie niet weet welke, haalt de verkeerde knop over. Het gevolg is mail die een dag lang bij de oude aanbieder binnenkomt, of telefoons die nog stilletjes via de oude server versturen.

Bakkerij De Korrel heeft het domein example.com. Alle twaalf medewerkers mailen nu via Microsoft 365. De bakkerij wil naar een Europese mailaanbieder. Voordat ze iets verhuizen, tekenen ze de route.

De reis van een mail naar info@example.com

Een klant stuurt een bestelling naar info@example.com. Dit gebeurt er:

1. Het mailprogramma van de klant geeft de mail aan zijn eigen uitgaande server. Dat gaat met SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), via de poort voor het afgeven van mail: submission, poort 587 met STARTTLS of poort 465 met TLS.
2. Die server wil de mail afleveren bij example.com. Hij vraagt in de DNS: "wat zijn de MX-records van example.com?" Het MX-record wijst naar de server die mail voor het domein aanneemt.
3. De verzendende server maakt verbinding met die server, ook weer met SMTP (nu tussen servers, poort 25), en levert de mail af.
4. De ontvangende server zet de mail in de mailbox van info@.
5. Medewerkers lezen de mailbox met een mailprogramma of de webmail. Dat gaat meestal met IMAP, poort 993 met TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

Het MX-record staat in de DNS van je domein, niet bij je mailaanbieder. Wie de DNS beheert, bepaalt dus waar de mail voor je domein heen gaat. Hoe MX-records en prioriteiten precies werken, lees je in de DNS-cursus, les 4.1.

IMAP of POP3: waar staat je mail eigenlijk?

Bij IMAP blijft de mail op de server. Je laptop, je telefoon en de webmail tonen allemaal dezelfde mailbox. Verplaats je een mail naar een map op je telefoon, dan staat hij op je laptop ook in die map.

Bij POP3 haalt het mailprogramma de mail op en verwijdert hem daarna vaak van de server. De mail staat dan alleen op die ene computer.

Voor een verhuizing maakt dat een groot verschil. Een IMAP-mailbox kun je van server naar server kopiëren: alles staat op de server. Bij POP3 staat een deel van je geschiedenis misschien alleen op een oude pc. Die mail moet je apart meenemen, bijvoorbeeld door in je mailprogramma de oude mappen naar je nieuwe IMAP-mailbox te slepen.

Vraag je af: werkt er bij jou nog iemand met POP3? Dat zie je in de accountinstellingen van het mailprogramma: staat daar POP of poort 995, dan is het POP3.

Microsoft 365 en Google Workspace gebruiken voor hun eigen apps ook eigen protocollen, zoals Exchange ActiveSync en de Gmail-app. Je merkt daar weinig van, maar het betekent dat niet elke instelling vanzelf overgaat naar IMAP. Na de verhuizing moet elk apparaat opnieuw worden ingesteld (les 4.4).

Wat verandert er bij een verhuizing?

Het belangrijkste goede nieuws staat in de laatste regel: omdat je een eigen domein hebt, blijft je e-mailadres hetzelfde. Klanten merken niets. Dat is precies waarom een eigen domein zo waardevol is voor je onafhankelijkheid (les 8.2). Heb je nu een adres als bakkerij.dekorrel@gmail.com, dan kun je de mail wel kopiëren, maar het adres zelf blijft van Google. Dan moet je iedereen een nieuw adres laten weten.

Wat er naast de berichten nog bij je mail hoort

Een mailbox is meer dan een stapel berichten. Bij een IMAP-kopie gaan de berichten en mappen mee, maar veel andere dingen niet. Maak er vooraf een lijst van:

• Aliassen: extra adressen die in dezelfde mailbox uitkomen, zoals bestellingen@ en facturen@ die bij info@ binnenkomen.
• Gedeelde mailboxen en groepen: in Microsoft 365 heeft De Korrel een gedeelde mailbox bestellingen@ die vier mensen lezen, en een groep team@ die naar iedereen gaat. Bij de nieuwe aanbieder wordt dat een gewone mailbox met meerdere gebruikers, een doorsturing of een mailinglijst.
• Regels en filters: "mail van de groothandel naar map Inkoop". Die staan op de server of in het mailprogramma en gaan bij een IMAP-kopie niet mee.
• Handtekeningen: staan vaak in het mailprogramma of in de webmail-instellingen.
• Automatische antwoorden (afwezigheidsberichten).
• Doorsturingen naar een extern adres.
• Verzenders die niet in een mailbox zitten: de website die bestelformulieren mailt, de kassa die bonnen mailt, de scanner die pdf's stuurt, de boekhouding die facturen verstuurt. Die versturen namens example.com via een server. Ook die moet je meenemen in SPF (les 4.3).
• Agenda- en contactenmappen in Exchange. Die gaan niet mee met een mailkopie. Die verhuis je apart (module 5).

Het lijstje maakt van een "mailverhuizing" een overzichtelijk project. In de inventaris uit module 3 had je al een regel "e-mail"; nu splits je die regel op.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

Bij WebOké staan de instellingen voor een mailprogramma op één rij in de DirectAdmin-handleiding: IMAP poort 993 met SSL/TLS, SMTP poort 587 met STARTTLS of 465 met SSL/TLS, en als gebruikersnaam het volledige e-mailadres. Als servernaam gebruik je de domeinnaam (als je website ook bij WebOké staat en een geldig certificaat heeft) of de servernaam van je pakket. Bij andere Europese mailaanbieders zijn de poorten hetzelfde; alleen de servernaam verschilt, en sommige aanbieders laten je inloggen met een aparte gebruikersnaam in plaats van het e-mailadres. Kijk altijd in de hulppagina's van je nieuwe aanbieder.

Samenvatting

• Mail wordt verstuurd met SMTP, het MX-record in de DNS bepaalt waar hij aankomt, en je leest hem meestal met IMAP.
• Het MX-record staat in de DNS van je domein: wie de DNS beheert, stuurt de mail.
• Met een eigen domein blijft je e-mailadres gelijk bij een verhuizing; met een gratis adres van een groot bedrijf niet.
• IMAP-mailboxen zijn goed te kopiëren; mail die via POP3 alleen op een pc staat, moet apart mee.
• Aliassen, gedeelde mailboxen, regels, handtekeningen, autoresponders en apparaten die namens je domein mailen gaan niet vanzelf mee. Zet ze vooraf op een lijst.

Quiz

Opdracht

Opdracht A4.1: Waar komt jouw mail nu binnen? Vul je eigen domein in. Het programma zoekt de MX-records op en het IP-adres van de mailserver, en vraagt bij het register van IP-adressen op welke organisatie dat netwerk beheert en in welk land het geregistreerd is. Jij vult vooraf in welke mailaanbieder je denkt te hebben. Daarna zie je of dat klopt.

Opdracht E4.1: Je mail-lijstje. Maak voor je eigen organisatie de lijst uit deze les: mailboxen, aliassen, gedeelde mailboxen en groepen, regels, handtekeningen, autoresponders, doorsturingen, apparaten en programma's die namens je domein mailen, en wie er nog POP3 gebruikt.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• DirectAdmin handleiding 8.7: IMAP of POP3: wat is het verschil?
• DirectAdmin handleiding 8.1: Alle instellingen op een rij: servers, poorten en beveiliging
• Wat is IMAP of POP3 en hoe werkt het?
• Gratis DNS-cursus 4.1: MX-records en prioriteit
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, poort 587), RFC 8314 (TLS voor submission en IMAP, poort 465 en 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)