Rechten en delen opnieuw inrichten

Module 6: Bestanden en documenten · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een nieuwe deelstructuur ontwerpen met een rechtenmatrix, teammappen en veilige openbare links, in plaats van de oude delingen één op één na te bouwen.

Kernbegrippen: eigenaar, gedeelde map, teammap (groepsmap), delen met gebruiker, groep of team, leesrecht, bewerkrecht, openbare link, wachtwoord, vervaldatum, downloadlimiet, delen via e-mail, federatief delen, bestandsaanvraag, rechtenmatrix, eigendom overdragen

Delingen gaan niet mee

Bij bijna elke overstap is dit de grootste verrassing: de bestanden komen mee, de delingen niet. Wie bij Google of Microsoft een map met een collega deelde, een openbare link naar een klant stuurde of een leverancier liet meekijken, moet dat in de nieuwe cloud opnieuw doen. Een migratietool kent de mensen in je nieuwe cloud niet, en een openbare link bij Google heeft een Google-adres dat na de opzegging niet meer werkt.

Dat voelt als extra werk, maar het is ook een kans. Na jaren delen is de oude situatie vaak een wirwar: mappen gedeeld met oud-medewerkers, links zonder wachtwoord die al drie jaar openstaan, en niemand weet nog wie wat mag. Bij Bakkerij De Korrel bleek de map "Personeel", met contracten en loonstroken, nog gedeeld met een stagiair van twee jaar geleden. De overstap is het moment om dat recht te zetten.

Van wie is een map?

In elke cloud is een bestand of map van iemand: de eigenaar. Delen betekent dat de eigenaar anderen toegang geeft. Daar zitten twee gevolgen aan:

1. Vertrekt de eigenaar, dan staat de map op de tocht. Wordt zijn account verwijderd, dan verdwijnen zijn bestanden, ook als honderd collega's ermee werkten. Eerst het eigendom overdragen is dan verplicht.
2. Opslag telt bij de eigenaar. Wat collega's in jouw gedeelde map zetten, gaat van jouw opslag af.

Voor alles wat van de organisatie is en niet van één persoon, gebruik je daarom een teammap (bij andere diensten ook groepsmap, gedeelde drive of projectruimte genoemd). Die is van het team. Mensen komen en gaan, de map blijft.

Ontwerp eerst: de rechtenmatrix

Bouw niet blind na wat er was. Maak eerst een rechtenmatrix: een tabel met de mappen van de organisatie in de rijen, de groepen in de kolommen, en in elk vak wat die groep mag. Werk met groepen of teams, niet met losse namen. Dan hoef je bij een nieuwe collega alleen de groep aan te passen.

De matrix van Bakkerij De Korrel:

Drie regels:

• Zo min mogelijk rechten. Lezen is de standaard; bewerken alleen voor wie het echt nodig heeft. Dat beperkt ook de schade als een account wordt overgenomen of als iemand per ongeluk een map leeghaalt.
• Gevoelige mappen apart. Personeelsdossiers, gezondheidsgegevens en de administratie horen in eigen mappen met een kleine groep.
• Een eigenaar per map. Spreek af wie een map beheert en wie bepaalt wie erbij mag, ook bij een teammap.

Delen binnen en buiten de organisatie

Binnen de nieuwe cloud deel je met een gebruiker, een groep of een team. Je kiest leesrecht of bewerkrecht, en vaak nog details zoals mogen verwijderen of opnieuw delen.

Voor mensen buiten de organisatie zijn er meer smaken:

• Openbare link. Iedereen die de link heeft, kan erbij, ook als de link wordt doorgestuurd. Zet er bij alles wat niet echt openbaar is een wachtwoord op en stuur dat via een ander kanaal (link per mail, wachtwoord per sms of telefoon). Zet een vervaldatum en, als het kan, een downloadlimiet.
• Delen via e-mail. De ontvanger krijgt een persoonlijke link per mail, zonder account. Handig voor een accountant of een klant.
• Bestandsaanvraag (ook bestandsdrop of upload-link). De ander kan alleen bestanden neerzetten, niet zien wat er al staat. Ideaal om een klant stukken te laten aanleveren.
• Federatief delen. Bij Nextcloud en andere diensten die de open standaard Open Cloud Mesh volgen, deel je rechtstreeks met iemand op een andere server, zonder openbare link. De ander ziet de map in zijn eigen cloud.

Een link met "downloaden verbergen" lijkt veilig, maar tegenhouden doet hij niet: kijken kan, en een schermafbeelding maken ook. Vertrouw daar niet op voor geheime stukken.

Externe partijen laten weten dat er iets verandert

Vergeet de mensen buiten de deur niet. Bij Bakkerij De Korrel ging het om de accountant (map met facturen), de drukker (map met ontwerpen) en twee vaste klanten met een bestellijst. Hun oude Google-links werken na de opzegging niet meer.

1. Zoek in je oude dienst alle openbare links en externe delingen. Google Drive en OneDrive hebben daarvoor een overzicht (bij een organisatie ook in het beheerdersdeel).
2. Bepaal per link of hij nog nodig is. Vaak is het antwoord nee.
3. Maak de nodige links opnieuw in de nieuwe cloud, nu met wachtwoord en vervaldatum.
4. Stuur de externe partij de nieuwe link, met een korte uitleg en de datum waarop de oude ophoudt.

Vertrek en overdracht

De rechten blijven alleen goed als je ze bijhoudt. Leg in je uitdienstroutine (les 7.3) vast:

• Persoonlijke mappen die nog nodig zijn: eigendom overdragen naar een opvolger, voordat het account wordt uitgeschakeld.
• Account eerst uitschakelen, pas na controle verwijderen. Een verwijderd account is met al zijn bestanden weg.
• De vertrekker uit alle groepen en teams halen, en zijn openbare links intrekken.

Doe ieder halfjaar een kort rondje: klopt de matrix nog, en welke openbare links staan er nog open?

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In een WebOké Nextcloud deel je vanuit het tabblad Delen in de details van een bestand of map. Daar zoek je een gebruiker, groep of team, of maak je een openbare link met het plusje bij Creëer openbare link. Bij Bewerk link en Geavanceerde instellingen zet je een wachtwoord, een vervaldatum en een downloadlimiet. Teammappen staan in Bestanden links in het menu; een teammap vraag je bij WebOké aan via support, en je koppelt hem aan een team uit de app Teams. Eigendom overdragen doet de eigenaar zelf bij Instellingen, Delen.

Bij andere Nextcloud-aanbieders kan een beheerder vaak zelf groepsmappen maken. Andere Europese clouds noemen het anders (gedeelde ruimte, projectmap), maar de keuzes zijn dezelfde: van wie is de map, wie mag wat, en hoe veilig is de link.

Samenvatting

• Delingen en openbare links gaan bij een overstap niet mee. Bouw ze bewust opnieuw op.
• Maak eerst een rechtenmatrix met groepen en zo min mogelijk rechten.
• Alles van de organisatie hoort in een teammap, niet in de persoonlijke map van één medewerker.
• Openbare links: wachtwoord via een ander kanaal, vervaldatum en zo mogelijk een downloadlimiet.
• Laat externe partijen weten dat hun link verandert, en houd de rechten bij met een vaste uitdienstroutine.

Quiz

Opdracht

Opdracht A6.2: Een veilige deellink controleren. Maak in je nieuwe cloud een openbare testlink naar een onschuldig testbestand, met een wachtwoord en een vervaldatum. Plak de link (niet het wachtwoord). Het programma controleert of de link via https werkt en of het bestand zonder wachtwoord niet te zien of te downloaden is.

Opdracht E6.2: Je rechtenmatrix. Maak de rechtenmatrix voor je eigen organisatie (mappen, groepen, rechten), wijs per map een eigenaar aan en maak een lijst van externe partijen die een nieuwe link moeten krijgen.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• Nextcloud handleiding 5.1: Delen met een gebruiker uit je eigen Nextcloud
• Nextcloud handleiding 5.2: Een openbare link maken: lezen, bewerken, wachtwoord, vervaldatum en downloadlimiet
• Nextcloud handleiding 5.3: Bestanden laten aanleveren: bestandsdrop en bestandsaanvraag
• Nextcloud handleiding 5.5: Teams maken en een map met je hele team delen
• Nextcloud handleiding 5.6: Teammappen: een gezamenlijke map die van het team is
• Nextcloud handleiding 5.7: Delen met iemand op een andere Nextcloud (federatief delen)
• Nextcloud handleiding 5.10: Eigendom overdragen als een collega vertrekt
• Nextcloud handleiding 16.7: Collega vertrekt: bestanden, agenda en gedeelde mappen veilig overnemen