Macro's, sjablonen en compatibiliteit testen

Module 6: Bestanden en documenten · Leestijd: 12 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je met een testset van je eigen documenten vaststellen wat goed werkt in een nieuwe online office, wat je moet aanpassen en wat je beter in een ander programma laat, met speciale aandacht voor VBA-macro's, sjablonen, lettertypen en samenvoegen.

Kernbegrippen: testset, compatibiliteit, VBA-macro (xlsm, docm), JavaScript-macro, eigen functie (#NAME?), invoegtoepassing (add-in), sjabloon (dotx, xltx, potx), huisstijl, inhoudsbesturingselement, formulierveld, afdruk samenvoegen, wijzigingen bijhouden, opmerkingen, functienamen en scheidingsteken

Waarom testen, als de formaten toch open zijn?

In les 6.3 zag je dat docx en odt open standaarden zijn. Dat betekent niet dat elk programma alles uit zo'n bestand even goed doet. Een eenvoudige brief of rekenblad werkt overal. Het gaat mis bij de bijzondere onderdelen: macro's, knoppen, invoegtoepassingen, formuliervelden, ingewikkelde sjablonen en lettertypen die er niet zijn. Die zitten bijna altijd in juist de documenten waar een organisatie op draait: de offertegenerator, het urenformulier, het briefpapier.

Daarom maak je vóór de overstap een testset en loop je die systematisch door. Niet om te bewijzen dat het nieuwe pakket goed is, maar om te weten wat je moet regelen.

Stap 1: kies je testset

Kies 15 tot 25 documenten. Geen willekeurige, maar de documenten die het belangrijkst of het ingewikkeldst zijn:

• de meest gebruikte documenten (vraag het collega's, of kijk in je oude dienst naar "recent");
• alle sjablonen en het briefpapier;
• elk bestand met macro's (extensies xlsm, docm, pptm, en oude xls of doc die macro's kunnen bevatten);
• documenten met formulieren, samenvoegen (brieven uit een adreslijst) of koppelingen naar andere bestanden;
• documenten die je met externe partijen uitwisselt (accountant, opdrachtgever);
• een paar grote of oude bestanden.

Bij Bakkerij De Korrel werden dat er 18, waaronder de offertegenerator (Excel met macro), het briefpapier (Word-sjabloon met huisstijllettertype), de prijslijst, de verlofkaart, de jaarlijkse kerstbrief aan klanten en de beurspresentatie.

Stap 2: test elk document op vaste punten

Open elk document in de nieuwe office en doe wat je er normaal mee doet. Noteer per document:

1. Opent het? En ziet het er hetzelfde uit (opmaak, regelafstand, paginering)?
2. Bewerken en opslaan: wijzig iets, sla op, open opnieuw. Klopt het nog?
3. Terug naar de partner: open het bewerkte bestand in het programma van de ontvanger (bijvoorbeeld Word bij de accountant). Ziet het er daar nog goed uit?
4. Bijzondere onderdelen: werken de knoppen, formules, velden, inhoudsopgave, kop- en voetteksten?
5. Samen bewerken: werken twee mensen er tegelijk zonder problemen in?
6. Afdrukken en pdf: klopt de afdruk?

Macro's: het eerlijke verhaal

Een macro is een stukje programma in een document: een knop die een offerte opmaakt, gegevens kopieert of een lijst sorteert. In Microsoft Office zijn macro's geschreven in VBA (Visual Basic for Applications). Bestanden met macro's hebben een eigen extensie: xlsm, docm en pptm. In het zipbestand zit de code in een onderdeel vbaProject.bin.

De online office-pakketten bij Europese clouds voeren geen VBA uit. Euro-Office en ONLYOFFICE kennen macro's in JavaScript; Collabora en LibreOffice hebben een eigen Basic en Python, en kunnen sommige VBA-code beperkt uitvoeren in het desktopprogramma LibreOffice. In de browser kun je er in de praktijk niet op rekenen. Het bestand opent wel: je ziet alle gegevens en formules, maar de knoppen doen niets.

Wat kun je doen?

Twee valkuilen. Bewaar altijd het origineel: sla je een xlsm op in een ander pakket, dan kan de VBA-code onbruikbaar worden voor Excel. En eigen functies: gebruikte een formule een zelfgemaakte VBA-functie, zoals =BTW(A1), dan geeft die in het nieuwe pakket een foutwaarde zoals #NAME?.

Ook veiligheid speelt mee. Macro's in bestanden van anderen kunnen schadelijk zijn. Een goed pakket vraagt bij het openen of je automatische macro's wilt uitvoeren. Kies alleen ja als je het bestand vertrouwt.

Sjablonen en huisstijl

Een sjabloon (dotx, xltx, potx, of ott bij ODF) is een startdocument: briefpapier, offerte, presentatie in huisstijl. Test drie dingen:

• Lettertype: staat het huisstijllettertype op de server van de online office? Zo niet, dan verschuift de tekst (les 6.3). Vraag de aanbieder of hij het mag installeren, of kies een vrij lettertype dat er dichtbij komt.
• Logo en kop- en voettekst: staan ze goed, ook op de tweede pagina?
• Velden: datum, paginanummers, inhoudsopgave. Laat ze één keer bijwerken.

Maak in de nieuwe cloud een vaste map Sjablonen, met alleen leesrecht voor de meeste mensen, zodat niemand per ongeluk het origineel aanpast.

Formulieren, samenvoegen en bijhouden

• Formuliervelden en inhoudsbesturingselementen (keuzelijsten, aankruisvakjes, datumkiezers in Word) werken niet in elk pakket op dezelfde manier. Test het invullen en het terugsturen.
• Afdruk samenvoegen (brieven uit een adreslijst) werkt in veel online pakketten, maar soms met grenzen, zoals een maximum aantal ontvangers per keer of geen etiketvellen. Test met je echte adreslijst.
• Wijzigingen bijhouden en opmerkingen gaan meestal goed heen en weer. Controleer wel dat namen van auteurs kloppen, en haal ze weg voordat je een document extern verstuurt.
• Invoegtoepassingen (add-ins) uit Microsoft Office, zoals die van een boekhoud- of CRM-pakket, werken niet in een andere office. Kijk of de leverancier van die toepassing een andere koppeling heeft.

Spreadsheets: functienamen en scheidingstekens

Wie Excel in het Nederlands gewend is, typt =SOM(B3:B11) en =ALS(B5>0;"winst";"verlies"), met een puntkomma tussen de onderdelen. Een online office kan ingesteld staan op Engelse namen en komma's (=SUM(...), =IF(...,...)). Het bestand zelf verandert daar niet door: functies worden in het bestand op een vaste manier opgeslagen. Het gaat om wat je typt. Controleer de instelling voor de taal van formules en de regio, en laat collega's weten welke vorm ze gebruiken.

Stap 3: beslis per document

Zet per document een uitkomst in je testset: groen (werkt), oranje (werkt na een aanpassing, schrijf op welke) of rood (werkt niet, kies een oplossing uit de tabel bij macro's). Een paar rode documenten zijn geen reden om niet over te stappen. Ze zijn wel een reden om ze vóór de overstapdatum op te lossen, of bewust één Excel-licentie te houden voor de offertegenerator tot die vervangen is.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In Euro-Office in een WebOké Nextcloud opent een xlsm met alle gegevens, maar zonder werkende VBA-knoppen. Via het tabblad Beeld en Macro's maak je een macro in JavaScript of neem je er een op; bij Aangepaste functies maak je een eigen functie. Bij Bestand, Geavanceerde instellingen staan de taal voor formules en de regio. Afdruk samenvoegen staat op het tabblad Samenwerking. In andere pakketten heten de menu's anders, maar de grenzen zijn vergelijkbaar: VBA werkt in de browser bij geen van de Europese online pakketten volledig.

Samenvatting

• Open standaarden zeggen niets over macro's, add-ins en formulieren: test je eigen documenten.
• Maak een testset van 15 tot 25 belangrijke en ingewikkelde documenten en test ze op vaste punten.
• VBA-macro's werken niet in de online pakketten; kijk eerst of je de macro nog nodig hebt en bewaar altijd het origineel.
• Controleer sjablonen op lettertype, logo en velden, en zet ze in een vaste map met leesrecht.
• Geef elk document groen, oranje of rood, en los de rode op vóór de overstapdatum.

Quiz

Opdracht

Opdracht A6.5: Compatibiliteitsscan van je eigen document. Upload een document dat je belangrijk vindt (bijvoorbeeld een spreadsheet met macro's of je sjabloon). Het programma zoekt naar macro's, externe koppelingen, ingesloten objecten, formuliervelden, bijgehouden wijzigingen en opmerkingen, onbekende functies en lettertypen zonder vervanger, en geeft per punt groen, oranje of rood met advies.

Opdracht E6.5: Je testset. Vul de testset in voor minstens tien van je eigen documenten, met de uitkomst per testpunt en een besluit per document.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• Euro-Office handleiding 15.30: Een Excel-bestand met VBA-macro's: wat nu?
• Euro-Office handleiding 15.2: Formules uit Excel overnemen: Nederlandse functienamen en de puntkomma
• Euro-Office handleiding 15.22: Brieven maken uit een adressenlijst
• Euro-Office handleiding 12.2: Een document opent alleen-lezen
• Euro-Office handleiding 12.3: Lettertypen zien er anders uit
• Euro-Office handleiding 15.24: Opmerkingen en wijzigingen weghalen voordat je een document verstuurt