Chatten en vergaderen

Module 7: Samenwerken, apps en beveiliging · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een Europees alternatief voor chat en videobellen kiezen en de overstap van Teams, Slack of Zoom regelen, inclusief wat je doet met de chatgeschiedenis.

Kernbegrippen: chat, gesprek of kanaal, videovergadering, gast zonder account, lobby (wachtkamer), moderator, transportversleuteling, end-to-end-versleuteling, chatgeschiedenis, bewaarplicht, open standaard (Matrix), zelf hosten

Waarom chat het lastigste onderdeel is

Mail, agenda's en bestanden hebben open standaarden: IMAP, CalDAV, WebDAV. Die kun je kopiëren van de ene aanbieder naar de andere. Bij chat en vergaderen is dat anders. Microsoft Teams, Slack, Zoom en WhatsApp hebben elk hun eigen systeem. Een gesprek uit Teams kun je niet "importeren" in een andere chatapp. Je begint dus opnieuw.

Dat klinkt erger dan het is. Bij Bakkerij De Korrel gaat het om drie dingen: snel iets vragen aan een collega ("zijn de krentenbollen al klaar?"), één keer per week een overleg met de bakkers die thuis werken aan de planning, en af en toe een videogesprek met een klant of leverancier. Dat kun je in elk modern chatprogramma. Het lastige zit in de gewoonten en in de oude berichten.

Wat heb je nodig? Vier vragen

Voordat je een programma kiest, beantwoord je vier vragen:

Europese en open alternatieven

Er zijn grofweg twee soorten oplossingen: chat en bellen als onderdeel van je cloudomgeving, en losse programma's.

Twee dingen vallen op. Zwitserland en het VK zijn geen lid van de EU. Voor beide landen heeft de Europese Commissie wel een adequaatheidsbesluit genomen: gegevens mogen erheen zonder extra maatregelen (les 2.1). En "open source, ontwikkeld door een Amerikaans bedrijf" (Jitsi) betekent iets anders dan "dienst van een Amerikaans bedrijf". Als je Jitsi op een eigen server of bij een Europese aanbieder draait, gaat je gesprek niet langs 8x8. De software is van iedereen; de dienst is van wie de server draait.

Transport, end-to-end en wie de server draait

Bijna alle programma's versleutelen de verbinding tussen jouw apparaat en de server. Dat heet transportversleuteling. Iemand op hetzelfde wifi-netwerk kan dan niet meelezen, maar de server zelf kan dat in principe wel.

Bij end-to-end-versleuteling kunnen alleen de deelnemers het gesprek lezen of horen, ook de beheerder van de server niet. Threema en Wire doen dat standaard. Matrix kan het per gesprek, en in Element staat het voor privégesprekken standaard aan. Bij Nextcloud Talk en Jitsi hangt het af van de versie en de instellingen van de server. Ga er daar van uit dat de beheerder van de server chatberichten kan zien, tenzij je aanbieder schriftelijk iets anders zegt.

Voor een bakkerij die de planning bespreekt is transportversleuteling meestal genoeg, mits de server bij een partij staat die je vertrouwt en die onder Europees recht valt. Bespreek je medische gegevens of vertrouwelijke onderhandelingen, dan weegt end-to-end zwaarder.

Gasten, lobby en moderators

Klanten en leveranciers hebben geen account in jouw omgeving. Daarvoor is een gastlink: iedereen met de link kan via de browser meedoen, zonder iets te installeren. Dat is handig en tegelijk een risico, want een link kan doorgestuurd worden.

Drie gewoonten maken het veilig:

1. Zet een wachtwoord op de link en stuur dat via een ander kanaal, bijvoorbeeld per sms.
2. Gebruik een lobby (wachtkamer): gasten wachten tot een moderator de vergadering opent en ze binnenlaat.
3. Zet de gasttoegang na afloop uit, of maak per vergadering een nieuw gesprek.

Wat doe je met de oude chatgeschiedenis?

De berichten uit Teams, Slack of WhatsApp gaan niet mee. Daarom beslis je vooraf:

• Wat moet bewaard blijven? Afspraken met klanten, besluiten, offertes die in een chat zijn besproken. Die horen eigenlijk niet alleen in een chat te staan. Zet ze in een document of in de mail, voordat je overstapt.
• Wat mag weg? Het meeste: "ben 5 minuten later", foto's van de lunch, losse vragen.
• Hoe bewaar je de rest? Teams en Slack hebben exportfuncties voor beheerders (in Microsoft 365 via eDiscovery, in Slack via de exportfunctie van de werkruimte, afhankelijk van je abonnement). Je krijgt dan bestanden (vaak JSON of HTML) die je als archief bewaart in een map met beperkte toegang. Doorzoekbaar in je nieuwe chatprogramma worden ze niet.
• Hoe lang? Bewaar het archief zo lang als nodig is voor je administratie of je afspraken, en niet langer. Staan er persoonsgegevens in, dan geldt de AVG ook voor het archief.

Zet ook de bestanden die in Teams-kanalen zijn gedeeld apart. Die staan in Microsoft 365 meestal in SharePoint of OneDrive en gaan mee met de bestandsmigratie (les 6.1), niet met de chat.

De overstap zelf

Een chatprogramma werkt pas als iedereen het gebruikt. Half overstappen is het slechtste: dan weet niemand waar een bericht staat. Daarom:

1. Kies één datum waarop het nieuwe programma het enige chatprogramma wordt.
2. Maak vooraf de gesprekken aan die je nodig hebt: een algemeen gesprek, een per team (bij De Korrel: "bakkerij", "winkel", "bezorging") en een voor het weekoverleg.
3. Laat iedereen de app op telefoon en computer installeren vóór die datum (les 7.2).
4. Zet in het oude programma een vastgepind bericht: "Vanaf maandag chatten we in Talk. Hier niet meer reageren."
5. Zet het oude programma na een paar weken op alleen-lezen en stop daarna.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In dit voorbeeld gebruiken we Nextcloud Talk in een WebOké Nextcloud. Talk zit in pakketten met een Office-licentie. Je opent Talk via het pictogram bovenaan. Op de startpagina staan je gesprekken links, met de knop Start vergadering nu maak je meteen een vergadering met een link, en met Apparaten controleren test je camera en microfoon. Gasttoegang zet je per gesprek aan bij Gespreksinstellingen, onder Beheer; daar zet je ook een wachtwoord. De lobby staat onder Vergadering. Gesprekken opnemen en bellen naar gewone telefoonnummers kan in deze omgeving niet.

Bij andere aanbieders van Nextcloud, en bij Matrix-, Jitsi- of BigBlueButton-diensten, werkt het vergelijkbaar: gastlink, wachtwoord, wachtkamer en moderators heten soms anders, maar het idee is hetzelfde.

Samenvatting

• Chatgesprekken gaan niet mee naar een nieuw programma. Zet wat belangrijk is vooraf in een document of mail, exporteer de rest als archief.
• Kies op basis van vier vragen: wie, hoeveel, wat moet bewaard, hoe gevoelig.
• Transportversleuteling beschermt onderweg; end-to-end-versleuteling beschermt ook tegen de server. Wie de server draait, telt mee.
• Veilig met gasten: wachtwoord, lobby, gasttoegang na afloop uit.
• Stap op één vaste datum over, met de apps al geïnstalleerd.

Quiz

Opdracht

Opdracht E7.1: Je chat-overstap voorbereiden. Beantwoord de vier vragen uit deze les voor je eigen organisatie, maak een lijst van de chatgroepen en kanalen die je nu hebt, en bepaal per groep: wat moet bewaard blijven, waar komt het te staan, en welk gesprek in het nieuwe programma vervangt het.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• Nextcloud handleiding 10.1: Wat is Talk en wie heeft het?
• Nextcloud handleiding 10.3: Videobellen en vergaderen: camera, microfoon, achtergrond en hand opsteken
• Nextcloud handleiding 10.5: Gasten uitnodigen via een link (zonder account)
• Nextcloud handleiding 16.22: Gasten in een Talk-vergadering met een wachtkamer (lobby)
• Videobellen in Nextcloud Talk werkt niet: oorzaken en oplossingen
• Matrix-specificatie: https://spec.matrix.org/