Модул 8 · 8.3
Честно сравнение на разходите и управлението
Модул 8: Резервни копия, прекратяване и управление · Време за четене: 10 минути
Учебна цел: След този урок ще можете да сравните честно общите разходи и управлението на старата и новата си среда, без да гледате само цената на потребител, и да определите кой извършва коя задача по управлението.
Основни понятия: общи разходи (TCO), еднократни и повтарящи се разходи, лиценз на потребител, съхранение, разширения, разходи за миграция, обучение, собствено време, управлявана услуга, самостоятелен хостинг, задачи по управлението, кой какво прави (RACI), ценова стабилност, мащабируемост
Грешното сравнение
Първият въпрос, който почти всеки задава: "Колко струва на потребител на месец?" Това число се сравнява с текущия лиценз и толкова. Това е грешното сравнение, по две причини.
Първо, тогава не сравнявате едно и също. Пакетът при един доставчик включва поща, файлове, офис и чат; при друг офисът е отделен лиценз, пощата е в друг пакет, а допълнителното съхранение е по-скъпо. Второ, по този начин пропускате всичко, което не е на фактура: Вашето време и това на колегите Ви, обучението, управлението, самата миграция.
В този урок не използваме цени на реални доставчици. Те се променят, а тук става дума за метода. Сумите попълвате сами, с оферти и ценови листи, които изисквате към момента.
Общи разходи: всичко изброено
Под общи разходи (на английски total cost of ownership, TCO) разбираме всички разходи за определен период, например три години, включително еднократните разходи. Период от три години е удобен, защото тогава еднократните разходи за миграция се претеглят честно.
| Вид | Примери | Еднократен или повтарящ се |
|---|---|---|
| Лицензи и абонаменти | На потребител, на пакет, офис лицензи, чат, пощенски кутии | Повтарящ се |
| Съхранение | Допълнително съхранение над пакета, нарастване на данните Ви на година | Повтарящ се, нарастващ |
| Разширения | Архивиране, допълнителни резервни копия, допълнителна сигурност, разширени функции за управление | Повтарящ се |
| Домейн и DNS | Регистрация, евентуално DNS услуга | Повтарящ се |
| Резервно копие извън услугата | Втора услуга или съхранение, външни дискове (урок 8.1) | Повтарящ се и еднократен |
| Миграция | Помощ от специалист или доставчика, евентуално двойно плащане по време на прехода | Еднократен |
| Двоен период | Стара и нова услуга едновременно по време на прехода, срок за прекратяване | Еднократен |
| Обучение | Обучения, изготвяне на кратки ръководства, часове на колеги | Еднократен, и при нови колеги |
| Собствено време за управление | Часове на месец за потребители, въпроси, актуализации (при самостоятелен хостинг), проверки | Повтарящ се |
| Разходи при напускане на доставчика | Износ, евентуални такси от доставчика (забранени от 12 януари 2027 г. съгласно Акта за данните (Data Act), урок 8.2) | Еднократен, по-късно |
| Устройства и софтуер | Например настолна програма, мениджър на пароли | Повтарящ се или еднократен |
Най-важната клетка се забравя най-често: собственото Ви време. Изчислете го, като умножите броя часове по фиксирана часова ставка, която сами избирате. Дори никой да не го фактурира, то все пак Ви струва нещо.
Изчислителен пример без реални цени
В Bakkerij De Korrel Ruud работи с променливи, така че примерът да е валиден за всеки:
G= брой потребители (12)L= лиценз на потребител на месец, включително офис, където е необходимоO= допълнително съхранение на месецB= външно резервно копие на месецU= часове собствено управление на месец,T= часова ставка, която пекарната използва за собствено времеM= еднократни разходи за миграция (помощ плюс собствени часове xT)D= двоен период: месеци, през които се плаща едновременно за старото и новото, умножени по старите месечни разходиOp= обучение (часове x брой колеги xT)
Общи разходи за 36 месеца:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpТой прави тази сметка два пъти: веднъж за "да остане така", веднъж за "да премине". При "да остане така" M, D и Op са нула, но той все пак включва в сметката обявените от стария доставчик повишения на цените, както и времето, което сега се губи заради споделени пароли и изгубени файлове.
Резултатът не е "най-евтиното печели". Това е число, с което можете да говорите честно: преходът ще струва толкова еднократно, а след това толкова повече или по-малко на месец, в замяна на повече контрол и по-малка зависимост (модул 1). Понякога европейският вариант е по-скъп, понякога по-евтин. И двата резултата са добра причина за съзнателен избор.
Управлявана услуга или самостоятелен хостинг?
При европейски, отворен софтуер (Nextcloud, Matrix, Jitsi) можете и да хоствате самостоятелно: да инсталирате софтуера на собствен сървър или нает сървър. Това изглежда евтино, защото софтуерът е безплатен. Пресметнете честно:
| Управлявана услуга | Самостоятелен хостинг | |
|---|---|---|
| Сървър, съхранение, резервно копие | При доставчика | Уреждате и плащате сами |
| Актуализации и защитни кръпки | Доставчик | Вие, навреме, дори по време на отпуск |
| Прекъсване в 7 часа сутринта | Доставчик | Вие |
| Познания | При доставчика | При Вас, или при онзи сръчен колега |
| Контрол | Висок, ако доставчикът е европейски и имате добър изход | Най-висок |
За организация от дванадесет души без собствени IT познания самостоятелният хостинг обикновено е риск, а не спестяване. Сървър, който месеци наред не получава актуализации, е по-несигурен от добре управлявана услуга. За организация със собствени администратори това може точно да е най-добрият избор.
Разпределение на управлението: кой какво прави?
Дори при управлявана услуга остава работа. Запишете кой какво прави, с просто разпределение: кой изпълнява, кой носи крайната отговорност, с кого се консултира и кой се информира (често наричано RACI, по английските думи).
| Задача | Изпълнение | Крайна отговорност | Колко често |
|---|---|---|---|
| Създаване на нов колега, присвояване на лиценз | Офис мениджър | Собственик | При постъпване |
| Напускащ колега: предаване, деактивиране | Офис мениджър | Собственик | При напускане |
| Проверка кой е администратор и кой има лицензи | Офис мениджър | Собственик | На всяко тримесечие |
| Тест за възстановяване на резервно копие | Офис мениджър | Собственик | Годишно |
| Тест за изход | Офис мениджър | Собственик | Годишно |
| Стартиране на актуализации (ако услугата го оставя на клиента) | Офис мениджър | Собственик | При всяка голяма версия |
| Актуализиране на споразумението за обработване на данни и регистъра | Собственик | Собственик | При промяна, поне веднъж годишно |
| Отговаряне на въпроси на колеги | Посланик (урок 9.1) | Офис мениджър | Непрекъснато |
Задача без име не се случва. Задача с едно име не се случва, когато този човек е болен. Затова при най-важните задачи посочете и заместник.
На какво още да обърнете внимание при сравнението
- Ценова стабилност: колко често и как може да се промени цената, и имате ли тогава право на прекратяване?
- Мащабируемост: какво се случва при 15 или 25 потребители, или при двойно повече съхранение? Преминавате ли тогава в друг пакет?
- Какво наистина е включено: поддръжка на Вашия език, резервни копия, от които можете сами да възстановите нещо, споразумение за обработване на данни, възможности за износ.
- Пробен период: можете ли първо да проведете пилотен тест с няколко колеги (урок 3.3)?
На практика: ето как изглежда при един доставчик
При WebOké Nextcloud има пакети, които се различават по брой потребители и съхранение, офис лицензи на потребител, и възможност за разширяване на съхранението или потребителите в Моят WebOké. Актуализациите, сигурността и системните резервни копия се извършват от WebOké; нова главна версия се стартира от собственика на пакета сам, с един бутон. Управлението на потребителите, лицензите и тестовете за възстановяване остават при клиента. Цените съзнателно не са включени в този курс.
При други доставчици разпределението е различно. Затова попълвайте таблицата "кой какво прави" за всеки доставчик поотделно и я включете в сравнението си.
Обобщение
- Сравнявайте общите разходи за определен период, не само цената на потребител.
- Включете еднократните разходи (миграция, двоен период, обучение) и най-вече собственото си време.
- Самостоятелният хостинг е софтуер без лиценз, но с работа: пресметнете го честно.
- Запишете задачите по управлението с име и заместник.
- Обърнете внимание на ценовата стабилност, мащабируемостта и какво наистина е включено в пакета.
Тест
Задача
Задача E8.3: Шаблон за разходи и разпределение на управлението. Попълнете шаблона за разходи в OPDRACHTEN.md за "да остане така" и "да премине", с суми от оферти или ценови листи, които сами изисквате, за 36 месеца. След това попълнете таблицата "кой какво прави" с имена и заместници.
Задача E8.3: Шаблон за разходи и разпределение на управлението
Попълнете шаблона за разходи два пъти (оставане и преминаване) със суми от собствени оферти или ценови листи, и разпределете управлението.
Вашите отметки и бележки остават само в този браузър; не ги изпращаме никъде. Ако сте влезли, в Моите курсове запазваме само че сте изпълнили задачата.
За допълнително четене
Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работи по сходен начин.
- Nextcloud наръчник 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family или Max: разлики и преминаване
- Nextcloud наръчник 14.4: Повече дисково пространство или потребители, смяна на пакет или прекратяване
- Nextcloud наръчник 14.6: Актуализации на Nextcloud: кога и как
- Nextcloud наръчник 14.7: Права: кой какво управлява във Вашия Nextcloud?
- Кой пакет Nextcloud Ви подхожда и как да надстроите?