Модул 9 · 9.1
Обясняване на прехода на Вашите колеги
Модул 9: Хора и правила · Време за четене: 10 минути
Учебна цел: След този урок ще можете да направите комуникационен план и план за обучение, с които да накарате колегите си да приемат прехода, и ще знаете как да се справяте със съпротива.
Основни понятия: разказ за причината, времева линия, „какво се променя за мен?“, посланици, обучение по роля, лист с подсказки, час за въпроси, често задавани въпроси, обратна връзка, съпротива, достъпност
Техниката е половината, хората са другата половина
Преходът рядко се проваля заради техниката. Той се проваля, когато колегите не знаят защо е необходим, не могат да влязат в системата в деня на смяната, не намират файловете си или тайно продължават да работят в старата услуга. Тогава имате две системи успоредно, файлове се губят и раздразнението нараства.
В Bakkerij De Korrel работят дванадесет души: пекари, които започват в четири сутринта, двама доставчици само с телефон, служител в магазина, който управлява поръчките по имейл, и Sanne, която урежда всичко. Всеки има различни въпроси. Добрият план взема това предвид.
Този урок разглежда хората; уроци 9.2 и 9.3 разглеждат правилата. Това е обяснение, а не правен съвет.
Стъпка 1: разказът за причината
Хората се променят по-лесно, когато разбират защо. Обяснете го с обикновени думи и с няколко изречения. Без правни термини, без паника. За De Korrel:
„Преместваме нашата поща, календар и файлове при европейски доставчик. Там нашите данни и тези на нашите клиенти са под европейски правила и имаме повече контрол сами. За Вас основно се променя къде влизате и как се казват някои приложения. Ще помогнем на всеки по пътя.“
Обърнете внимание какво НЕ присъства: никакво „старата услуга беше лоша“. Колегите са работили с нея с удоволствие години наред. Който критикува старото, получава защитна реакция насреща.
Стъпка 2: какво се променя за мен?
Всеки иска първо да знае какво означава това за него или нея. Направете кратък преглед за всяка група. Лист с подсказки помага: лист A4 с „преди“ и „сега“.
| Преди | Сега | Какво правите |
|---|---|---|
| Поща в приложението на старата услуга | Поща в приложението Mail или Outlook, нови настройки | Добавяне на профил по ръководството, старият профил се премахва едва след смяната |
| Онлайн папки | Файлове в новия облак (например Nextcloud) | Инсталиране на настолно приложение, влизане с двуфакторна идентификация (2FA) |
| Онлайн документи | Онлайн офис в новия облак (например Euro-Office) | Отваряне на файловете както обикновено; макросите не работят (вижте урок 6.5) |
| Чат с екипа | Чат в новия облак (например Talk) | Инсталиране на приложение на телефона; старият чат остава четим до определена дата |
| Календар на маршрутите за доставка | Споделен календар в новия облак | Добавяне на календара на телефона (стъпка по стъпка в листа с подсказки) |
Посочете и какво не се променя. „Вашият имейл адрес остава същият“ е за много хора най-важното успокоение.
Стъпка 3: времева линия с фиксирани моменти
Комуникирайте не еднократно, а на фиксирани моменти. Пример, който съответства на плана за миграция от урок 3.3:
| Кога | Съобщение | Канал |
|---|---|---|
| 4 седмици преди смяната | Разказът за причината, датата, какво се очаква от Вас | Екипна среща и кратък имейл |
| 2 седмици преди | Покана за краткото обучение и листа с подсказки | Имейл и хартия в столовата |
| 1 седмица преди | „Подредете старите си папки, не поставяйте нищо ново в старата услуга след петък“ | Имейл, чат |
| Денят преди | „Утре влизате ето така“, с данните за вход по сигурен канал | Лично или по телефона |
| Денят на смяната | Някой е на разположение за въпроси (час за въпроси) | На работното място |
| 1 седмица след това | „Какво още не работи?“ | Кратка обиколка или формуляр |
| 4 седмици след това | „Старата услуга се затваря на [дата]“ | Имейл |
Добър навик: никога не изпращайте паролите и потребителските имена в едно и също съобщение. И предупредете всички, че доставчикът никога не пита за парола или код. Преходът е хубав момент за измамници да изпратят фалшиви съобщения (ето затова „Вашият нов профил: влезте тук“).
Стъпка 4: посланици и обучение по роля
Намерете един или двама посланици: колеги, които харесват идеята, участват първи в пилотния проект (урок 3.3) и после помагат на останалите. Въпрос към колега е по-лесен от въпрос към шефа.
Обучавайте по роля, кратко и практично:
- Всеки (20 минути): влизане с двуфакторна идентификация (2FA), намиране на файловете си, споделяне на файл, поща и календар на телефона.
- Хора с много документи (30 минути): съвместно редактиране, връщане на версии, шрифтове и формати (уроци 6.3 и 6.4).
- Администратори (един час или повече): създаване на потребители, лицензи, резервни копия, какво да се направи при напускане на служител (уроци 7.3 и 8.1).
Нека хората сами извършват действията по време на обучението, на собствения си телефон. Който веднъж сам е добавил календара, може да го направи и после.
Помислете за достъпност: едри букви на листа с подсказки, кратко видео вместо дълъг текст, и помощ за колеги, които са по-малко дигитално уверени или говорят езика по-слабо.
Стъпка 5: вземайте съпротивата сериозно
Съпротивата е нормална и често оправдана. Изслушайте какво стои зад нея:
| Какво чувате | Какво често стои зад него | Какво помага |
|---|---|---|
| „Нали работеше добре?“ | Навик, не е изпитан проблем | Разказът за причината, без да се критикува старото |
| „Нямам време за това“ | Натоварване | Кратко обучение, в спокоен момент, и човек, който помага |
| „Моите макроси вече не работят“ | Реален проблем | Да се вземе сериозно: решаване или договаряне на изключение (урок 6.5) |
| „Страхувам се, че ще загубя неща“ | Несигурност | Показване, че всичко е копирано, и как се връща стара версия |
| „Това европейско нещо сигурно е по-лошо“ | Представа, липса на опит | Показване; посланик, който го използва с ентусиазъм |
Реален проблем (например макрос, който създава списъка с поръчки) не е съпротива, а информация. Разрешете го, преди да продължите.
Стъпка 6: обратна връзка и завършване
Водете списък с въпроси, които се повтарят често, и направете от тях кратък списък с често задавани въпроси. Попитайте след седмица и след месец какво все още не върви добре. Отпразнувайте и успеха: преходът е постижение на целия екип.
На практика: така изглежда при даден доставчик
Повечето доставчици имат ръководство, което можете да използвате за своя лист с подсказки. При WebOké например ръководството за Nextcloud съдържа статия „Бърз старт: петте неща, които правите на първия ден“, а ръководството за Euro-Office съдържа статия за това какво се променя за потребителите при прехода от старото Nextcloud Office. При други доставчици потърсете страница „начало на работа“ или „quick start“. Направете връзка към нея, вместо да пишете всичко сами.
Обобщение
- Преходът успява или се проваля заради хората: обяснете защо, какво се променя за тях и какво не.
- Направете лист с подсказки „преди и сега“ и времева линия с фиксирани моменти за съобщения.
- Работете с посланици и кратки обучения по роля, в които хората сами извършват действията.
- Вземайте съпротивата сериозно; реалният проблем е информация, не противодействие.
- Предупредете за фалшиви съобщения по време на прехода и никога не изпращайте паролите заедно с потребителското име.
Тест
Задача
Задача E9.1: Вашият комуникационен план. Направете за собствената си организация разказ за причината от най-много пет изречения, лист с подсказки с поне пет реда „преди и сега“, времева линия с поне пет момента за съобщения, и посочете един или двама посланици.
Задача E9.1: Вашият комуникационен план
Напишете разказа за причината (защо), създайте помощната бележка и времевата линия и посочете посланици.
Вашите отметки и бележки остават само в този браузър; не ги изпращаме никъде. Ако сте влезли, в Моите курсове запазваме само че сте изпълнили задачата.
Допълнително четене
Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици процесът е подобен.
- Nextcloud наръчник 2.6: Бърз старт: петте неща, които правите през първия ден
- Ръководство за Euro-Office 1.3: Euro-Office или старият Nextcloud Office: какво се променя за Вас?
- Ръководство за Euro-Office 13.2: Преминаването към Euro-Office
- Nextcloud наръчник 14.2: Създаване, редактиране, изключване и изтриване на потребители