Макроси, шаблони и тестване на съвместимостта

Модул 6: Файлове и документи · Време за четене: 12 минути

Учебна цел: След този урок ще можете с тестов набор от собствените си документи да установите какво работи добре в нов онлайн офис, какво трябва да коригирате и какво е по-добре да оставите в друга програма, с особено внимание към VBA макросите, шаблоните, шрифтовете и обединяването на писма.

Основни понятия: тестов набор, съвместимост, VBA макрос (xlsm, docm), JavaScript макрос, собствена функция (#NAME?), добавка (add-in), шаблон (dotx, xltx, potx), фирмен стил, елемент за управление на съдържанието, поле на формуляр, обединяване на писма, проследяване на промените, коментари, имена на функции и разделителен знак

Защо да тестваме, след като форматите все пак са отворени?

В урок 6.3 видяхте, че docx и odt са отворени стандарти. Това не означава, че всяка програма обработва еднакво добре всички части от такъв файл. Обикновено писмо или работен лист работят навсякъде. Проблемите възникват при специалните елементи: макроси, бутони, добавки, полета на формуляри, сложни шаблони и шрифтове, които липсват. Те почти винаги се намират именно в документите, на които се крепи дадена организация: генераторът на оферти, формулярът за работни часове, бланката за писма.

Затова преди преминаването създавате тестов набор и го преглеждате систематично. Не за да докажете, че новият пакет е добър, а за да знаете какво трябва да уредите.

Стъпка 1: изберете своя тестов набор

Изберете от 15 до 25 документа. Не произволни, а най-важните или най-сложните документи:

• най-често използваните документи (попитайте колегите или погледнете в старата си услуга под „скорошни“);
• всички шаблони и бланката за писма;
• всеки файл с макроси (разширения xlsm, docm, pptm, както и стари xls или doc, които могат да съдържат макроси);
• документи с формуляри, обединяване на писма (писма от списък с адреси) или връзки към други файлове;
• документи, които обменяте с външни страни (счетоводител, възложител);
• няколко големи или стари файла.

За Пекарна „Зърно“ това се оказаха 18 документа, сред които генераторът на оферти (Excel с макрос), бланката за писма (шаблон на Word с фирмения шрифт), ценовата листа, картата за отпуски, годишното коледно писмо до клиентите и презентацията за изложение.

Стъпка 2: тествайте всеки документ по фиксирани точки

Отворете всеки документ в новия офис и направете с него това, което обичайно правите. Отбележете за всеки документ:

1. Отваря ли се? И изглежда ли по същия начин (форматиране, разстояние между редовете, номерация на страниците)?
2. Редактиране и запазване: променете нещо, запазете, отворете отново. Правилно ли е всичко?
3. Обратно към партньора: отворете редактирания файл в програмата на получателя (например Word при счетоводителя). Изглежда ли добре там?
4. Специални елементи: работят ли бутоните, формулите, полетата, съдържанието, горните и долните колонтитули?
5. Съвместно редактиране: могат ли двама души да работят едновременно без проблеми?
6. Печат и pdf: правилен ли е разпечатаният резултат?

Макросите: истината без разкрасяване

Макросът е малка програма в документ: бутон, който оформя оферта, копира данни или сортира списък. В Microsoft Office макросите са написани на VBA (Visual Basic for Applications). Файловете с макроси имат собствено разширение: xlsm, docm и pptm. В zip архива кодът се намира в компонент vbaProject.bin.

Онлайн офис пакетите при европейските облаци не изпълняват VBA. Euro-Office и ONLYOFFICE поддържат макроси на JavaScript; Collabora и LibreOffice имат собствен Basic и Python и могат в ограничена степен да изпълняват част от VBA кода в настолната програма LibreOffice. В браузъра на практика не можете да разчитате на това. Файлът все пак се отваря: виждате всички данни и формули, но бутоните не правят нищо.

Какво можете да направите?

Два капана. Винаги запазвайте оригинала: ако запазите xlsm в друг пакет, VBA кодът може да стане неизползваем за Excel. И собствени функции: ако дадена формула използва саморъчно създадена VBA функция, например =BTW(A1), то в новия пакет тя дава стойност за грешка като #NAME?.

Важна е и сигурността. Макросите в чужди файлове могат да бъдат вредни. Добрият пакет пита при отваряне дали искате да изпълните автоматичните макроси. Изберете „да“ само ако имате доверие на файла.

Шаблони и фирмен стил

Шаблонът (dotx, xltx, potx, или ott при ODF) е начален документ: бланка за писма, оферта, презентация във фирмен стил. Тествайте три неща:

• Шрифт: наличен ли е фирменият шрифт на сървъра на онлайн офиса? Ако не, текстът се измества (урок 6.3). Попитайте доставчика дали може да го инсталира, или изберете свободен шрифт, близък до него.
• Лого и горен/долен колонтитул: изглеждат ли правилно, включително на втората страница?
• Полета: дата, номера на страници, съдържание. Обновете ги веднъж.

Създайте в новия облак постоянна папка Шаблони, с права само за четене за повечето хора, така че никой да не променя оригинала по невнимание.

Формуляри, обединяване и проследяване

• Полета на формуляри и елементи за управление на съдържанието (падащи списъци, отметки, избор на дата в Word) не работят по един и същ начин във всеки пакет. Тествайте попълването и връщането им.
• Обединяването на писма (писма от списък с адреси) работи в много онлайн пакети, но понякога с ограничения, например максимален брой получатели наведнъж или липса на листове с етикети. Тествайте с реалния си списък с адреси.
• Проследяването на промените и коментарите обикновено минават добре напред-назад. Проверете обаче дали имената на авторите са правилни, и ги премахнете, преди да изпратите документ навън.
• Добавките (add-ins) от Microsoft Office, като тези от счетоводен или CRM пакет, не работят в друг офис. Проверете дали доставчикът на съответното приложение предлага друг вид свързване.

Електронни таблици: имена на функции и разделителни знаци

Който е свикнал с Excel на български, пише =SUM(B3:B11) и =IF(B5>0;"печалба";"загуба"), с точка и запетая между елементите. Онлайн офисът може да е настроен на английски имена и запетаи (=SUM(...), =IF(...,...)). Самият файл не се променя от това: функциите се съхраняват във файла по фиксиран начин. Значение има това, което въвеждате. Проверете настройката за езика на формулите и региона и уведомете колегите коя форма използват.

Стъпка 3: вземете решение за всеки документ

Поставете за всеки документ резултат в тестовия си набор: зелено (работи), оранжево (работи след промяна, запишете каква) или червено (не работи, изберете решение от таблицата при макросите). Няколко червени документа не са причина да не преминете. Те обаче са причина да ги решите преди датата на преминаване или съзнателно да запазите един лиценз за Excel за генератора на оферти, докато той бъде заменен.

На практика: така изглежда при един доставчик

В Euro-Office в WebOké Nextcloud файл xlsm се отваря с всички данни, но без работещи VBA бутони. Чрез раздела Изглед и Макроси създавате макрос на JavaScript или записвате такъв; при Персонализирани функции създавате собствена функция. В Файл, Допълнителни настройки се намират езикът за формулите и регионът. Обединяването на писма се намира в раздела Сътрудничество. В другите пакети менютата се наричат различно, но ограниченията са сходни: VBA не работи напълно в браузъра при нито един от европейските онлайн пакети.

Обобщение

• Отворените стандарти не казват нищо за макроси, добавки и формуляри: тествайте собствените си документи.
• Създайте тестов набор от 15 до 25 важни и сложни документа и ги тествайте по фиксирани точки.
• VBA макросите не работят в онлайн пакетите; първо проверете дали макросът все още е необходим и винаги запазвайте оригинала.
• Проверете шаблоните за шрифт, лого и полета, и ги поставете в постоянна папка с права само за четене.
• Дайте на всеки документ зелено, оранжево или червено, и решете червените преди датата на преминаване.

Тест

Задача

Задача A6.5: Сканиране на съвместимостта на собствен документ. Качете документ, който смятате за важен (например електронна таблица с макроси или Вашия шаблон). Програмата търси за макроси, външни връзки, вградени обекти, полета на формуляри, проследени промени и коментари, непознати функции и шрифтове без заместител, и дава за всяка точка зелено, оранжево или червено с препоръка.

Задача E6.5: Вашият тестов набор. Попълнете тестовия набор за поне десет от собствените си документи, с резултата за всяка тестова точка и решение за всеки документ.

Още за четене

Стъпките в тези статии важат за услугите на WebOké; при други доставчици работата е сходна.

• Ръководство за Euro-Office 15.30: Файл на Excel с VBA макроси: какво сега?
• Ръководство за Euro-Office 15.2: Пренасяне на формули от Excel: имена на функции и точка и запетая
• Ръководство за Euro-Office 15.22: Създаване на писма от списък с адреси
• Ръководство за Euro-Office 12.2: Документ се отваря само за четене
• Ръководство за Euro-Office 12.3: Шрифтовете изглеждат различно
• Ръководство за Euro-Office 15.24: Премахване на коментари и промени преди изпращане на документ
• Преминаване от Microsoft Office 2.2: Съвместимост с Word, Excel и PowerPoint: какво може да се обърка
• Преминаване от Microsoft Office 2.5: Макроси от Word и Excel (VBA): какво още работи?
• Преминаване от Microsoft Office 3.9: Създаване на шаблон за Вашата фирмена бланка