Copiar caixas de correio com IMAP

Módulo 4: Mudar de correio eletrónico · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá copiar uma caixa de correio do Google ou da Microsoft para uma caixa de correio europeia, saberá por que motivo precisa de OAuth ou de uma palavra-passe de aplicação para o fazer, e conseguirá calcular quanto tempo demora e o que não é transferido.

Conceitos-chave: migração IMAP, copiar (não mover), imapsync, OAuth 2.0, autenticação básica, palavra-passe de aplicação, etiquetas do Gmail, sincronização repetida (delta), mbox, ficheiro pst

Copiar, não mover

Uma migração de correio eletrónico por IMAP funciona como um mudancista que trabalha com duas chaves: uma da sua caixa de correio antiga e outra da nova. Ele inicia sessão em ambas, percorre a sua caixa de correio antiga pasta a pasta e coloca cada mensagem na mesma pasta da sua nova caixa de correio. Na sua caixa de correio antiga nada se altera.

Isso tem duas grandes vantagens:

• Nada se perde. Se algo correr mal, tudo continua no fornecedor antigo.
• Pode repeti-la. Um bom programa de migração reconhece as mensagens que já foram copiadas e ignora-as. Se voltar a executar a cópia um dia depois, apenas as mensagens novas são adicionadas. A isto chama-se uma sincronização delta, e precisa dela durante o período de transição (lição 4.4).

O programa mais conhecido para isto é o imapsync, de código aberto e utilizado por muitos fornecedores por trás da sua própria ferramenta de migração. Não precisa de o instalar você mesmo: a maioria dos fornecedores de correio eletrónico tem uma ferramenta de migração no seu painel que faz isso por si.

O que trata com antecedência

1. Crie as novas caixas de correio, com os mesmos endereços de agora. Para a Bakkerij De Korrel são doze caixas de correio pessoais, mais info@ e bestellingen@.
2. Verifique o armazenamento. Veja qual o tamanho de cada caixa de correio antiga (módulo 3, lição 3.2) e certifique-se de que a nova caixa de correio tem, no mínimo, o mesmo tamanho, com alguma folga adicional. Se a nova caixa de correio ficar cheia, a cópia para.
3. Faça limpeza. O que não quer guardar, não precisa de migrar. Eliminar uma pasta com dez anos de newsletters poupa horas.
4. Trate do acesso à caixa de correio antiga. É aqui, com o Google e a Microsoft, que está a parte mais difícil, veja abaixo.
5. Procure o nome do servidor IMAP antigo. No Gmail é imap.gmail.com, no Microsoft 365 e no Outlook.com é outlook.office365.com. As ferramentas de migração preenchem isto automaticamente para fornecedores conhecidos.

Iniciar sessão no Google e na Microsoft: por que motivo a sua palavra-passe já não funciona

Antigamente, uma ferramenta de migração iniciava sessão simplesmente com o seu endereço de e-mail e a sua palavra-passe. A isto chama-se autenticação básica. Como as palavras-passe fogem com frequência, os grandes fornecedores fecharam essa porta.

A Microsoft desativou a autenticação básica para IMAP e POP no Exchange Online (Microsoft 365) a partir de outubro de 2022, e para as contas pessoais do Outlook.com em setembro de 2024. Uma ferramenta de migração tem, por isso, de iniciar sessão através de OAuth 2.0: você próprio inicia sessão numa página da Microsoft, dá autorização à ferramenta, e a ferramenta recebe uma chave temporária (um token) em vez da sua palavra-passe. A sua palavra-passe nunca chega à ferramenta.

Num ambiente empresarial do Microsoft 365, o administrador pode ter definido que os utilizadores não podem dar autorização a aplicações externas por si mesmos. Nesse caso, o administrador tem de aprovar primeiro a ferramenta de migração no centro de administração. Planeie isso com antecedência, porque é frequentemente a pessoa que está de férias nessa altura.

O Google também deixou de aceitar, desde 30 de setembro de 2024, palavras-passe comuns para IMAP no Google Workspace (para contas Gmail pessoais isso já se aplicava anteriormente). Se a ferramenta de migração não conseguir usar OAuth com o Google, utiliza uma palavra-passe de aplicação: uma palavra-passe separada de 16 carateres que serve apenas para essa ligação específica. Só é possível criar uma palavra-passe de aplicação se a autenticação de dois fatores estiver ativada na conta Google. No Google Workspace, o administrador também pode ter desativado as palavras-passe de aplicação.

Após a migração, revogue a palavra-passe de aplicação, ou revogue a autorização dada à ferramenta de migração. Não deixe portas abertas.

As etiquetas do Gmail tornam-se pastas

O Gmail não tem pastas mas sim etiquetas. Uma mensagem pode ter várias etiquetas. Através do IMAP, o Gmail apresenta cada etiqueta como uma pasta, além de algumas pastas especiais como [Gmail]/Todas as mensagens (ou [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Enviados e [Gmail]/Spam.

O resultado numa cópia:

• Uma mensagem com duas etiquetas fica, após a migração, em duas pastas, como duas cópias. A sua caixa de correio pode, por isso, ficar maior do que no Gmail.
• A pasta Todas as mensagens contém tudo mais uma vez. As boas ferramentas de migração ignoram-na ou copiam apenas o que não está em mais nenhum sítio. Verifique, no passo de controlo, quais as pastas que são transferidas.
• O correio arquivado (sem etiqueta) só está em Todas as mensagens. Se ignorar essa pasta por completo, perde essas mensagens. A forma mais fácil é atribuir previamente, no Gmail, uma etiqueta "Arquivo" ao correio arquivado.

O Microsoft 365 tem pastas normais, mas também pastas que não são correio: Agenda, Contactos, Tarefas, Notas. Por vezes vê-as através do IMAP como pastas vazias ou estranhas. As ferramentas de migração geralmente ignoram-nas. O conteúdo é migrado separadamente (módulo 5).

Quanto tempo demora?

Depende sobretudo do número de mensagens e do tamanho dos anexos, e da rapidez com que o fornecedor antigo permite a recolha. O Google e a Microsoft travam grandes volumes de tráfego IMAP. Uma caixa de correio pequena fica pronta em minutos, uma caixa de correio de dezenas de gigabytes pode demorar um dia ou mais. Por isso, inicie a primeira cópia bem antes da mudança, enquanto todos continuam a trabalhar normalmente na caixa de correio antiga.

Para a Bakkerij De Korrel isto significa: segunda-feira a primeira cópia de todas as caixas de correio, quarta-feira à noite a mudança de DNS (lição 4.3), quinta-feira e uma semana depois ainda uma cópia delta.

Quando o IMAP não funciona

Por vezes o IMAP não funciona, por exemplo porque o administrador do ambiente antigo não dá autorização ou já saiu. Nesse caso há duas alternativas:

• Uma exportação. O Outlook clássico pode exportar uma caixa de correio como ficheiro pst. O Google Takeout fornece o seu correio como ficheiro mbox. Esse ficheiro importa-o depois com um programa de correio eletrónico como o Thunderbird (que tem uma função de importação) para a sua nova caixa de correio IMAP, ou o seu fornecedor ajuda-o com isso. Isto dá mais trabalho e é menos limpo: a estrutura de pastas e o estado lido/não lido nem sempre são transferidos corretamente.
• Através do seu programa de correio eletrónico. Coloque a conta antiga e a nova lado a lado num programa de correio eletrónico e arraste as pastas. Perfeitamente adequado para uma caixa de correio pequena, pouco prático para doze colaboradores.

Uma exportação também é aconselhável como cópia de segurança pouco antes de cancelar a subscrição antiga (lição 4.4 e módulo 8).

Na prática: é assim que funciona num fornecedor

N'O meu WebOké, a ferramenta de migração chama-se Migração de e-mail (em Os meus produtos). Tem cinco passos: Origem, Destino, Verificação, Migrar e Concluído. Em Origem escolhe o fornecedor antigo. Se escolher Outlook, Hotmail ou Live, ou se indicar como servidor outlook.office365.com, aparece o botão Iniciar sessão com a Microsoft: recebe um código, inicia sessão na Microsoft e aceita. Se escolher Gmail, a ferramenta pede uma palavra-passe de aplicação e inclui uma ligação para a página correta do Google. Em Verificação, vê quantas mensagens e pastas foram encontradas, e quais as pastas que não são transferidas por serem pastas de agenda ou de contactos. A migração continua a decorrer no servidor mesmo que feche a página, e uma migração repetida ignora as mensagens que já existem. No DirectAdmin existe ainda a Migração IMAPSync, que funciona apenas com palavra-passe e, por isso, não com o início de sessão da Microsoft.

Outros fornecedores europeus têm ferramentas de migração semelhantes, por vezes com nomes como "importar correio" ou "importação IMAP". Em qualquer ferramenta, preste atenção a três aspetos: se consegue usar OAuth com a Microsoft e o Google, se pode ser executada repetidamente sem duplicar, e se mostra o que não é transferido.

Resumo

• Uma migração IMAP copia; a sua caixa de correio antiga permanece inalterada, e pode repetir a cópia sem duplicar.
• A Microsoft já não aceita palavras-passe para IMAP: inicie sessão com OAuth, eventualmente após aprovação do administrador. No Google utiliza OAuth ou uma palavra-passe de aplicação (com autenticação de dois fatores).
• As etiquetas do Gmail tornam-se pastas; uma mensagem com duas etiquetas fica duplicada após a cópia, e o correio arquivado só está em Todas as mensagens.
• Inicie a primeira cópia bem antes da mudança de DNS; as caixas de correio grandes podem demorar um dia.
• Se o IMAP não funcionar, uma exportação pst ou mbox é a alternativa. No final, revogue as palavras-passe de aplicação e as autorizações.

Quiz

Exercício

Exercício A4.2: Verifique os servidores do seu novo fornecedor. Introduza o nome do servidor IMAP e SMTP que o seu novo (ou pretendido) fornecedor de correio eletrónico indica. O programa verifica se o IMAP na porta 993 e o SMTP na porta 587 ou 465 estão acessíveis, se o certificado é válido para esse nome e ainda não está prestes a expirar, e se o seu domínio tem registos que permitem que os programas de correio eletrónico encontrem as definições automaticamente.

Exercício E4.2: Mudança de teste de uma caixa de correio. Migre uma caixa de correio (a sua própria, ou uma caixa de correio de teste) com uma ferramenta de migração. Anote o método de início de sessão, o número de mensagens e pastas antes e depois, quais as pastas que não foram transferidas, e quanto tempo demorou. No final, revogue a palavra-passe de aplicação ou a autorização.

Para saber mais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; noutros fornecedores o funcionamento é semelhante.

• Manual do WebOké 7.2: Migração de e-mail para o WebOké (também a partir do Microsoft 365)
• Manual DirectAdmin 10.1: Migrar o seu e-mail: as opções possíveis
• Manual DirectAdmin 10.2: Migração IMAPSync no DirectAdmin
• Manual DirectAdmin 10.3: Migração de e-mail através do O meu WebOké
• Migrar o e-mail para a WebOké com a ferramenta de migração de e-mail
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Ajuda do Google Workspace: Less secure apps e palavras-passe de aplicação; Ajuda do Gmail: IMAP e etiquetas
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/