Módulo 5 · 5.3

Importar e sincronizar em todos os seus dispositivos

Módulo 5: Agenda e contactos · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá importar agendas e contactos sem duplicados, sincronizá-los no iPhone, Android, Mac, Windows e no Outlook, e desativar corretamente a sincronização antiga.

Conceitos-chave: importar, agenda ou livro de endereços vazio, duplicados, juntar, subscrever (só de leitura), conta iOS (CalDAV e CardDAV), DAVx5, Thunderbird, CalDav Synchronizer, agenda predefinida, desativar a sincronização antiga

A ordem que evita duplicados

O problema mais frequentemente referido após uma mudança não é que falte algo, mas sim que tudo fica duplicado. Isso deve-se quase sempre à ordem seguida. Mantenha esta sequência:

Importe primeiro, no ambiente web do seu novo serviço.
Verifique se as quantidades estão corretas (lição 5.2).
Só depois configure os dispositivos.
Desative a sincronização antiga em cada dispositivo assim que a nova funcionar.

Se inverter esta ordem, acontece o seguinte: o seu telefone ainda tem todos os contactos do Google, adiciona a nova conta CardDAV, o telefone carrega os "seus" contactos para o novo livro de endereços e, depois, ainda importa o ficheiro vcf. O resultado é que cada pessoa fica registada duas ou três vezes.

Importar para uma agenda ou um livro de endereços vazio

Importe um ficheiro uma única vez, de preferência para uma agenda nova e vazia ou um livro de endereços novo e vazio. Dê-lhes um nome reconhecível, por exemplo, "Trabalho (do Google)". Se algo correr mal, basta eliminar essa agenda ou esse livro de endereços e recomeçar, sem afetar os restantes dados.

Se tiver dúvidas sobre se uma importação foi bem-sucedida, verifique primeiro a lista antes de tentar novamente. Uma segunda importação do mesmo ficheiro cria duplicados na maioria dos serviços; só se os compromissos tiverem o mesmo UID e forem colocados na mesma agenda é que o servidor os reconhece.

No caso da padaria, isto significa que cada pessoa importa a sua própria agenda para uma agenda própria chamada "Pessoal", e o administrador configura a agenda partilhada "Horário de entregas" uma única vez e partilha-a com a equipa.

Ainda há duplicados?

Alguns poucos: junte-os dois a dois no livro de endereços.
Tudo duplicado: crie um livro de endereços novo e vazio, importe o ficheiro original uma única vez e elimine o livro de endereços duplicado.
Com um Mac ou iPhone: a aplicação Contactos pode detetar duplicados automaticamente e propor a sua junção; o resultado é enviado de volta para o servidor através de CardDAV.

Faça sempre primeiro uma transferência (download) do livro de endereços (vcf) antes de proceder à limpeza.

Subscrever em vez de importar

Nem todas as agendas precisam de ser transferidas. As férias escolares, os jogos do clube desportivo ou os feriados são agendas de outra pessoa que apenas pretende consultar. A essas deve subscrever-se através de uma ligação (um endereço ics). Uma subscrição é só de leitura e atualiza-se automaticamente. Se importar uma agenda deste tipo, obtém uma cópia que deixa de ser atualizada.

O inverso também é possível: se quiser mostrar uma agenda do seu novo serviço num programa que não reconhece CalDAV, como o Outlook na web, crie uma ligação de subscrição. Tenha atenção: qualquer pessoa que tenha essa ligação pode ver a agenda. Utilize isto apenas para uma agenda sem dados privados.

Configurar por dispositivo

Para cada dispositivo precisa do endereço do servidor, do seu nome de utilizador e de uma palavra-passe de aplicação (lição 5.1). Crie uma palavra-passe de aplicação própria para cada dispositivo.

Dispositivo ou programa	Como fazer	Atenção
iPhone e iPad	Definições, Calendário (ou Apps, Calendário), Contas, Outro: conta CalDAV; e em Contactos uma conta CardDAV	duas contas: uma para o calendário, outra para os contactos; depois escolha a sua nova agenda como agenda predefinida
Android	a aplicação DAVx5 (na Google Play e na F-Droid); esta coloca as agendas e os contactos nas aplicações normais do seu telefone	retire o DAVx5 da otimização de bateria, caso contrário a sincronização para
Mac	Definições do Sistema, Contas da Internet, Outra conta: CalDAV e CardDAV
Thunderbird	Calendário: nova agenda na rede; Livro de endereços: livro de endereços CardDAV	o Thunderbird frequentemente encontra as agendas automaticamente através do endereço do servidor
Outlook clássico para Windows	o suplemento gratuito CalDav Synchronizer, para uma nova pasta de agenda vazia	não funciona no novo Outlook, no Outlook na web ou no Outlook para Mac; nesses casos apenas uma ligação de subscrição (só de leitura)

A agenda predefinida

Um erro comum: a nova agenda está configurada, mas os novos compromissos que cria no seu telefone aparecem no iCloud, em "No meu iPhone" ou na sua antiga agenda do Google. Isto deve-se à agenda predefinida do seu telefone. Defina-a para a agenda do seu novo serviço. O mesmo se aplica à conta predefinida para novos contactos.

Desativar a sincronização antiga

Quando a nova sincronização funcionar num dispositivo, desative a antiga:

iPhone: em Definições, Calendário, Contas, abra a conta Google ou Exchange e desative Calendários e Contactos (ou elimine a conta se já não for necessária para o correio eletrónico).
Android: nas definições da conta, desative a sincronização da agenda e dos contactos da conta Google. Atenção: a própria conta Google é frequentemente necessária no Android para a Play Store. Desative apenas a sincronização da agenda e dos contactos.
Outlook: só elimine a conta Microsoft 365 depois de o correio também ter sido transferido (módulo 4).

Faça isto dispositivo a dispositivo, e assinale-o na sua lista. Com doze colaboradores, cada um com um telefone e um portátil, isso são 24 dispositivos.

Reconfigurar a partilha e a colaboração

As agendas partilhadas não são transferidas automaticamente. Reconfigure-as após a importação:

partilhe as agendas conjuntas com os colegas ou grupo adequados, com permissões de edição ou apenas de leitura;
torne consciente e separadamente públicas as agendas que devam ser visíveis fora da organização (uma agenda de horários de abertura ou de marcações);
combine quem envia convites para compromissos conjuntos, de modo a não haver dois organizadores.

Na prática: assim funciona num fornecedor

Num Nextcloud WebOké, importa uma agenda na aplicação Calendário, em baixo à esquerda em Configurações do calendário, com Importar calendário: escolhe o ficheiro ics e a agenda para onde devem ir os compromissos. Os contactos importam-se na aplicação Contactos, em Definições dos contactos. No iPhone, adiciona uma conta CalDAV e uma conta CardDAV; se o iPhone indicar que não consegue verificar a conta, introduza o endereço completo indicado em Configurações do calendário, em Endereço do Servidor para iOS e macOS. No Android, inicia sessão no DAVx5 através do ecrã de início de sessão do seu Nextcloud, após o que o DAVx5 cria automaticamente uma palavra-passe de aplicação. Para o Outlook clássico, utilize o CalDav Synchronizer. Outros serviços CalDAV funcionam da mesma forma nos mesmos dispositivos; apenas o endereço do servidor é diferente.

Resumo

Primeiro importar e verificar, depois configurar os dispositivos e só depois desativar a sincronização antiga: assim evita duplicados.
Importe cada ficheiro uma única vez, para uma agenda nova e vazia ou um livro de endereços novo e vazio.
Subscreva as agendas de outras pessoas em vez de as importar.
O iPhone e o Mac conseguem lidar com CalDAV e CardDAV nativamente; o Android precisa do DAVx5; o Outlook clássico precisa do suplemento CalDav Synchronizer.
Defina a agenda predefinida para o seu novo serviço e reconfigure as agendas partilhadas.

Quiz

Exercício

Exercício E5.3: Um dispositivo completamente convertido. Escolha o seu próprio telefone. Importe (ou verifique) a sua agenda e contactos no novo serviço, ligue o telefone com uma palavra-passe de aplicação própria, configure corretamente a agenda predefinida e desative a sincronização antiga. Depois, crie um compromisso de teste no seu telefone e verifique se este aparece na agenda web. Preencha a lista de verificação.

Para saber mais

Os passos indicados nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; noutros fornecedores o funcionamento é semelhante.

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