O período de transição e a conclusão

Módulo 4: Mudar de correio eletrónico · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, saberá atravessar os dias seguintes à alteração do DNS sem perder correio, converter corretamente todos os dispositivos e configurações, e verificar e concluir a mudança de correio eletrónico.

Conceitos-chave: período de transição, cache, cópia delta, e-mail de teste, conversão de dispositivos, eliminação da conta antiga, limitação de taxa, caixa de correio partilhada, reencaminhamento, resposta automática, exportação de arquivo, cancelamento

Porque existe um período de transição

Após a alteração do MX (lição 4.3), nem todo o correio passa de imediato para o novo servidor. Os servidores que ainda têm o registo MX antigo na memória (cache) continuam, por algum tempo, a enviar para o fornecedor antigo. O tempo que isso demora depende do TTL: com um TTL de 300 segundos, trata-se de minutos; com um TTL de um dia, trata-se de um dia. Além disso, alguns servidores tentam entregar novamente, mais tarde, um e-mail que anteriormente falhou, para o endereço que conheciam na altura.

O resultado: durante alguns dias, chega correio em dois sítios. Isso não é um problema, desde que tenha consciência disso e não feche a caixa de correio antiga demasiado cedo.

Pense nisto como duas caixas de correio lado a lado. A nova já está colocada, o endereço na porta mudou, mas o carteiro que ainda consulta a sua lista antiga deixa a carta na caixa antiga. Durante uma semana, portanto, deve verificar ambas. Depois, vedará a antiga e esvaziá-la-á uma última vez.

Dia 1: a segunda cópia e uma primeira verificação

No dia seguinte à alteração, execute novamente a migração de todas as caixas de correio. As mensagens já copiadas são ignoradas; apenas o correio que ainda chegou ao fornecedor antigo é acrescentado.

De seguida, verifique com e-mails de teste:

1. Receção. Envie, a partir de outro endereço, por exemplo um endereço pessoal no seu telemóvel através de internet móvel, um e-mail para cada endereço importante: info@, bestellingen@ e alguns endereços pessoais. Chega à nova caixa de correio?
2. Envio. Envie, a partir da nova caixa de correio, um e-mail para um endereço no Gmail e no Outlook.com. Chega, e não vai parar ao spam? Verifique os cabeçalhos (no Gmail: Mostrar original). Aí deverá ver spf=pass, dkim=pass e dmarc=pass se estiver tudo correto.
3. Formulários. Preencha o formulário de contacto no seu website e verifique se a notificação chega.

Se o envio não funcionar ou o correio for parar ao spam, verifique primeiro o SPF e o DKIM (lição 4.3).

Converter dispositivos e programas

Cada telemóvel, portátil e tablet tem de passar para o novo servidor. Não o faça alterando o nome do servidor na conta antiga, mas sim desta forma:

1. Adicione a caixa de correio do novo fornecedor como uma conta nova, com IMAP e o nome do servidor e as portas do novo fornecedor.
2. Verifique se o correio lá está (a cópia).
3. Elimine a conta antiga do dispositivo.

Este último passo é mais importante do que parece. Uma conta antiga esquecida continua a tentar iniciar sessão em segundo plano. Enquanto a subscrição no fornecedor antigo estiver ativa, isso não causa problemas, mas se a caixa de correio antiga tiver sido eliminada, ou se o nome do servidor usado pela conta antiga apontar agora para o novo servidor, o dispositivo tentará iniciar sessão a cada poucos minutos com uma palavra-passe incorreta. Muitos servidores de correio limitam ou bloqueiam então o endereço IP, e nesse caso pode acontecer que, de repente, todo o escritório fique sem poder enviar correio.

Na Bakkerij De Korrel, todos utilizam a aplicação Outlook no telemóvel. As contas antigas do Microsoft 365 são removidas; a nova conta IMAP é adicionada. Dois colaboradores utilizam a aplicação Mail integrada do iPhone; o procedimento é igual.

Pense também nos dispositivos sem ecrã: o scanner que envia PDFs por e-mail para info@, a caixa registadora, a loja online. Estes enviam através de um servidor SMTP. Se ainda estiver configurado o servidor da Microsoft, isso deixa de funcionar assim que a conta antiga desaparecer.

O que vai reconfigurar

Da sua lista da lição 4.1, retire agora tudo o que não foi incluído na cópia e configure-o no novo fornecedor:

A que prestar atenção nas primeiras semanas

• A caixa de correio antiga. Verifique diariamente, na primeira semana, se ainda chega correio novo. Se, passados alguns dias, ainda chegar correio, significa que algo não foi devidamente convertido: talvez um fornecedor esteja a enviar através de um reencaminhamento antigo, ou ainda exista um MX algures noutro sítio.
• Relatórios DMARC. Se tiver um endereço rua, recebe relatórios diariamente. Se vir aí um servidor que envia em seu nome mas que não passa no SPF nem no DKIM, significa que se esqueceu de um remetente.
• Convites de agenda. Estes passam por e-mail. Se a agenda já estiver a funcionar no novo serviço (módulo 5), teste se um convite chega e se a aceitação é devolvida ao organizador.

Concluir e cancelar

Se tudo funcionar bem durante algumas semanas, pode concluir o processo:

1. Execute uma última cópia, para o caso de ainda ter chegado alguma coisa.
2. Faça uma exportação de arquivo das caixas de correio antigas (pst ou mbox, lição 4.2) e guarde-a como cópia de segurança. Tenha em conta os prazos de conservação: o correio profissional com dados fiscais deve, na Holanda, ser conservado em regra durante sete anos.
3. Limpe o DNS (lição 4.3, passo 5): include antigo, DKIM antigo, registos de verificação, autodiscover.
4. Revogue autorizações: palavras-passe de aplicação na Google, a ferramenta de migração aprovada na Microsoft.
5. Retire o domínio do ambiente antigo e cancele as licenças. Não cancele antes de tudo estar verificado; depois do cancelamento, o fornecedor antigo pode eliminar os seus dados após um determinado prazo.
6. Peça uma confirmação ao fornecedor antigo de que os seus dados foram eliminados, se tal for necessário para a sua documentação relativa ao RGPD (lição 9.3).

Na prática: como isto se apresenta num fornecedor

No manual do DirectAdmin da WebOké, a conclusão está descrita em quatro passos: configurar corretamente o MX (no caso de um domínio que muda para a WebOké, este já fica corretamente configurado de imediato), copiar novamente um dia depois, configurar os dispositivos como conta nova e remover a conta antiga, e só cancelar passadas algumas semanas. Os reencaminhamentos, respostas automáticas e mensagens de férias configuram-se no DirectAdmin em Gerenciamento de e-mail. O manual da WebOké tem um artigo intitulado O correio não chega: verificação própria. Noutros fornecedores, os componentes têm outros nomes, mas a ordem é a mesma.

Resumo

• Alguns dias após a alteração, ainda chega correio ao local antigo; mantenha a caixa de correio antiga aberta e copie novamente.
• Verifique com e-mails de teste: receção, envio (spf, dkim e dmarc pass nos cabeçalhos) e os formulários do seu website.
• Adicione, em cada dispositivo, a nova caixa de correio como conta nova e remova a antiga; contas antigas esquecidas causam limitação de taxa.
• Aliases, caixas de correio partilhadas, grupos, regras, assinaturas e respostas automáticas devem ser reconfigurados.
• Conclua com uma última cópia, uma exportação de arquivo, limpeza do DNS, revogação de autorizações e só depois o cancelamento.

Quiz

Exercício

Exercício A4.4: A mudança está concluída? Faça esta verificação algumas semanas após a alteração. O programa compara os seus registos de correio com o que detetou anteriormente consigo (nos exercícios da lição 4.1 ou 4.3): o fornecedor antigo já não deve constar no MX, o include antigo deve ter sido removido do registo SPF, e deve existir um registo DMARC.

Exercício E4.4: Ronda de testes e lista de conclusão. Faça os três e-mails de teste desta lição e registe o resultado. De seguida, conclua a lista de conclusão e assinale o que está pronto.

Para saber mais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços da WebOké; noutros fornecedores, o funcionamento é semelhante.

• Manual DirectAdmin 10.4: Depois da mudança: registos MX e os seus dispositivos
• Manual DirectAdmin 8.1: Todas as definições num relance: servidores, portas e segurança
• Manual DirectAdmin 8.8: Enviar ou receber não funciona: assim resolve o problema
• Manual DirectAdmin 7.5: Encaminhamentos: reencaminhar e-mail para outro endereço
• Manual do WebOké 7.4: O e-mail não chega: verificação própria
• Manual do WebOké 13.6: Estou bloqueado? Desbloquear o seu endereço IP pessoalmente
• E-mail recebido durante a transferência do seu domínio
• Belastingdienst (administração fiscal holandesa): prazo de conservação da documentação (em regra, 7 anos na Holanda)
• Do Microsoft 365 para o WebOké: o que deve limpar no DNS e na Microsoft
• Migrar para a WebOké 3.5: O que acontece ao seu e-mail durante a migração
• Migrar para a WebOké 4.1: Após a migração: verificar tudo e cancelar junto do seu antigo fornecedor