Módulo 3 · 3.3
Um plano de migração: ordem, riscos e recuo
Módulo 3: Inventariar e planear · Tempo de leitura: 12 minutos
Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, é capaz de elaborar um plano de migração com fases pela ordem correta, uma lista de riscos, um momento de go/no-go e um plano de recuo.
Conceitos-chave: plano de migração, fase, piloto, big bang, mudança faseada, dependência, TTL, momento de congelamento, período de transição, lista de riscos (probabilidade e impacto), go/no-go, plano de recuo (rollback), rescisão
Porquê um plano?
Com o seu inventário (lição 3.1) e os seus números (lição 3.2), já sabe o que precisa de ser feito. Um plano de migração indica em que ordem, quando, por quem, e o que fazer se algo correr mal. Evita os dois erros clássicos: fazer as coisas pela ordem errada (alterar o MX antes de as novas caixas de correio existirem) e rescindir o serviço antigo demasiado cedo.
Big bang ou faseada?
Existem duas abordagens principais.
| Abordagem | O que é | Adequada para | Risco |
|---|---|---|---|
| Big bang | Tudo transita num único momento, por exemplo num fim de semana | Organizações pequenas com poucas ligações | Se algo correr mal, corre mal em todo o lado ao mesmo tempo |
| Faseada | Transição por componente ou por grupo de pessoas, distribuída ao longo de semanas | Organizações maiores ou com muitas ligações | Durante algum tempo há dois sistemas em paralelo; as pessoas ficam confusas |
Para a maioria das organizações pequenas, uma mudança faseada por componente funciona bem: primeiro os ficheiros, depois a agenda e os contactos, depois o correio eletrónico, depois o resto. O correio eletrónico transita como um todo, ao mesmo tempo para todos, porque o domínio só pode apontar para um único local de cada vez.
Comece sempre com um piloto: uma ou duas pessoas que já fazem tudo no novo serviço, durante uma ou duas semanas. Essas pessoas encontram os problemas e você ajusta o plano antes de o resto seguir.
As fases
Uma migração tem cinco fases.
1. Preparação
- Inventário e números concluídos (lições 3.1 e 3.2).
- Novo serviço escolhido, contrato e contrato de subcontratação assinados (lições 2.4, 9.2).
- Exportação ou cópia de segurança de tudo do serviço antigo, antes de alterar fosse o que fosse. Esta é a sua rede de segurança.
- Arrumação daquilo que pode ser eliminado.
- Utilizadores e administradores criados no novo serviço, autenticação de dois fatores ativada (lição 7.3).
- O TTL dos seus registos MX reduzido, por exemplo para 300 segundos. Faça isto pelo menos o tempo equivalente ao TTL antigo antes da mudança. Se o TTL estava definido em 86400 segundos (um dia), reduza-o pelo menos um dia antes (curso de DNS, lições 6.1 e 6.3).
2. Piloto
- Uma ou duas pessoas transitam.
- Testa os documentos mais difíceis, as aplicações de telemóvel, as ligações.
- Escreve o guia rápido e a explicação para o resto (lição 9.1).
3. Transferência
- Copiar ficheiros; reorganizar pastas e partilhas (lições 6.1, 6.2).
- Exportar e importar agendas e contactos (lições 5.2, 5.3).
- Copiar as caixas de correio uma primeira vez, enquanto a caixa de correio antiga continua a receber correio normalmente (lição 4.2).
- Alterar as ligações: sítio web, scanner, caixa registadora, software.
4. Transição
- No momento acordado: alterar os registos MX, atualizar o SPF, o DKIM e o DMARC (lição 4.3).
- Pouco depois, e novamente um dia mais tarde: copiar as caixas de correio outra vez, de modo a que o correio que entretanto chegou ao serviço antigo também seja transferido (lição 4.4).
- Alterar os dispositivos de todos; desligar as aplicações de sincronização antigas (lição 7.2).
- Um momento de congelamento para os ficheiros: a partir desse momento, ninguém trabalha mais no armazenamento antigo.
5. Conclusão
- Verificação: contagem de pastas, ficheiros, compromissos, contactos e correio.
- Deixar ambos coexistir durante algumas semanas, com o antigo apenas de leitura se possível.
- Só depois rescindir o serviço antigo, e pedir confirmação de que os seus dados aí serão eliminados (lição 9.3).
- Atualizar o registo das atividades de tratamento e a política de privacidade (lição 9.3).
As dependências que não pode inverter
Alguns passos têm mesmo de ser feitos por esta ordem. Estas são as regras rígidas:
- A exportação ou cópia de segurança do serviço antigo acontece antes de qualquer alteração.
- O piloto acontece antes da implementação para todos.
- As caixas de correio no novo serviço existem antes de alterar o MX. Caso contrário, o novo servidor recusa o correio.
- O TTL foi reduzido pelo menos um TTL antigo antes da alteração do MX.
- A primeira cópia do correio é feita antes da alteração do MX; a segunda cópia depois da alteração do MX.
- As agendas foram importadas antes de ligar os telemóveis. Caso contrário, o telemóvel sincroniza a meio de uma importação e obtém duplicados.
- O serviço antigo é rescindido por último, depois da verificação.
O exercício A3.3 faz com que crie esta ordem por si próprio, sendo depois verificada.
Riscos: probabilidade vezes impacto
Uma lista de riscos reúne o que pode correr mal, qual a probabilidade e qual a gravidade. Classifique a probabilidade e o impacto, por exemplo de 1 a 3, e multiplique. Tudo com uma pontuação de 6 ou 9 recebe uma medida.
| Risco | Probabilidade | Impacto | Pontuação | Medida |
|---|---|---|---|---|
| O correio não chega durante a mudança | 2 | 3 | 6 | Reduzir o TTL previamente, fazer a mudança fora das horas de pico, segunda sincronização |
| Documentos com macros não funcionam | 3 | 2 | 6 | Conjunto de teste no piloto (lição 6.5), manter o Excel temporariamente em paralelo |
| Os colegas continuam a trabalhar no armazenamento antigo | 3 | 2 | 6 | Momento de congelamento, armazenamento antigo só de leitura, explicação |
| O telemóvel mostra tudo em duplicado | 2 | 1 | 2 | Importar primeiro, depois ligar; desligar a conta antiga |
| A caixa registadora deixa de funcionar após o encerramento das contas | 2 | 3 | 6 | Início de sessão próprio antes do encerramento (lição 2.3) |
| O contrato do serviço antigo renova-se automaticamente | 2 | 2 | 4 | Data de rescisão na agenda |
Go/no-go e plano de recuo
Combine antecipadamente quem decide no momento da alteração do MX, e com base em quê. Um momento de go/no-go com uma lista de verificação breve: todas as caixas de correio criadas e testadas, primeira cópia pronta, TTL baixo, piloto sem grandes problemas, colegas informados. Se algum destes pontos não estiver verde: não avançar, e escolher uma nova data. Isto pode parecer um fracasso, mas é exatamente para isso que o momento existe.
Um plano de recuo (rollback) descreve como voltar atrás se, mesmo após a mudança, algo correr mal. No caso do correio eletrónico, isto é relativamente simples enquanto o serviço antigo ainda existir: reponha os registos MX nos valores antigos (que anotou previamente, ou dos quais fez uma cópia de segurança do DNS), e copie o correio que entretanto chegou ao novo serviço de volta. Isto só é possível se ainda não tiver rescindido o serviço antigo. É por isso que o rescinde por último.
Planeamento no tempo
Um exemplo para a padaria, com doze pessoas:
| Semana | O que |
|---|---|
| 1 | Inventário, números, escolha, contrato; exportação do serviço antigo |
| 2 | Criação de utilizadores, 2FA, piloto com duas pessoas; redução do TTL no final da semana |
| 3 | Transferência de ficheiros e agendas; primeira cópia de correio; alteração das ligações |
| 4 | Segunda-feira de manhã cedo: alteração do MX; segunda cópia nesse mesmo dia e na terça-feira; alteração dos dispositivos |
| 5 | Verificação, horas de dúvidas |
| 6 a 8 | Ambos em paralelo; depois rescisão do serviço antigo, atualização do registo |
Escolha o momento da mudança com ponderação. Não imediatamente antes de um período de grande atividade (numa padaria, não na semana antes das festas), não quando o administrador está de férias, e com tempo para resolver problemas no dia seguinte.
Na prática: como é com um fornecedor
O manual do WebOké Nextcloud indica uma ordem fixa: primeiro criar os utilizadores e tornar a conta segura, depois os ficheiros, depois as agendas e os contactos, só depois as aplicações, e a rescisão do serviço antigo só quando tudo estiver em ordem. Para o correio eletrónico, a Ferramenta de migração de e-mail funciona com uma primeira cópia antes e uma segunda cópia depois da alteração do MX. Outros fornecedores europeus aconselham praticamente a mesma ordem, porque esta decorre do próprio funcionamento do correio eletrónico e da sincronização.
Resumo
- Um plano de migração define a ordem, o tempo, os responsáveis e o recuo.
- Uma mudança faseada por componente, com um piloto prévio, funciona para a maioria das organizações pequenas; o correio eletrónico transita para todos ao mesmo tempo.
- Ordem rígida: exportação primeiro, piloto antes da implementação, caixas de correio e TTL baixo antes da alteração do MX, segunda cópia depois, importar antes de ligar, rescindir por último.
- Uma lista de riscos com probabilidade e impacto mostra onde são necessárias medidas.
- Um momento de go/no-go e um plano de recuo tornam seguro dizer também "ainda não".
Quiz
Exercício
Exercício A3.3: Coloque os passos pela ordem correta. Recebe dezoito passos de uma migração, misturados. Coloque-os numa ordem que funcione. O programa verifica as regras rígidas desta lição e indica exatamente qual a regra que está a infringir.
Exercício E3.3: O seu próprio plano de migração. Com o modelo, elabore um plano de migração para a sua própria organização: fases com datas, responsáveis, uma lista de riscos com pelo menos cinco riscos, uma lista de verificação go/no-go e um plano de recuo.
Exercício E3.3: O seu próprio plano de migração
Preencha o modelo com base no seu inventário (A3.1/E3.1) e nos seus números (E3.2), e peça a um colega para o rever.
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Para saber mais
Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos serviços do WebOké; noutros fornecedores o funcionamento é semelhante.
- Manual do Nextcloud 13.1: Preparar: o que leva consigo e em que ordem
- Manual do Nextcloud 13.6: Do Microsoft 365 para o WebOké: ficheiros, documentos, correio e calendário
- Transferir domínio, website e e-mail em conjunto sem interrupções: o plano passo a passo
- Manual DirectAdmin 10.1: Migrar o seu e-mail: as opções possíveis
- Manual do WebOké 5.7: Repor o DNS e criar uma cópia de segurança do DNS
- Curso gratuito de DNS 6.1: TTL e cache
- Curso gratuito de DNS 6.3: O DNS numa transferência
- Migrar para a WebOké 1.1: O plano: por que ordem deve transferir tudo?