Module 3 · 3.3

Nederlands

Nederlands Deutsch

Een migratieplan: volgorde, risico's en terugval

Module 3: Inventariseren en plannen · Leestijd: 12 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je een migratieplan opstellen met fasen in de juiste volgorde, een risicolijst, een go/no-go-moment en een terugvalplan.

Kernbegrippen: migratieplan, fase, pilot, big bang, gefaseerde overstap, afhankelijkheid, TTL, bevriesmoment, overgangsperiode, risicolijst (kans en impact), go/no-go, terugvalplan (rollback), opzeggen

Waarom een plan?

Met je inventaris (les 3.1) en je cijfers (les 3.2) weet je wat er moet gebeuren. Een migratieplan zegt in welke volgorde, wanneer, door wie, en wat je doet als iets misgaat. Het voorkomt de twee klassieke fouten: dingen in de verkeerde volgorde doen (de MX omzetten voordat de nieuwe mailboxen bestaan) en de oude dienst te vroeg opzeggen.

Big bang of gefaseerd?

Er zijn twee hoofdroutes.

Route	Wat het is	Geschikt voor	Risico
Big bang	Alles op één moment over, bijvoorbeeld in een weekend	Kleine organisaties met weinig koppelingen	Als er iets misgaat, gaat het overal tegelijk mis
Gefaseerd	Per onderdeel of per groep mensen over, verspreid over weken	Grotere organisaties of veel koppelingen	Een tijd lang twee systemen naast elkaar; mensen raken in de war

Voor de meeste kleine organisaties werkt een gefaseerde overstap per onderdeel goed: eerst bestanden, dan agenda en contacten, dan mail, dan de rest. Mail als één geheel tegelijk voor iedereen, omdat het domein maar naar één plek tegelijk kan wijzen.

Begin altijd met een pilot: één of twee mensen die alles al in de nieuwe dienst doen, een week of twee. Zij vinden de problemen, en jij past het plan aan voordat de rest volgt.

De fasen

Een migratie heeft vijf fasen.

1. Voorbereiden

Inventaris en cijfers af (les 3.1 en 3.2).
Nieuwe dienst gekozen, contract en verwerkersovereenkomst getekend (les 2.4, 9.2).
Export of back-up van alles uit de oude dienst, voordat je iets verandert. Dit is je vangnet.
Opgeruimd wat weg kan.
Gebruikers en beheerders in de nieuwe dienst aangemaakt, tweestapsverificatie aan (les 7.3).
De TTL van je MX-records verlaagd, bijvoorbeeld naar 300 seconden. Doe dat minstens één keer de oude TTL vóór de wissel. Stond de TTL op 86400 seconden (een dag), verlaag hem dan minstens een dag vooraf (DNS-cursus les 6.1 en 6.3).

2. Pilot

Eén of twee mensen gaan over.
Je test de lastigste documenten, de telefoon-apps, de koppelingen.
Je schrijft de spiekbrief en de uitleg voor de rest (les 9.1).

3. Overzetten

Bestanden kopiëren; mappen en delingen opnieuw inrichten (les 6.1, 6.2).
Agenda's en contacten exporteren en importeren (les 5.2, 5.3).
Mailboxen een eerste keer kopiëren, terwijl de oude mailbox nog gewoon mail ontvangt (les 4.2).
Koppelingen omzetten: website, scanner, kassa, software.

4. Overgang

Op het afgesproken moment: de MX-records omzetten, SPF, DKIM en DMARC bijwerken (les 4.3).
Kort daarna, en nog eens een dag later: de mailboxen nog een keer kopiëren, zodat mail die in de tussentijd bij de oude dienst binnenkwam, alsnog meekomt (les 4.4).
Apparaten van iedereen omzetten; oude sync-apps uit (les 7.2).
Een bevriesmoment voor bestanden: vanaf dat moment werkt niemand meer in de oude opslag.

5. Afronden

Controleren: tellen van mappen, bestanden, afspraken, contacten en mail.
Een paar weken beide naast elkaar laten bestaan, de oude alleen-lezen als dat kan.
Pas daarna de oude dienst opzeggen, en bevestiging vragen dat je gegevens daar worden verwijderd (les 9.3).
Verwerkingsregister en privacyverklaring bijwerken (les 9.3).

De afhankelijkheden die je niet mag omdraaien

Sommige stappen moeten echt na elkaar. Dit zijn de harde regels:

Export of back-up van de oude dienst gaat vóór elke wijziging.
De pilot gaat vóór de uitrol naar iedereen.
De mailboxen in de nieuwe dienst bestaan vóór je de MX omzet. Anders weigert de nieuwe server de mail.
De TTL is verlaagd minstens één oude TTL vóór de MX-wissel.
De eerste kopie van de mail is gemaakt vóór de MX-wissel; de tweede kopie na de MX-wissel.
De agenda's zijn geïmporteerd vóór je de telefoons koppelt. Anders synchroniseert de telefoon halverwege een import en krijg je dubbelen.
De oude dienst wordt als laatste opgezegd, na de controle.

Opdracht A3.3 laat je deze volgorde zelf maken en kijkt hem na.

Risico's: kans keer impact

Een risicolijst zet op een rij wat er mis kan gaan, hoe waarschijnlijk dat is en hoe erg. Scoor kans en impact bijvoorbeeld van 1 tot 3 en vermenigvuldig. Alles met een score van 6 of 9 krijgt een maatregel.

Risico	Kans	Impact	Score	Maatregel
Mail komt tijdens de wissel niet aan	2	3	6	TTL vooraf omlaag, wissel buiten piekuren, tweede sync
Documenten met macro's werken niet	3	2	6	Testset in de pilot (les 6.5), Excel tijdelijk naast laten draaien
Collega's werken in de oude opslag door	3	2	6	Bevriesmoment, oude opslag alleen-lezen, uitleg
Telefoon toont alles dubbel	2	1	2	Eerst importeren, dan koppelen; oude account uit
Kassa werkt niet meer na opheffen accounts	2	3	6	Eigen login vóór opheffen (les 2.3)
Contract oude dienst loopt automatisch door	2	2	4	Opzegdatum in de agenda

Go/no-go en terugvalplan

Spreek vooraf af wie op het moment van de MX-wissel beslist, en op basis waarvan. Een go/no-go-moment met een korte checklist: alle mailboxen aangemaakt en getest, eerste kopie klaar, TTL laag, pilot zonder grote problemen, collega's geïnformeerd. Is één van die punten niet groen: niet doorgaan, en een nieuwe datum kiezen. Dat voelt als falen, maar het is precies waarvoor het moment bestaat.

Een terugvalplan (rollback) beschrijft hoe je teruggaat als het na de wissel toch misgaat. Bij mail is dat relatief eenvoudig zolang de oude dienst nog bestaat: zet de MX-records terug naar de oude waarden (die heb je vooraf opgeschreven, of je hebt een DNS-back-up gemaakt), en kopieer de mail die in de tussentijd bij de nieuwe dienst binnenkwam terug. Dat kan alleen als je de oude dienst nog niet hebt opgezegd. Daarom zeg je als laatste op.

Planning in de tijd

Een voorbeeld voor de bakkerij, met twaalf mensen:

Week	Wat
1	Inventaris, cijfers, keuze, contract; export oude dienst
2	Gebruikers aanmaken, 2FA, pilot met twee mensen; TTL omlaag aan het eind van de week
3	Bestanden en agenda's overzetten; eerste mailkopie; koppelingen omzetten
4	Maandagochtend vroeg: MX-wissel; dezelfde dag en dinsdag tweede kopie; apparaten omzetten
5	Controleren, vragenuurtjes
6 tot 8	Beide naast elkaar; daarna oude dienst opzeggen, register bijwerken

Kies het moment van de wissel bewust. Niet vlak voor een drukke periode (bij een bakkerij niet de week voor de feestdagen), niet als de beheerder op vakantie gaat, en met tijd om de dag erna problemen op te lossen.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

De handleiding van WebOké Nextcloud geeft een vaste volgorde: eerst gebruikers aanmaken en het account veilig maken, dan bestanden, dan agenda's en contacten, dan pas de apps, en de oude dienst pas opzeggen als alles goed staat. Voor mail werkt de E-mail migratietool met een eerste kopie vóór en een tweede kopie na de MX-wissel. Andere Europese aanbieders adviseren vrijwel dezelfde volgorde, omdat die volgt uit hoe mail en synchronisatie werken.

Samenvatting

Een migratieplan legt volgorde, tijd, verantwoordelijken en terugval vast.
Gefaseerd per onderdeel, met een pilot vooraf, werkt voor de meeste kleine organisaties; mail gaat voor iedereen tegelijk.
Harde volgorde: export eerst, pilot vóór uitrol, mailboxen en lage TTL vóór de MX-wissel, tweede kopie erna, importeren vóór koppelen, opzeggen als laatste.
Een risicolijst met kans en impact laat zien waar je maatregelen nodig hebt.
Een go/no-go-moment en een terugvalplan maken het veilig om ook "nog niet" te zeggen.

Quiz

Opdracht

Opdracht A3.3: Zet de stappen in de goede volgorde. Je krijgt achttien stappen van een migratie door elkaar. Zet ze in een volgorde die werkt. Het programma controleert de harde regels uit deze les en zegt precies welke regel je breekt.

Opdracht A3.3: Zet de stappen in de goede volgorde

Kies bij elke plek welke stap daar hoort (elke stap precies één keer), vul de oude TTL van je MX-records in en de tijdstippen waarop je de TTL verlaagt (stap "TTL verlagen") en de MX omzet. Tijden als dd-mm-jjjj uu:mm. Het programma toetst je volgorde aan elf harde regels.

Stap 1

Stap 2

Stap 3

Stap 4

Stap 5

Stap 6

Stap 7

Stap 8

Stap 9

Stap 10

Stap 11

Stap 12

Stap 13

Stap 14

Stap 15

Stap 16

Stap 17

Stap 18

Oude TTL van de MX-records in seconden (bijvoorbeeld 3600)

Wanneer verlaag je de TTL? (dd-mm-jjjj uu:mm)

Wanneer zet je de MX om? (dd-mm-jjjj uu:mm)

Wat je invult en wat we vinden, slaan we niet op. Je browser onthoudt je antwoorden en of je de opdracht hebt gehaald. Ben je aangemeld, dan bewaren we alleen dat je de opdracht (bijna) goed had in Mijn cursussen; daar kun je het ook verwijderen.

Opdracht E3.3: Je eigen migratieplan. Maak met het sjabloon een migratieplan voor je eigen organisatie: fasen met data, verantwoordelijken, een risicolijst met minstens vijf risico's, een go/no-go-checklist en een terugvalplan.

Opdracht E3.3: Je eigen migratieplan

Vul het sjabloon in op basis van je inventaris (A3.1/E3.1) en je cijfers (E3.2), en laat het lezen door één collega.

Elke fase heeft een datum of week en een verantwoordelijke.
De harde volgorde uit A3.3 klopt in mijn plan.
De TTL-verlaging staat minstens één oude TTL vóór de MX-wissel.
Er is een risicolijst met minstens vijf risico's, met kans, impact en maatregel.
Er is een go/no-go-checklist en ik weet wie beslist.
Er is een terugvalplan, met de oude MX-waarden opgeschreven.
De opzegdatum van de oude dienst ligt na de controle en binnen de opzegtermijn van het contract.
Een collega heeft het plan gelezen.

Wat is het grootste risico in je plan, en wat doe je als het toch gebeurt? (minstens 3 zinnen)

Je vinkjes en aantekeningen blijven alleen in deze browser; we sturen ze nergens heen. Ben je aangemeld, dan bewaren we in Mijn cursussen alleen dat je de opdracht gedaan hebt.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

Cookies op WebOké

Cookie-instellingen

Noodzakelijk

Marketing