Moja poczta trafia do adresata do spamu

Czy Państwa poczta trafia do klientów do folderu spam, albo otrzymują Państwo wiadomości zwrotne z Gmail lub Outlook.com z odniesieniem do SPF, DKIM lub DMARC? Oznacza to, że serwer pocztowy odbiorcy nie ma pewności, że wiadomość rzeczywiście pochodzi od Państwa. Zwykle wynika to z kilku ustawień w DNS, które można poprawić w kilka minut.

Trzy cechy uwierzytelniające: SPF, DKIM i DMARC

Duże usługi pocztowe, takie jak Gmail, Outlook.com i Yahoo, coraz surowiej wymagają tych cech. Jeśli którejś brakuje, Państwa poczta ma większe szanse trafić do spamu lub zostać odrzucona.

Krok 1: sprawdźcie Państwo swoją domenę

Na naszej stronie znajduje się bezpłatne narzędzie Email Health Check: www.weboke.pl/emailcheck. Wystarczy wpisać nazwę domeny, a w ciągu kilku sekund zobaczą Państwo, czy rekordy MX, SPF i DMARC są poprawnie skonfigurowane oraz czy serwer pocztowy znajduje się na czarnej liście. Otrzymają Państwo wynik oraz konkretne zalecenia.

Drugim narzędziem kontrolnym jest Kondycja domeny: www.weboke.pl/kondycja-domeny. Sprawdza ona podstawowe elementy Państwa domeny, takie jak serwery nazw, SSL, DNSSEC i DMARC. Jeśli są Państwo zalogowani i domena należy do Państwa, niektóre problemy można od razu naprawić bezpośrednio z tego miejsca.

Krok 2: wyślijcie Państwo wiadomość testową

Chcą Państwo wiedzieć, jak oceniana jest prawdziwa wiadomość wysłana z Państwa adresu? Skorzystajcie z usługi testowej, takiej jak mail-tester.com. Wystarczy wysłać wiadomość na adres podany przez tę stronę, aby otrzymać raport z oceną i wskazówkami, co można poprawić, łącznie z wynikami SPF, DKIM i DMARC.

Inne przyczyny

• Wysyłają Państwo pocztę za pośrednictwem innej usługi. Czy Państwa newsletter jest wysyłany przez Mailchimp, MailerLite lub Laposta, albo czy program księgowy wysyła faktury w imieniu Państwa adresu? W takim przypadku należy również zlecić weryfikację domeny tej usłudze. Dostarczy ona rekordy, które należy umieścić w DNS (zwykle rekord TXT lub CNAME, zobacz Rekordy TXT do weryfikacji (Google, Microsoft i inne) i Konfiguracja i uzupełnianie rekordu SPF).
• Treść przypomina spam. Wiadomość zawierająca wyłącznie dużą grafikę, wiele linków, skrócone linki, słowa takie jak GRATIS pisane wielkimi literami lub załącznik z makrami uzyskuje niską ocenę. Warto pisać zwykłym tekstem, z wyraźnym nadawcą i tematem.
• Wysyłają Państwo dużo wiadomości jednocześnie z poczty. Zwykła skrzynka pocztowa nie jest przeznaczona do wysyłki newsletterów do setek adresów. Do tego celu należy użyć usługi newslettera. Dodatkowo obowiązuje limit wysyłki 300 wiadomości dziennie na pakiet (zobacz Verzendlimieten en de melding 'message limit reached').
• Przekierowanie na Gmail lub Outlook.com. Jeśli przekierowują Państwo pocztę ze swojego adresu na bezpłatną usługę pocztową, taka usługa może uznać przekierowaną wiadomość za spam, ponieważ pierwotny nadawca nie zgadza się z serwerem, który ją dostarcza. Lepiej odbierać pocztę przez IMAP zamiast ją przekierowywać (zobacz Przekierowania: przekazywanie poczty na inny adres).
• Microsoft jest szczególnie surowy. Outlook.com, Hotmail i Microsoft 365 szybciej umieszczają wiadomości od nieznanych nadawców w folderze Niechciana poczta. Warto poprosić stałych kontaktów o dodanie Państwa adresu do ich kontaktów lub listy bezpiecznych nadawców.
• Czarna lista. Jeśli serwer, z którego korzystają Państwo do wysyłki poczty, znajduje się na czarnej liście, Państwa wiadomości są często całkowicie odrzucane. W takim przypadku zapoznajcie się Państwo z Verzenden geweigerd: blacklists en limieten.

Wskazówka: Właśnie zmienili Państwo ustawienia SPF, DKIM lub DMARC? Zmiana w DNS nie zawsze jest od razu widoczna wszędzie (zobacz Kiedy zacznie działać zmiana? Czas oczekiwania i TTL). Po godzinie warto sprawdzić ponownie.