Algemene instellingen, accounts en privacy

Module 2: Installeren en inrichten · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je het winkeladres, de landen, de valuta, de klantaccounts en de bewaartermijnen van persoonsgegevens bewust instellen, en weet je welke keuze welk gevolg heeft.

Kernbegrippen: winkeladres, verkopen naar landen, verzenden naar landen, standaardlocatie van de klant, geolocatie, valuta en notatie, gastbestelling, account aanmaken bij afrekenen, link om een wachtwoord in te stellen, verzoek om gegevens te wissen, bewaartermijnen, privacytekst bij registreren en afrekenen

De algemene instellingen: de basis onder alles

Onder WooCommerce > Instellingen > Algemeen (General) staan instellingen die je één keer goed zet en daarna zelden aanraakt. Juist daarom gaat het hier vaak mis: een verkeerde keuze in week één merk je pas maanden later, bijvoorbeeld als de btw op de facturen niet klopt.

Het winkeladres. Het adres waar je bedrijf gevestigd is. WooCommerce gebruikt het als basis voor de btw-berekening (les 4.1) en voor sommige verzendkoppelingen. Het land kies je al in de wizard (les 2.1); hier vul je het volledige adres in. Dit adres staat niet vanzelf op je website: de informatie die een bezoeker moet kunnen vinden, regel je apart (les 5.1).

Verkopen naar en verzenden naar. Je stelt in naar welke landen je verkoopt (alle landen, alle landen behalve een paar, of een lijst) en daarnaast naar welke landen je verzendt. Dat zijn twee verschillende vragen. Theehuis Example verkoopt het digitale receptenboek aan iedereen in de EU, maar verstuurt theepotten alleen naar Nederland, België en Duitsland. Het kiest dus bij verkopen "specifieke landen: alle EU-landen" en bij verzenden "Nederland, België, Duitsland". Een klant uit Oostenrijk kan dan het receptenboek kopen, maar ziet bij een theepot geen verzendmogelijkheid.

Waarom niet gewoon "alle landen"? Omdat elk land waar je naar verkoopt, gevolgen heeft: btw (les 4.2), verzendkosten (les 4.3), taal van je voorwaarden en de regels van dat land (module 5). Verkoop alleen waar je plan (les 1.3) voor klaar is. Je moet bovendien aan het begin van het bestelproces duidelijk maken of er leveringsbeperkingen zijn (les 5.1).

Standaardlocatie van de klant. Voordat een bezoeker zijn adres invult, weet WooCommerce niet waar hij woont. Je kiest wat de winkel dan aanneemt:

• Geen locatie: prijzen en verzending worden pas berekend als de klant een adres invult.
• Land van de winkel: WooCommerce neemt aan dat de bezoeker in jouw land woont.
• Geolocatie: WooCommerce raadt het land aan de hand van het IP-adres. Daarvoor gebruikt het een database van een externe dienst, waarvoor je een (gratis) sleutel moet aanvragen en invullen.
• Geolocatie met ondersteuning voor paginacache: dezelfde gok, maar via een extra verzoek vanuit de browser, zodat een paginacache niet aan iedereen hetzelfde land toont.

Gewone geolocatie en een paginacache gaan slecht samen. De cache bewaart de pagina zoals de eerste bezoeker hem zag, met de prijzen en meldingen voor diens land, en geeft die aan iedereen. Gebruik je een paginacache (les 6.4) en wil je geolocatie, kies dan de variant met cache-ondersteuning. Voor de meeste Nederlandse, Belgische en Duitse shops is "land van de winkel" eenvoudig en goed genoeg.

Valuta en notatie. Valuta, plaats van het valutateken, scheidingsteken voor duizendtallen en decimalen, aantal decimalen. Voor Nederland en Duitsland is gebruikelijk: euro, teken links (Nederland) of rechts (Duitsland), punt voor duizendtallen, komma voor decimalen, twee decimalen. Zet het aantal decimalen nooit op 0 "omdat je alleen hele euro's vraagt": de btw-berekening heeft de centen nodig.

Klantaccounts: gast of account?

Onder WooCommerce > Instellingen > Accounts en privacy (Accounts & Privacy) kies je hoe klanten bestellen.

Bestellen als gast. De klant vult zijn gegevens in en bestelt, zonder account. Dat is het snelst voor de klant en levert de minste persoonsgegevens op die je moet beschermen. Een verplicht account is een van de bekendste redenen waarom mensen een bestelling afbreken.

Account aanmaken bij het afrekenen of op Mijn account. Handig voor vaste klanten: bestellingen terugzien, adressen bewaren, downloads opnieuw ophalen (les 3.3). Maar elk account is een inlog die kan worden misbruikt, en een verzameling persoonsgegevens die je bewaart zolang het account bestaat.

Voor Theehuis Example is de keuze: bestellen als gast mag, een account aanmaken bij het afrekenen is een vrije keuze van de klant. Voor een shop met abonnementen of downloads die je later opnieuw wilt kunnen ophalen, is een account logischer.

Wachtwoorden. Laat WooCommerce bij een nieuw account een link sturen waarmee de klant zelf een wachtwoord kiest, in plaats van een gegenereerd wachtwoord in de mail. Een wachtwoord in een mail blijft jaren in een mailbox staan.

Let op een samenhang met de herroepingsknop uit les 5.3: een klant mag niet verplicht worden een account te hebben om een aankoop te herroepen. Als gasten mogen bestellen, moeten gasten ook kunnen herroepen.

Privacy: wat WooCommerce voor je kan doen

WooCommerce verwerkt persoonsgegevens: namen, adressen, telefoonnummers, bestellingen. De algemene regels van de AVG, zoals een privacyverklaring en een verwerkingenlijst, staan in de WordPress-cursus, les 9.3. Hier gaat het om de instellingen die WooCommerce zelf biedt.

Verzoeken om gegevens te wissen. WordPress heeft een hulpmiddel om persoonsgegevens van iemand te wissen (Hulpmiddelen > Persoonsgegevens wissen). Bij Accounts en privacy kies je of daarbij ook gegevens uit bestellingen worden weggehaald en of de toegang tot downloads vervalt. Denk na voordat je dit aanzet: gegevens die je voor de belastingdienst moet bewaren (facturen, les 5.6), mag je niet zomaar wissen, ook niet op verzoek. Het wissen in WooCommerce maakt de bestelling anoniem; zorg dat de gegevens die je moet bewaren dan in je boekhouding staan.

Privacyteksten. Je kunt een korte tekst instellen die bij het registreren en bij het afrekenen verschijnt, met een link naar je privacyverklaring (les 5.5). Zet daar één of twee zinnen neer, geen hele verklaring.

Bewaartermijnen. Dit is het onderdeel dat het vaakst wordt overgeslagen. WooCommerce kan persoonsgegevens automatisch opruimen na een termijn die jij kiest, per soort:

De AVG zegt dat je gegevens niet langer bewaart dan nodig. De belastingregels zeggen dat je je administratie een aantal jaar moet bewaren: in Nederland 7 jaar, in België 10 jaar voor de btw, in Duitsland 8 jaar voor facturen (les 5.6). Die twee regels botsen niet, zolang je weet waar je wat bewaart. Theehuis Example laat afgeronde bestellingen in WooCommerce na een paar jaar anoniem maken, omdat de facturen in het boekhoudpakket staan en daar 7 jaar blijven. Bewaar je je administratie alleen in WooCommerce, kies dan geen kortere termijn dan je bewaarplicht.

Standaard staan alle termijnen leeg: dan bewaart WooCommerce alles voor altijd. Dat is de makkelijkste en de slechtste keuze.

In de praktijk: zo ziet het eruit in WooCommerce

Bij andere thema's en hosters werkt het hetzelfde; dit zijn instellingen van WooCommerce zelf.

1. WooCommerce > Instellingen > Algemeen: vul het winkeladres in. Kies bij verkopen en verzenden alleen de landen uit je plan. Kies een standaardlocatie; gebruik je een paginacache, kies dan geen gewone geolocatie.
2. Controleer onderaan de valuta en de notatie.
3. Accounts en privacy: bestellen als gast aan of uit; account aanmaken bij afrekenen; kies voor een link om het wachtwoord in te stellen.
4. Kies bij het wissen van gegevens of bestellingen en downloads meegaan, en schrijf op waar je de gegevens bewaart die je fiscaal moet bewaren.
5. Vul de privacyteksten in met een link naar je privacyverklaring.
6. Vul de bewaartermijnen in, met een reden per termijn.

Samenvatting

• Het winkeladres is de basis voor btw; verkopen naar en verzenden naar zijn twee aparte keuzes. Kies alleen landen waar je klaar voor bent.
• Gewone geolocatie en een paginacache botsen; kies dan de variant met cache-ondersteuning of het land van de winkel.
• Bestellen als gast is snel en levert minder gegevens op; een account is handig voor vaste klanten. Laat klanten zelf een wachtwoord kiezen via een link.
• Vul de bewaartermijnen in: standaard bewaart WooCommerce alles voor altijd.
• Wissen op verzoek en anoniem maken mogen je fiscale bewaarplicht niet breken: weet waar je wat bewaart.

Quiz

Opdracht

Opdracht D2.3: Accounts en bewaartermijnen. Zet de instellingen uit deze les in je (test)winkel. Dit is een zelf-doen-opdracht: je vinkt zelf af en beantwoordt de vraag.

Vink af:

• winkeladres en landen (verkopen en verzenden) ingesteld;
• valuta en notatie gecontroleerd;
• bestellen als gast bewust aan of uit gezet;
• account aanmaken bij het afrekenen bewust gekozen;
• wachtwoord via een link ingesteld;
• bewaartermijnen ingevuld bij Accounts en privacy.

Beantwoord: welke bewaartermijnen heb je gekozen voor inactieve accounts, mislukte, geannuleerde en afgeronde bestellingen, en waarom? Denk aan de bewaarplicht uit les 5.6.

Na "gedaan" zie je het modelantwoord: afgeronde bestellingen niet korter bewaren dan de fiscale bewaarplicht, tenzij die gegevens elders staan (bijvoorbeeld in je boekhouding); inactieve accounts wel opruimen; een reden bij elke keuze.

Verder lezen

• Gratis WordPress-cursus 9.3: AVG: cookies, formulieren en privacyverklaring
• Is dit een datalek en moet ik het melden?
• Gratis WordPress-cursus 6.2: Caching
• Instellingen van WooCommerce (woocommerce.com, Engels): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Uw facturen bewaren (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren