Configurações gerais, contas e privacidade

Módulo 2: Instalar e configurar · Tempo de leitura: 10 minutos

Objetivo de aprendizagem: Depois desta lição, saberá configurar de forma consciente o endereço da loja, os países, a moeda, as contas de cliente e os prazos de conservação dos dados pessoais, e saberá que consequências tem cada escolha.

Conceitos-chave: endereço da loja, vender para países, enviar para países, localização por omissão do cliente, geolocalização, moeda e formato, encomenda como convidado, criar conta na finalização da compra, ligação para definir uma palavra-passe, pedido de eliminação de dados, prazos de conservação, texto de privacidade no registo e na finalização da compra

As configurações gerais: a base de tudo

Em WooCommerce > Configurações > Geral (General) encontram-se configurações que se definem corretamente uma vez e que raramente voltam a ser alteradas. É precisamente por isso que aqui muitas vezes algo corre mal: uma escolha errada na primeira semana só se nota meses depois, por exemplo quando o IVA nas faturas não está correto.

O endereço da loja. O endereço onde a sua empresa está estabelecida. O WooCommerce utiliza-o como base para o cálculo do IVA (lição 4.1) e para algumas integrações de envio. O país já é escolhido no assistente (lição 2.1); aqui introduz o endereço completo. Este endereço não aparece automaticamente no seu site: a informação que um visitante tem de conseguir encontrar é tratada à parte (lição 5.1).

Vender para e enviar para. Define para que países vende (todos os países, todos os países exceto alguns, ou uma lista) e, além disso, para que países envia. São duas perguntas diferentes. O Theehuis Example vende o livro de receitas digital a qualquer pessoa na UE, mas só envia bules para os Países Baixos, a Bélgica e a Alemanha. Por isso, em vender escolhe "países específicos: todos os países da UE" e em enviar "Países Baixos, Bélgica, Alemanha". Um cliente da Áustria pode então comprar o livro de receitas, mas não vê qualquer opção de envio para um bule.

Porque não simplesmente "todos os países"? Porque cada país para onde vende tem consequências: IVA (lição 4.2), custos de envio (lição 4.3), idioma dos seus termos e condições e as regras desse país (módulo 5). Venda apenas onde o seu plano (lição 1.3) está preparado. Além disso, tem de deixar claro no início do processo de encomenda se existem restrições de entrega (lição 5.1).

Localização por omissão do cliente. Antes de um visitante introduzir o seu endereço, o WooCommerce não sabe onde ele mora. Escolhe o que a loja deve assumir nesse caso:

• Sem localização: os preços e o envio só são calculados quando o cliente introduz um endereço.
• País da loja: o WooCommerce assume que o visitante mora no seu país.
• Geo-localizar: o WooCommerce deduz o país com base no endereço IP. Para isso utiliza uma base de dados de um serviço externo, para a qual tem de pedir e introduzir uma chave (gratuita).
• Geo-localizar com suporte para cache de páginas: a mesma dedução, mas através de um pedido adicional a partir do navegador, para que uma cache de páginas não mostre o mesmo país a toda a gente.

A geolocalização simples e uma cache de páginas dão-se mal. A cache guarda a página tal como o primeiro visitante a viu, com os preços e avisos para o país desse visitante, e entrega-a a todos. Se utiliza uma cache de páginas (lição 6.4) e quer geolocalização, escolha a variante com suporte para cache. Para a maioria das lojas neerlandesas, belgas e alemãs, "país da loja" é simples e suficiente.

Moeda e formato. Moeda, posição do símbolo monetário, separador de milhares e de decimais, número de casas decimais. Para os Países Baixos e a Alemanha é habitual: euro, símbolo à esquerda (Países Baixos) ou à direita (Alemanha), ponto para os milhares, vírgula para os decimais, duas casas decimais. Nunca defina o número de casas decimais como 0 "porque só cobra euros inteiros": o cálculo do IVA precisa dos cêntimos.

Contas de cliente: convidado ou conta?

Em WooCommerce > Configurações > Contas e privacidade (Accounts & Privacy) escolhe como os clientes fazem encomendas.

Encomendar como convidado. O cliente introduz os seus dados e encomenda, sem conta. É o mais rápido para o cliente e gera o menor número de dados pessoais que tem de proteger. Uma conta obrigatória é uma das razões mais conhecidas pelas quais as pessoas abandonam uma encomenda.

Criar conta na finalização da compra ou em A minha conta. Útil para clientes habituais: rever encomendas, guardar endereços, voltar a descarregar ficheiros (lição 3.3). Mas cada conta é um acesso que pode ser utilizado de forma abusiva, e um conjunto de dados pessoais que conserva enquanto a conta existir.

Para o Theehuis Example, a escolha é: encomendar como convidado é permitido, criar uma conta na finalização da compra é uma opção livre do cliente. Para uma loja com subscrições ou com ficheiros que o cliente queira voltar a descarregar mais tarde, uma conta faz mais sentido.

Palavras-passe. Faça com que o WooCommerce envie, numa conta nova, uma ligação com a qual o próprio cliente escolhe uma palavra-passe, em vez de uma palavra-passe gerada no e-mail. Uma palavra-passe num e-mail fica anos numa caixa de correio.

Tenha em atenção a relação com o botão de livre resolução da lição 5.3: um cliente não pode ser obrigado a ter uma conta para resolver o contrato de uma compra. Se os convidados podem encomendar, os convidados também têm de poder resolver o contrato.

Privacidade: o que o WooCommerce pode fazer por si

O WooCommerce trata dados pessoais: nomes, endereços, números de telefone, encomendas. As regras gerais do RGPD, como uma política de privacidade e um registo das atividades de tratamento, estão no curso de WordPress, lição 9.3. Aqui tratamos das configurações que o próprio WooCommerce oferece.

Pedidos de eliminação de dados. O WordPress tem uma ferramenta para eliminar os dados pessoais de uma pessoa (Ferramentas > Eliminar dados pessoais). Em Contas e privacidade escolhe se, nesse processo, também são removidos dados das encomendas e se o acesso aos ficheiros descarregáveis deixa de existir. Pense bem antes de ativar esta opção: os dados que tem de conservar para efeitos fiscais (faturas, lição 5.6; em Portugal, perante a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT)) não podem ser simplesmente eliminados, nem mesmo a pedido. A eliminação no WooCommerce torna a encomenda anónima; garanta que os dados que tem de conservar estão nesse momento na sua contabilidade.

Textos de privacidade. Pode definir um texto curto que aparece no registo e na finalização da compra, com uma ligação para a sua política de privacidade (lição 5.5). Coloque aí uma ou duas frases, não uma política inteira.

Prazos de conservação. Esta é a parte que mais vezes é ignorada. O WooCommerce pode limpar automaticamente os dados pessoais após um prazo que o utilizador escolhe, por tipo:

O RGPD diz que não deve conservar dados durante mais tempo do que o necessário. As regras fiscais dizem que tem de conservar a sua contabilidade durante alguns anos: nos Países Baixos 7 anos, na Bélgica 10 anos para o IVA, na Alemanha 8 anos para as faturas (lição 5.6); em Portugal, o prazo de conservação é de 10 anos. Estas duas regras não entram em conflito, desde que saiba onde conserva o quê. O Theehuis Example faz com que as encomendas concluídas sejam tornadas anónimas no WooCommerce após alguns anos, porque as faturas estão no programa de contabilidade e aí ficam 7 anos. Se conserva a sua contabilidade apenas no WooCommerce, não escolha um prazo mais curto do que a sua obrigação de conservação.

Por omissão, todos os prazos estão vazios: nesse caso, o WooCommerce conserva tudo para sempre. É a escolha mais fácil e a pior.

Na prática: o aspeto no WooCommerce

Com outros temas e outros fornecedores de alojamento funciona da mesma forma; estas são configurações do próprio WooCommerce.

1. WooCommerce > Configurações > Geral: introduza o endereço da loja. Em vender e enviar, escolha apenas os países do seu plano. Escolha uma localização por omissão; se utiliza uma cache de páginas, não escolha a geolocalização simples.
2. Verifique, na parte inferior, a moeda e o formato.
3. Contas e privacidade: encomendar como convidado ativado ou desativado; criar conta na finalização da compra; opte por uma ligação para definir a palavra-passe.
4. Na eliminação de dados, escolha se as encomendas e os ficheiros descarregáveis são incluídos, e anote onde conserva os dados que tem de conservar para efeitos fiscais.
5. Preencha os textos de privacidade com uma ligação para a sua política de privacidade.
6. Preencha os prazos de conservação, com uma justificação para cada prazo.

Resumo

• O endereço da loja é a base do IVA; vender para e enviar para são duas escolhas separadas. Escolha apenas países para os quais está preparado.
• A geolocalização simples e uma cache de páginas entram em conflito; nesse caso, escolha a variante com suporte para cache ou o país da loja.
• Encomendar como convidado é rápido e gera menos dados; uma conta é útil para clientes habituais. Deixe os clientes escolherem a sua própria palavra-passe através de uma ligação.
• Preencha os prazos de conservação: por omissão, o WooCommerce conserva tudo para sempre.
• A eliminação a pedido e a anonimização não podem violar a sua obrigação fiscal de conservação: saiba onde conserva o quê. Em Portugal, o prazo de conservação é de 10 anos.

Questionário

Exercício

Exercício D2.3: Contas e prazos de conservação. Aplique as configurações desta lição na sua loja (de teste). Este é um exercício para fazer por conta própria: assinala os pontos e responde à pergunta.

Assinale:

• endereço da loja e países (vender e enviar) configurados;
• moeda e formato verificados;
• encomendar como convidado ativado ou desativado de forma consciente;
• criar conta na finalização da compra escolhido de forma consciente;
• palavra-passe através de uma ligação configurada;
• prazos de conservação preenchidos em Contas e privacidade.

Responda: que prazos de conservação escolheu para contas inativas e para encomendas falhadas, canceladas e concluídas, e porquê? Tenha em conta a obrigação de conservação da lição 5.6.

Depois de "concluído", verá a resposta modelo: não conservar as encomendas concluídas durante menos tempo do que a obrigação fiscal de conservação, a menos que esses dados estejam noutro local (por exemplo, na sua contabilidade); eliminar as contas inativas; uma justificação para cada escolha.

Para saber mais

• Curso gratuito de WordPress 9.3: RGPD: cookies, formulários e política de privacidade
• Trata-se de uma violação de dados e tenho de a comunicar?
• Curso gratuito de WordPress 6.2: Caching
• Configurações do WooCommerce (woocommerce.com, inglês): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Conservar as suas faturas (Belastingdienst, administração fiscal neerlandesa, neerlandês): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren