Общи настройки, профили и поверителност

Модул 2: Инсталиране и настройка · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще можете съзнателно да настроите адреса на магазина, държавите, валутата, клиентските профили и сроковете за съхранение на лични данни и ще знаете какви са последиците от всеки избор.

Основни понятия: адрес на магазина, продажба към държави, доставка до държави, местоположение на клиента по подразбиране, гео позициониране, валута и формат, поръчка като гост, създаване на профил при плащане, линк за задаване на парола, искане за изтриване на данни, срокове за съхранение, текст за поверителност при регистрация и плащане

Общите настройки: основата на всичко

В WooCommerce > Настройки > Общи (General) има настройки, които задавате правилно веднъж и след това рядко променяте. Точно затова тук често се допускат грешки: неправилен избор през първата седмица забелязвате едва месеци по-късно, например когато ДДС във фактурите не е верен.

Адресът на магазина. Адресът, на който е регистрирана Вашата фирма. WooCommerce го използва като основа за изчисляване на ДДС (урок 4.1) и за някои интеграции за доставка. Държавата избирате още в съветника (урок 2.1); тук попълвате пълния адрес. Този адрес не се показва автоматично на Вашия сайт: информацията, която посетителят трябва да може да намери, уреждате отделно (урок 5.1).

Продажба към и доставка до. Задавате към кои държави продавате (всички държави, всички освен някои или списък) и отделно до кои държави доставяте. Това са два различни въпроса. Чайна Example от Утрехт (Холандия) продава дигиталната книга с рецепти на всички в ЕС, но изпраща чайници само до Холандия, Белгия и Германия. Затова при продажба избира „конкретни държави: всички държави от ЕС“, а при доставка „Холандия, Белгия, Германия“. Клиент от Австрия може да купи книгата с рецепти, но при чайник не вижда възможност за доставка.

Защо не просто „всички държави“? Защото всяка държава, към която продавате, има последици: ДДС (урок 4.2), разходи за доставка (урок 4.3), езикът на Вашите общи условия и правилата на тази държава (модул 5). Продавайте само там, за където Вашият план (урок 1.3) е готов. Освен това трябва още в началото на процеса на поръчка ясно да посочите дали има ограничения за доставка (урок 5.1).

Местоположение на клиента по подразбиране. Преди посетителят да въведе адреса си, WooCommerce не знае къде живее той. Вие избирате какво да приеме магазинът в този случай:

• Без местоположение: цените и доставката се изчисляват едва когато клиентът въведе адрес.
• Държавата на магазина: WooCommerce приема, че посетителят живее във Вашата държава.
• Гео позициониране: WooCommerce отгатва държавата по IP адреса. За целта използва база данни на външна услуга, за която трябва да заявите и въведете (безплатен) ключ.
• Гео позициониране с поддръжка на кеширане на страници: същото отгатване, но чрез допълнителна заявка от браузъра, така че кешът на страниците да не показва една и съща държава на всички.

Обикновеното гео позициониране и кешът на страници не си пасват. Кешът запазва страницата така, както я е видял първият посетител, с цените и съобщенията за неговата държава, и я показва на всички. Ако използвате кеш на страници (урок 6.4) и искате гео позициониране, изберете варианта с поддръжка на кеширане. За повечето холандски, белгийски и германски магазини „държавата на магазина“ е лесен и достатъчно добър избор.

Валута и формат. Валута, позиция на символа на валутата, разделител за хилядите и за десетичните знаци, брой десетични знаци. За Холандия и Германия обичайното е: евро, символ отляво (Холандия) или отдясно (Германия), точка за хилядите, запетая за десетичните знаци, два десетични знака. Никога не задавайте броя десетични знаци на 0, „защото искате само цели евро“: изчисляването на ДДС се нуждае от стотинките.

Клиентски профили: гост или профил?

В WooCommerce > Настройки > Профили и поверителност (Accounts & Privacy) избирате как клиентите поръчват.

Поръчка като гост. Клиентът попълва данните си и поръчва без профил. Това е най-бързо за клиента и води до най-малко лични данни, които трябва да защитавате. Задължителният профил е една от най-известните причини хората да прекъснат поръчка.

Създаване на профил при плащане или в Моят профил. Удобно е за постоянни клиенти: преглед на поръчки, запазване на адреси, повторно изтегляне на файлове (урок 3.3). Но всеки профил е вход, който може да бъде злоупотребен, и събрани лични данни, които пазите, докато профилът съществува.

За Чайна Example изборът е: поръчката като гост е разрешена, а създаването на профил при плащане е свободен избор на клиента. За магазин с абонаменти или файлове за изтегляне, които клиентът иска да може да изтегли отново по-късно, профилът е по-логичен.

Пароли. Оставете WooCommerce при нов профил да изпраща линк, с който клиентът сам избира парола, вместо генерирана парола в имейла. Парола в имейл остава с години в пощенската кутия.

Обърнете внимание на връзката с бутона за отказ от урок 5.3: клиентът не може да бъде задължен да има профил, за да се откаже от договора за покупка. Ако гостите могат да поръчват, гостите трябва и да могат да се откажат от договора.

Поверителност: какво може да направи WooCommerce за Вас

WooCommerce обработва лични данни: имена, адреси, телефонни номера, поръчки. Общите правила на GDPR, като политика за поверителност и регистър на дейностите по обработване, са разгледани в курса за WordPress, урок 9.3. Тук става дума за настройките, които предлага самият WooCommerce.

Искания за изтриване на данни. WordPress има инструмент за изтриване на лични данни на дадено лице (Инструменти > Изтриване на лични данни). В Профили и поверителност избирате дали при това се премахват и данни от поръчките и дали отпада достъпът до файловете за изтегляне. Помислете, преди да включите това: данни, които трябва да пазите за данъчните органи (в България НАП; фактури, урок 5.6), не можете просто да изтриете, дори при искане. Изтриването в WooCommerce прави поръчката анонимна; погрижете се данните, които трябва да пазите, тогава да са във Вашето счетоводство.

Текстове за поверителност. Можете да зададете кратък текст, който се показва при регистрация и при плащане, с линк към Вашата политика за поверителност (урок 5.5). Поставете там едно или две изречения, а не цялата политика.

Срокове за съхранение. Това е частта, която най-често се пропуска. WooCommerce може автоматично да изчиства лични данни след срок, който Вие избирате, за всеки вид поотделно:

GDPR казва, че не пазите данни по-дълго от необходимото. Данъчните правила казват, че трябва да пазите документацията си определен брой години: в Холандия 7 години, в Белгия 10 години за ДДС, в Германия 8 години за фактури (урок 5.6). За Вашия магазин в България проверете срока при Националната агенция за приходите (НАП). Двете правила не си противоречат, стига да знаете какво къде пазите. Чайна Example оставя завършените поръчки в WooCommerce да станат анонимни след няколко години, защото фактурите са в счетоводния софтуер и остават там 7 години. Ако пазите документацията си само в WooCommerce, не избирайте срок, по-кратък от задължението Ви за съхранение.

По подразбиране всички срокове са празни: тогава WooCommerce пази всичко завинаги. Това е най-лесният и най-лошият избор.

На практика: как изглежда това в WooCommerce

При други теми и хостинг доставчици работи по същия начин; това са настройки на самия WooCommerce.

1. WooCommerce > Настройки > Общи: попълнете адреса на магазина. При продажба и доставка изберете само държавите от Вашия план. Изберете местоположение по подразбиране; ако използвате кеш на страници, не избирайте обикновено гео позициониране.
2. Проверете най-долу валутата и формата.
3. Профили и поверителност: включете или изключете поръчката като гост; създаване на профил при плащане; изберете линк за задаване на паролата.
4. При изтриването на данни изберете дали поръчките и файловете за изтегляне се включват и запишете къде пазите данните, които трябва да съхранявате по данъчни причини.
5. Попълнете текстовете за поверителност с линк към Вашата политика за поверителност.
6. Попълнете сроковете за съхранение, с причина за всеки срок.

Обобщение

• Адресът на магазина е основата за ДДС; продажбата към и доставката до са два отделни избора. Изберете само държави, за които сте готови.
• Обикновеното гео позициониране и кешът на страници си противоречат; тогава изберете варианта с поддръжка на кеширане или държавата на магазина.
• Поръчката като гост е бърза и води до по-малко данни; профилът е удобен за постоянни клиенти. Оставете клиентите сами да изберат парола чрез линк.
• Попълнете сроковете за съхранение: по подразбиране WooCommerce пази всичко завинаги.
• Изтриването при искане и анонимизирането не трябва да нарушават данъчното Ви задължение за съхранение: знайте какво къде пазите. В България срока за съхранение проверете при НАП.

Тест (quiz)

Задача

Задача D2.3: Акаунти и срокове за съхранение. Приложете настройките от този урок във Вашия (тестов) магазин. Това е задача за самостоятелно изпълнение: сами отмятате точките и отговаряте на въпроса.

Отметнете:

• адресът на магазина и държавите (продажба и доставка) са настроени;
• валутата и форматът са проверени;
• поръчката като гост е съзнателно включена или изключена;
• създаването на профил при плащане е съзнателно избрано;
• паролата се задава чрез линк;
• сроковете за съхранение са попълнени в Профили и поверителност.

Отговорете: какви срокове за съхранение избрахте за неактивни профили, неуспешни, отказани и завършени поръчки и защо? Помислете за задължението за съхранение от урок 5.6.

След „готово“ ще видите примерния отговор: завършените поръчки не се пазят по-кратко от данъчното задължение за съхранение, освен ако тези данни не се намират другаде (например във Вашето счетоводство); неактивните профили се изчистват; с причина за всеки избор.

Прочетете още

• Безплатен курс по WordPress 9.3: GDPR: бисквитки, формуляри и политика за поверителност
• Това изтичане на данни ли е и трябва ли да го съобщя?
• Безплатен курс по WordPress 6.2: Кеширане
• Настройки на WooCommerce (woocommerce.com, на английски): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Съхраняване на фактурите (нидерландската данъчна администрация Belastingdienst, на нидерландски): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren