Наличности и масова работа с продукти

Модул 3: Продукти · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще можете съзнателно да настройвате наличностите в WooCommerce (управление, задържане, уведомления, предварителни поръчки, изчерпани продукти) и безопасно да експортирате и импортирате продукти масово с CSV файл.

Основни понятия: управление на наличности, наличност по продукт или по вариация, задържане на наличност (Hold stock), праг за ниска наличност, праг за изчерпана наличност, уведомления за наличност, предварителни поръчки (backorders), скриване на изчерпани продукти, показване на наличността, CSV експорт, CSV импорт, обновяване на съществуващи продукти, кодировка (UTF-8), разделител, връзки с касова система или търговец на едро

Защо наличността е нещо повече от число

Броят на наличностите изглежда прост: имате дванадесет чайника, продавате дванадесет и след това няма повече. В онлайн магазина обаче нещата се случват едновременно. Двама клиенти слагат последния чайник в количката си. Клиент започва плащането и се отказва по средата. Продавате същия чайник и във физическия си магазин или на пазар. Неправилно настроената наличност води до най-лошото, което може да се случи на един магазин: платена поръчка, която не можете да доставите. Това Ви струва възстановяване на сумата, недоволен клиент и понякога лош отзив.

За целта WooCommerce предлага редица настройки. Ще ги намерите в WooCommerce > Настройки > Продукти > Наличност (Inventory), а за всеки продукт поотделно в раздела Наличност.

Настройките една по една

Управление на наличности (Enable stock management) е включено по подразбиране. След това за всеки продукт избирате дали WooCommerce да следи количествата. Без количества задавате само статуса: в наличност, изчерпан или предварителна поръчка. Това е подходящо за продукти, които изработвате по поръчка или които винаги можете да доставите. При променлив продукт избирате дали наличността важи за всяка вариация или за целия продукт (урок 3.2).

Задържане на наличност (минути) (Hold stock), по подразбиране 60. Когато клиент започне плащането, WooCommerce създава поръчка със статус В очакване на плащане и заделя наличността. Ако след този брой минути все още няма плащане, WooCommerce анулира неплатената поръчка и наличността се връща. Ако времето е твърде кратко, клиент, който трябва да влезе в банката си, вижда поръчката си анулирана. Ако е твърде дълго, един чайник остава блокиран половин ден за човек, който отдавна си е тръгнал. Един час е разумен за повечето магазини. Внимание: анулирането е планирана задача. Ако Вашите планирани задачи не се изпълняват правилно, неплатените поръчки остават висящи (урок 7.3).

Уведомления (Notifications): имейл при ниска наличност, при изчерпване и при предварителна поръчка, по подразбиране до адреса на администратора. Въведете тук адреса на човека, който отговаря за доставките.

Праг за ниска наличност (Low stock threshold), по подразбиране 2, и праг за изчерпана наличност (Out of stock threshold), по подразбиране 0. Продавате ли и във физически магазин и обновявате ли онлайн магазина само веднъж на ден? Тогава задайте прага за изчерпана наличност на 1 или 2. Така онлайн магазинът няма да продаде последния брой, който може би вече е продаден в магазина.

Видимост на изчерпаните продукти (Hide out of stock items from the catalog), по подразбиране изключено. Скриването поддържа страниците на магазина подредени. Но изчерпан продукт, който отново се появи, временно губи мястото си в категорията. Самата продуктова страница остава достъпна. В урок 7.1 ще видите какво означава това за откриваемостта.

Показване на наличността (Stock display format): винаги да се показва количеството („12 в наличност“), само при малко количество („Остават само 2“) или никога. „Остават само 2“ помага на клиентите да решат, но го показвайте само когато е вярно; изкуственият недостиг е подвеждащ.

Предварителни поръчки (Allow backorders?) за всеки продукт: да не се разрешават, да се разрешават с предупреждение към клиента или да се разрешават. Разрешаването на предварителни поръчки означава, че клиентите могат да купуват, докато Вие нямате нищо на склад. Това е възможно при продукт, който със сигурност ще получите до седмица. Тогава непременно уведомете клиента (средната опция) и посочете реалистичен срок за доставка: срокът за доставка е част от информацията, която предоставяте преди покупката (урок 5.1).

Връзки и един източник на истината

Ако продавате на няколко места (онлайн магазин, магазин с каса, онлайн платформа) или търговец на едро доставя директно до Вашите клиенти, бързо се появяват два или три списъка с наличности. Изберете един източник на истината: системата, която определя реалната наличност. Обикновено това е касовата или складовата система, а WooCommerce получава количествата чрез връзка. Такава връзка използва SKU като ключ. Продукт без SKU или с SKU, изписан различно в касовата система, няма да бъде обновен. Затова SKU беше толкова важен в урок 3.1.

Връзките обикновено използват REST API на WooCommerce с API ключ. Давайте на такъв ключ само необходимите права (урок 2.4).

Масова работа с продукти: експортиране и импортиране

За десет продукта работите в администрацията. За сто промени в цените, нов сезон или преминаване от друга система за онлайн магазин използвайте вградения CSV експорт и импорт: бутоните Експортиране (Export) и Импортиране (Import) над списъка с продукти в Продукти > Всички продукти.

CSV файлът е текстов файл с по един ред за всеки продукт и колони, разделени със запетаи. Отваряте го в програма за електронни таблици. Точно там често възникват грешки:

• Кодировка. WooCommerce използва UTF-8. Ако програмата за таблици отвори файла с друга кодировка, „é“ се превръща в нещо като „Ã©“. При отваряне и запазване изрично изберете UTF-8.
• Разделител и десетичен знак. При нидерландски и много други европейски регионални настройки програмите за таблици често използват точка и запетая като разделител и запетая като десетичен знак. WooCommerce очаква в цените точка (24.00). Цена „24,00“ може да бъде прочетена като нещо друго. Преди импортиране проверете няколко реда в текстов редактор.
• Празни колони. При обновяване празна клетка може да означава, че стойността ще бъде изтрита. Колоните, които не искате да променяте, по-добре изобщо премахнете от файла.
• Вариации. Всяка вариация е отделен ред с препратка към основния продукт.

При импортиране изберете Обновяване на съществуващите продукти (Update existing products). Тогава WooCommerce търси съществуващ продукт по ID или SKU. Продуктите, които не съществуват, се пропускат при този избор. Без него импортът създава нови продукти, а вече съществуващ SKU предизвиква грешка.

Безопасна работа: първо в малък мащаб, първо на друго място

Един импорт може с едно щракване да промени стотици продукти. Затова:

1. Направете резервно копие (курса за WordPress, урок 8.1) или работете първо в Вашия тестов магазин (урок 2.1).
2. Първо експортирайте, за да имате файл с текущото състояние.
3. Тествайте с файл с един ред. Проверете продукта в администрацията и на сайта.
4. Едва след това приложете целия файл.
5. Големите файлове могат да достигнат ограничението за качване или ограничението за време на PHP. Разделете ги на части или попитайте Вашия хостинг доставчик за настройките на PHP (база знания 200).

Обобщение

• Управлението на наличности предотвратява платени поръчки, които не можете да доставите.
• Задържането на наличност (по подразбиране 60 минути) запазва артикулите по време на плащането; последващото анулиране е планирана задача.
• Праговете, уведомленията, видимостта и предварителните поръчки настройвате съзнателно, с честен срок за доставка.
• Изберете един източник на истината и използвайте SKU като ключ за връзките.
• CSV импорт: UTF-8, точка като десетичен знак, първо експортиране, тест с един ред, обновяване по ID или SKU.

Тест (quiz)

Задача

Задача D3.4: Експортиране и импортиране. Изпълнете я в Вашия тестов магазин или след ново резервно копие.

Стъпки:

1. Експортирайте всички свои продукти в CSV файл с бутона Експортиране над списъка с продукти (Продукти > Всички продукти).
2. Отворете файла в програма за електронни таблици и изберете UTF-8. Вижте какъв разделител и какъв десетичен знак се използват.
3. Създайте нов файл само с колоните ID (или SKU) и Наличност, с един продукт. Променете наличността.
4. Импортирайте този файл с бутона Импортиране над списъка с продукти, с включено Обновяване на съществуващите продукти.
5. Проверете продукта в администрацията и в частен прозорец на сайта.
6. Прегледайте настройките за наличност в WooCommerce > Настройки > Продукти > Наличност.

Контролен списък (задължително): резервно копие или тестов магазин; направен експорт; файлът е отворен с правилната кодировка; променен е един ред; импортиран е само този ред с „обновяване на съществуващите продукти“; резултатът е проверен.

Отговорете:

1. Коя колона използва WooCommerce, за да открие продукта: ID или SKU?
2. Какво се обърка или почти се обърка (знаци, десетичен знак, празни колони)?
3. Кои настройки за наличност използвате (задържане на наличност, прагове, уведомления, предварителни поръчки) и защо?

Добрият отговор посочва ID или SKU като ключ, конкретен капан, на който сте попаднали или който сте избегнали, и за всяка настройка причина, подходяща за Вашия магазин.

Прочетете още

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, на английски): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Безплатен курс по WordPress 8.1: Резервни копия: какво, къде и колко често
• Качването не е успешно: увеличете upload_max_filesize и max_execution_time
• Ръководство за DirectAdmin 18.5: Качването е твърде голямо (грешка 413) или time-out
• Масов импорт и експорт на продукти с CSV

Стъпките в базата знания и в ръководството се отнасят за панелите на WebOké; при други доставчици процесът е подобен.