Фактури и счетоводство

Модул 5: Задължения и условия · Време за четене: 10 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да обясните кога един онлайн магазин трябва да издаде фактура, какво трябва да съдържа тя според държавата, как да отразите възстановяването на суми в счетоводството и колко дълго да съхранявате всичко. Ще можете и да изберете как да получавате фактури от WooCommerce.

Основни понятия: фактура, касова бележка, изисквания към фактурата, пореден номер на фактурата, опростена фактура, кредитно известие, OSS и фактури, вътреобщностна доставка, електронна фактура (B2B), Peppol, задължение за съхранение, връзка със счетоводна програма

Този урок обяснява правилата, както важат към 9 ноември 2026 г.. Той не е правен или данъчен съвет. Ако се съмнявате за Вашия случай, попитайте юрист, Вашата браншова организация или Вашия счетоводител.

Трябва ли изобщо магазинът да издава фактури?

Зависи от това кой купува и къде.

• На фирми (B2B) в ЕС трябва да издадете фактура. Без фактура Вашият бизнес клиент не може да приспадне ДДС.
• На потребители (B2C) във Вашата държава фактура за целите на ДДС обикновено не е задължителна; често е достатъчно потвърждение на поръчката или касова бележка. Много клиенти все пак очакват фактура, а за Вашето собствено счетоводство е удобно да имате документ с поредна номерация.
• Продажби от разстояние на потребители в други държави от ЕС (урок 4.2): ако участвате в режима в Съюза (обслужване на едно гише, OSS) в Холандия, важат холандските правила за фактуриране и за целите на ДДС не е нужно да издавате фактура, посочва холандската данъчна служба (Belastingdienst). Ако подавате декларация сами в другата държава, важат правилата за фактуриране на тази държава.

В Холандия опростена фактура (с по-малко данни) е допустима до € 100 с ДДС, но не при вътреобщностни доставки, продажби от разстояние и някои други трансгранични случаи.

Какво трябва да съдържа фактурата

Изискванията идват от европейската директива за ДДС и са почти еднакви във всички държави. Преглед:

За Белгия важат същите европейски основни правила; нека Вашият счетоводител потвърди какво трябва да има във Вашия случай, особено за номера на предприятието (ondernemingsnummer) и обратното начисляване. За България: ДДС номерът е BG, последван от 9 или 10 цифри, а ЕИК идва от Търговския регистър (Агенция по вписванията); какво точно трябва да съдържа фактурата, проверете при Национална агенция за приходите (НАП) или при Вашия счетоводител.

При вътреобщностна доставка на фирма (урок 4.1) във фактурата се посочват също ДДС номерът на клиента и отбелязване, че ДДС се начислява по реда на обратното начисляване.

Възстановяване на суми и кредитни известия

Ако сте издали фактура и клиентът се откаже от договора (урок 5.2) или Вие възстановите част от сумата, не променяте старата фактура. Издавате кредитно известие: нов документ със собствен номер, препратка към първоначалната фактура и отрицателни суми. Така номерацията Ви остава без пропуски и декларацията Ви по ДДС е вярна: ДДС от кредитното известие се приспада в периода на възстановяването.

Често срещани грешки:

• Изтриване на фактура или преномериране. Така се получава пропуск в поредицата, а това се забелязва при проверка.
• Възстановяване на сума в WooCommerce без кредитно известие. WooCommerce записва възстановяването към поръчката, но Вашето счетоводство не знае за него, ако няма връзка.
• Оставяне на тестова поръчка с истински номер на фактура. В тестовия магазин използвайте друга номерация или изключете там създаването на фактури.

Как да получавате фактури от WooCommerce

По подразбиране WooCommerce не създава PDF фактура и поредни номера на фактури: номерът на поръчката е вътрешен номер, който не винаги е пореден (отменените и неуспешните поръчки също получават номер). Имате три възможности:

1. Плъгин за фактури, който при определен статус (обикновено „В процес на изпълнение“ или „Приключена“) създава PDF със собствен пореден номер и го прикача към имейла. Изберете такъв, който може да издава кредитни известия и Ви позволява сами да определяте номерацията.
2. Връзка с Вашата счетоводна програма: поръчката отива в счетоводната програма, която създава и изпраща фактурата. Тогава всичко е на едно място, включително справките за OSS по държава и ставка на ДДС. Много счетоводни програми имат връзка с WooCommerce.
3. Доставчикът на плащания или външна услуга, която създава фактури. Проверете дали номерацията и данните отговарят на изискванията.

Преценете всеки плъгин или връзка, както в курса за WordPress, урок 5.3, и попитайте счетоводителя си кой вариант пасва на Вашето счетоводство. В Theehuis Example фактурите се създават от счетоводната програма; магазинът само препраща данните за поръчката. Така Theehuis има една номерация и справка за продажбите по държави от ЕС за декларацията по OSS.

Електронни фактури между фирми

Ако продавате и на фирми, обърнете внимание на електронното фактуриране: фактура в структуриран формат, който компютър може да прочете (не PDF).

• Белгия: от 1 януари 2026 г. електронните фактури между белгийски фирми, регистрирани по ДДС, са задължителни, на практика чрез мрежата Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Германия: между фирми, установени в Германия, електронната фактура е норма (§ 14 UStG); фирмите трябва да могат да ги получават, а изпращането става задължително на етапи.
• Холандия: (към ноември 2026 г.) все още няма общо задължение между фирми.

За потребителите нищо не се променя: те получават обикновен PDF или потвърждение. Ако продавате на белгийски или германски фирми, попитайте доставчика на счетоводната си програма дали тя може да изпраща електронни фактури. За България проверете актуалните изисквания при НАП или при Вашия счетоводител.

Колко дълго съхранявате

Съхранението означава също фактурите да останат четими и откриваеми, дори ако смените софтуера на магазина или премахнете плъгин. Редовно експортирайте фактурите към счетоводството или архива си. И ги съгласувайте със сроковете за съхранение в WooCommerce (уроци 2.3 и 5.5): ако анонимизирате приключените поръчки след няколко години, погрижете се данните от фактурите да се пазят другаде. За срока на съхранение в България попитайте НАП или Вашия счетоводител.

Обобщение

• На фирми винаги фактура; на потребители във Вашата държава обикновено не е задължителна; в рамките на OSS важат холандските правила и за целите на ДДС не е нужна фактура.
• Във фактурата: дата, пореден номер, данни на двете страни, ДДС номер, какво и кога е доставено, суми по ставка и ДДС; в Германия според § 14 Abs. 4 UStG. В България ДДС номерът е BG + 9 или 10 цифри, а подробностите проверете при НАП.
• Възстановяване на сума означава кредитно известие с препратка, никога изтриване на фактура.
• WooCommerce сам не създава фактури: изберете плъгин, връзка със счетоводна програма или услуга.
• Съхранение: Холандия 7 години, Белгия 10 години за целите на ДДС, Германия 8 години за фактури; за България попитайте НАП или Вашия счетоводител.

Тест (quiz)

Задача

Задача D5.6: Проверете Вашата фактура. Направете в тестовия си магазин тестова поръчка и фактура (или, ако не издавате фактури на потребители, потвърждението, което получава клиентът). Сравнете ги с изискванията към фактурата за Вашата държава от този урок. Отметнете: проверени са всички задължителни данни; проверена е поредната номерация (и след отменена поръчка); уредено е кредитно известие при възстановяване на сума; определени са срокът и мястото за съхранение; взета е предвид Вашата ситуация по OSS.

Отговорете: кои данни липсваха и как ще отстраните това? Как създавате фактури: с плъгин, счетоводна програма или доставчик на плащания, и защо? Какво се случва при възстановяване на сума, от WooCommerce до Вашето счетоводство? Колко дълго и къде съхранявате фактурите, дори ако някога смените софтуера на магазина?

Прочетете още

• На какви изисквания трябва да отговарят фактурите? (Belastingdienst, нидерландски): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Опростена фактура (Belastingdienst, нидерландски): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Съхранение на фактурите (Belastingdienst, нидерландски): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Продажби от разстояние в ЕС и режимът в Съюза (Belastingdienst, нидерландски): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Електронно фактуриране в Белгия (FOD Financiën, нидерландски): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (немски): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (немски): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Безплатен курс по WordPress 5.3: Избор и оценка на разширения