Facturen en administratie

Module 5: Plichten en voorwaarden · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je uitleggen wanneer een webshop een factuur moet maken, wat erop moet staan per land, hoe je terugbetalingen administratief afhandelt en hoe lang je alles bewaart, en kun je kiezen hoe je facturen uit WooCommerce krijgt.

Kernbegrippen: factuur, kassabon, factuureisen, opeenvolgend factuurnummer, vereenvoudigde factuur, creditfactuur, OSS en facturen, intracommunautaire levering, e-factuur (B2B), Peppol, bewaarplicht, boekhoudkoppeling

Deze les legt de regels uit zoals ze op 9 november 2026 gelden. Het is geen juridisch of fiscaal advies. Twijfel je over jouw situatie, vraag het dan aan een jurist, je brancheorganisatie of je boekhouder.

Moet een shop eigenlijk facturen maken?

Dat hangt af van wie er koopt en waar.

• Aan bedrijven (B2B) moet je in de EU een factuur uitreiken. Zonder factuur kan je zakelijke klant de btw niet aftrekken.
• Aan consumenten (B2C) in je eigen land is een factuur voor de btw meestal niet verplicht; een bestelbevestiging of kassabon volstaat vaak. Veel klanten verwachten er wel een, en voor je eigen administratie is een doorlopend genummerd document handig.
• Afstandsverkopen aan consumenten in andere EU-landen (les 4.2): doe je mee aan de Unieregeling (OSS) in Nederland, dan gelden de Nederlandse factuurregels en hoef je voor de btw geen factuur uit te reiken, zegt de Belastingdienst. Doe je aangifte in het andere land zelf, dan gelden de factuurregels van dat land.

Een vereenvoudigde factuur (minder gegevens) mag in Nederland tot € 100 inclusief btw, maar niet bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en een paar andere grensoverschrijdende gevallen.

Wat er op een factuur moet

De eisen komen uit de Europese btw-richtlijn en zijn per land bijna gelijk. Een overzicht:

Voor België gelden dezelfde Europese hoofdlijnen; laat je boekhouder bevestigen wat er in jouw geval op moet, vooral bij het ondernemingsnummer en verleggingen.

Bij een intracommunautaire levering aan een bedrijf (les 4.1) staan ook het btw-nummer van de klant en de vermelding dat de btw verlegd is op de factuur.

Terugbetalingen en creditfacturen

Als je een factuur hebt gemaakt en de klant herroept (les 5.2) of je betaalt een deel terug, dan pas je de oude factuur niet aan. Je maakt een creditfactuur (creditnota): een nieuw document met een eigen nummer, een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, en negatieve bedragen. Zo blijft je nummering zonder gaten en klopt je btw-aangifte: de btw van de creditfactuur gaat er in het tijdvak van de terugbetaling weer af.

Valkuilen:

• Een factuur verwijderen of opnieuw nummeren. Dan ontstaat een gat in de reeks, en dat valt op bij een controle.
• Een terugbetaling in WooCommerce doen zonder creditfactuur te maken. WooCommerce registreert de terugbetaling bij de bestelling, maar je boekhouding weet daar niets van als er geen koppeling is.
• Een testbestelling met een echt factuurnummer laten staan. Gebruik in de testwinkel een andere nummerreeks, of zet het maken van facturen daar uit.

Hoe je facturen uit WooCommerce krijgt

WooCommerce maakt standaard geen factuur-pdf en geen doorlopende factuurnummers: het bestelnummer is een intern nummer dat niet altijd doorlopend is (geannuleerde en mislukte bestellingen krijgen ook een nummer). Je hebt drie routes:

1. Een factuurplugin die bij een bepaalde status (meestal "In behandeling" of "Afgerond") een pdf met een eigen doorlopend nummer maakt en aan de mail hangt. Kies er een die creditfacturen kan maken en je nummering zelf laat bepalen.
2. Een koppeling met je boekhoudprogramma: de bestelling gaat naar het boekhoudprogramma, dat de factuur maakt en verstuurt. Dan staat alles op één plek, inclusief OSS-overzichten per land en btw-tarief. Veel boekhoudprogramma's hebben een WooCommerce-koppeling.
3. De betaalprovider of een externe dienst die facturen maakt. Controleer dat de nummering en de gegevens aan de eisen voldoen.

Beoordeel elke plugin of koppeling zoals in de WordPress-cursus, les 5.3, en vraag je boekhouder welke route bij je administratie past. Bij Theehuis Example maakt het boekhoudprogramma de facturen; de shop stuurt alleen de bestelgegevens door. Theehuis heeft zo één nummerreeks en een overzicht van de verkopen per EU-land voor de OSS-aangifte.

E-facturen tussen bedrijven

Verkoop je ook aan bedrijven, let dan op e-facturatie: een factuur in een gestructureerd formaat dat een computer kan lezen (geen pdf).

• België: sinds 1 januari 2026 zijn e-facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven verplicht, in de praktijk via het Peppol-netwerk (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Duitsland: tussen bedrijven die in Duitsland gevestigd zijn, is de e-factuur de norm (§ 14 UStG); bedrijven moeten ze kunnen ontvangen, het versturen wordt in fases verplicht.
• Nederland: (stand november 2026) nog geen algemene plicht tussen bedrijven.

Voor consumenten verandert er niets: die krijgen gewoon een pdf of een bevestiging. Verkoop je aan Belgische of Duitse bedrijven, vraag dan je boekhoudprogramma of het e-facturen kan sturen.

Hoe lang je bewaart

Bewaren betekent ook: leesbaar en terug te vinden houden, ook als je van shopsoftware wisselt of een plugin verwijdert. Exporteer facturen regelmatig naar je boekhouding of archief. En stem het af met de bewaartermijnen in WooCommerce (les 2.3 en 5.5): anonimiseer je afgeronde bestellingen na een paar jaar, zorg dan dat de factuurgegevens elders bewaard blijven.

Samenvatting

• Aan bedrijven altijd een factuur; aan consumenten in je eigen land meestal niet verplicht; binnen de OSS gelden de NL-regels en is voor de btw geen factuur nodig.
• Op een factuur: datum, doorlopend nummer, gegevens van beide partijen, btw-id, wat en wanneer geleverd, bedragen per tarief en btw; in Duitsland volgens § 14 Abs. 4 UStG.
• Terugbetalen betekent een creditfactuur met verwijzing, nooit een factuur wissen.
• WooCommerce maakt zelf geen facturen: kies een plugin, een boekhoudkoppeling of een dienst.
• Bewaren: Nederland 7 jaar, België 10 jaar voor de btw, Duitsland 8 jaar voor facturen.

Quiz

Opdracht

Opdracht D5.6: Je factuur nalopen. Maak in je testwinkel een testbestelling en de factuur (of, als je aan consumenten geen facturen maakt, de bevestiging die de klant krijgt). Leg die naast de factuureisen van je land uit deze les. Vink af: alle verplichte gegevens nagelopen; doorlopende nummering gecontroleerd (ook na een geannuleerde bestelling); creditfactuur bij een terugbetaling geregeld; bewaartermijn en bewaarplek vastgelegd; je OSS-situatie meegenomen.

Beantwoord: welke gegevens ontbraken en hoe los je dat op? Hoe maak je facturen: plugin, boekhoudprogramma of betaalprovider, en waarom? Wat gebeurt er bij een terugbetaling, van WooCommerce tot je boekhouding? Hoe lang en waar bewaar je de facturen, ook als je ooit van shopsoftware wisselt?

Verder lezen

• Aan welke eisen moeten facturen voldoen? (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Vereenvoudigde factuur (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Uw facturen bewaren (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Afstandsverkopen binnen de EU en de Unieregeling (Belastingdienst): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-facturatie in België (FOD Financiën): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (Duits): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (Duits): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Gratis WordPress-cursus 5.3: Plugins kiezen en beoordelen