Hoofdstuk 3 · 3.6
Brieven maken uit een adressenlijst (mailmerge)
Een uitnodiging of herinnering naar al je klanten, met per brief de juiste naam en het adres. In Word heet dat Afdruk samenvoegen of mailmerge. Je hebt twee dingen nodig: een adressenlijst en een brief.
De adressenlijst
Maak een spreadsheet in Calc, Excel of Euro-Office. Zet in de eerste rij de kolomnamen, bijvoorbeeld Aanhef, Naam, Bedrijf, Adres, Postcode, Plaats. Elke volgende rij is één ontvanger. Laat geen lege rijen staan. Sla de lijst op als ods of xlsx.
In LibreOffice Writer
Stap 1: de adressenlijst koppelen
- Open je brief en kies Extra > Assistent Brief....
- Kies Het huidige document gebruiken en klik op Volgende. Kies Brief en klik op Volgende.
- Klik bij de adreslijst op Andere adreslijst kiezen... (of Adreslijst selecteren), klik op Toevoegen... en kies je spreadsheet. Selecteer het werkblad met de adressen en klik op OK.
- Zet je het adres en de aanhef zelf in de brief (stap 2), haal dan het vinkje weg bij Dit document moet een adresblok bevatten en bij de aanhef. Klik op Voltooien.
Stap 2: velden in de brief zetten
- Kies Beeld > Gegevensbronnen. Bovenin zie je je adressenlijst.
- Sleep de kolomkop, bijvoorbeeld Naam, naar de plek in de brief. Er verschijnt een veld <Naam>. Doe dat voor alle velden en typ zelf de spaties en enters ertussen.
Stap 3: samenvoegen
Na de assistent staat de werkbalk Assistent Brief in beeld. Met de pijltjes blader je door de ontvangers. Kies daarna:
- Samengevoegde documenten afdrukken: alle brieven naar de printer;
- Samengevoegde documenten opslaan: als één document of als losse bestanden, bijvoorbeeld als pdf;
- Afzonderlijke documenten bewerken: alle brieven in één nieuw document om na te kijken.
Kies je zonder de assistent Bestand > Afdrukken... in een brief met velden, dan vraagt LibreOffice: Uw document bevat database-adresvelden. Wilt u een brief afdrukken? Kies Ja om alle brieven te maken.
Etiketten maak je met Bestand > Nieuw > Etiketten. Kies het merk en type etiketvel, kies je adressenlijst als database en zet de velden in het etiket.
In Euro-Office
- Open de brief en ga naar het tabblad Samenwerking. Klik op Afdruk samenvoegen en kies Van Opslag om de adressenlijst uit je Nextcloud te kiezen.
- Zet de cursor op de goede plek en klik rechts op Samenvoegveld invoegen.
- Bekijk het resultaat met Voorbeeld van resultaten en kies bij Samenvoegen naar PDF, Docx of E-mail.
Stap voor stap in Brieven maken uit een adressenlijst. Moet je in je lijst de voornaam los hebben? Zie Voornaam en achternaam uit één kolom splitsen.