Criar cartas a partir de uma lista de endereços (impressão em série)

Um convite ou um lembrete para todos os seus clientes, com o nome e o endereço corretos em cada carta. No Word, esta funcionalidade chama-se Impressão em Série (mail merge). Precisa de duas coisas: uma lista de endereços e uma carta.

A lista de endereços

Crie uma folha de cálculo no Calc, no Excel ou no Euro-Office. Na primeira linha, coloque os nomes das colunas, por exemplo Saudação, Nome, Empresa, Endereço, Código postal, Localidade. Cada linha seguinte corresponde a um destinatário. Não deixe linhas vazias. Guarde a lista como ods ou xlsx.

No LibreOffice Writer

Passo 1: associar a lista de endereços

1. Abra a sua carta e escolha Ferramentas > Assistente de impressão em série....
2. Escolha Utilizar o documento atual e clique em Seguinte. Escolha Carta e clique em Seguinte.
3. Na lista de endereços, clique em Selecionar outra lista de endereços... (ou Selecionar lista de endereços), clique em Adicionar... e escolha a sua folha de cálculo. Selecione a folha com os endereços e clique em OK.
4. Se colocar o endereço e a saudação manualmente na carta (passo 2), desmarque a opção Este documento deve conter um bloco de endereços e a opção da saudação. Clique em Terminar.

Passo 2: inserir campos na carta

1. Escolha Ver > Origens de dados. Na parte superior, verá a sua lista de endereços.
2. Arraste o cabeçalho da coluna, por exemplo Nome, para o local pretendido na carta. Aparece um campo <Nome>. Faça o mesmo para todos os campos e escreva manualmente os espaços e as mudanças de linha entre eles.

Passo 3: unir

Depois do assistente, a barra de ferramentas Impressão em série fica visível no ecrã. Com as setas, percorre os destinatários. Em seguida, escolha:

• Imprimir documentos unidos: envia todas as cartas para a impressora;
• Guardar documentos unidos: como um único documento ou como ficheiros separados, por exemplo em PDF;
• Editar documentos individualmente: todas as cartas num novo documento para rever.

Se, sem o assistente, escolher Ficheiro > Imprimir... numa carta com campos, o LibreOffice pergunta: O documento contém campos da base de dados de endereços. Deseja imprimir uma carta em série? Escolha Sim para criar todas as cartas.

Etiquetas criam-se com Ficheiro > Novo > Etiquetas. Escolha a marca e o tipo de folha de etiquetas, escolha a sua lista de endereços como base de dados e insira os campos na etiqueta.

No Euro-Office

1. Abra a carta e aceda ao separador Colaboração. Clique em Select Recepients e escolha De um armazenamento para selecionar a lista de endereços na sua Nextcloud.
2. Coloque o cursor no local certo e clique, à direita, em Insert Merge Field.
3. Veja o resultado com Resultados da pré-visualização e, em Merge to, escolha PDF, Docx ou E-mail.

Passo a passo em Criar cartas a partir de uma lista de endereços. Precisa do nome próprio numa coluna separada na sua lista? Consulte Separar o nome próprio e o apelido de uma coluna.