Apps op telefoon en computer

Module 7: Samenwerken, apps en beveiliging · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je alle computers en telefoons van je organisatie overzetten naar de nieuwe dienst, in de juiste volgorde, en de oude apps zo weghalen dat er niets dubbel of verloren gaat.

Kernbegrippen: desktop-sync-app, synchroniseren, virtuele bestanden, selectief synchroniseren, netwerkschijf (WebDAV), mobiele app, automatisch uploaden van foto's, app-wachtwoord, cloud-adres, certificaat, dubbele synchronisatie, apparaatbeheer

Waar de overstap echt gevoeld wordt

Voor de meeste mensen is "de cloud" geen website, maar een map op de laptop, een agenda op de telefoon en foto's die vanzelf ergens heen gaan. Als die dingen na de overstap niet meer werken, is de overstap voor hen mislukt, hoe goed de migratie op de server ook ging.

Bij Bakkerij De Korrel zijn dat 12 mensen met samen 9 laptops, 2 computers in de winkel, 12 telefoons en een tablet in de bakkerij voor de recepten. Elk apparaat heeft nu apps van Google of Microsoft: Google Drive voor desktop of OneDrive, de Gmail- of Outlook-app, de agenda en contacten van het Google- of Microsoft-account, en Google Foto's of OneDrive-camera-upload. Al die apps moeten iets anders worden, en de oude moeten weg.

Drie manieren om vanaf je computer bij je bestanden te komen

De desktop-sync-app is meestal de beste keuze. Bij Nextcloud heet die Nextcloud Files; andere Europese diensten hebben vergelijkbare apps. Belangrijk is de instelling virtuele bestanden: je ziet al je mappen en bestanden, maar een bestand wordt pas gedownload als je het opent. Zo past een cloud van 200 GB op een laptop met 128 GB schijf. Met selectief synchroniseren kies je in plaats daarvan welke mappen helemaal op de computer komen.

Let op een verschil dat mensen verrast: bij virtuele bestanden betekent "verwijderen" ook echt verwijderen in de cloud. Wil je alleen ruimte terug, dan kies je Ruimte vrijmaken (of hoe het bij jouw app heet), niet Verwijderen.

De gouden regel: nooit twee sync-apps op dezelfde map

De grootste fout bij de overstap is dat de oude en de nieuwe sync-app tegelijk draaien, of dat iemand de nieuwe app laat synchroniseren naar de map van de oude. Dan heb je twee programma's die allebei denken dat zij de baas zijn over dezelfde bestanden. Gevolg: dubbele bestanden, conflictkopieën, en in het ergste geval bestanden die het ene programma verwijdert omdat het andere ze heeft verplaatst.

De volgorde is daarom:

1. De bestanden zijn op de server al overgezet (les 6.1) en gecontroleerd.
2. Zet de oude sync-app uit (Google Drive voor desktop, OneDrive, Dropbox): uitloggen of de synchronisatie pauzeren en daarna verwijderen. De bestanden die in de oude map staan blijven op de computer, maar worden niet meer bijgewerkt.
3. Installeer de nieuwe app en laat hem een nieuwe, eigen map gebruiken.
4. Controleer of de bestanden in de nieuwe map staan.
5. Hernoem de oude map (bijvoorbeeld OneDrive-OUD-niet-gebruiken) en verwijder hem na een paar weken, als niemand iets mist.

Die oude map niet meteen weggooien is je vangnet: zat er iets op de laptop dat nooit naar de cloud ging, dan vind je het daar nog.

Telefoons en tablets

Op een telefoon zijn het meestal vier dingen:

Bij foto's zit een valkuil. Heb je de oude foto's al via een migratie overgezet (les 6.1), en laat je de nieuwe app daarna ook "alle bestaande foto's" uploaden, dan staan ze er twee keer. Kies dus bij het aanzetten van automatisch uploaden of de app alles uploadt, of alleen vanaf een datum. En zet nooit de keuze aan dat foto's na het uploaden van de telefoon worden verwijderd, zeker niet in de eerste weken.

Op de iPhone geeft iOS apps weinig tijd op de achtergrond. Uploaden gaat dan vaak pas verder als de app open staat. Dat is geen fout van de dienst; open de app af en toe aan de lader op wifi.

Inloggen: gewone login of app-wachtwoord

Omdat je nieuwe dienst tweestapsverificatie gebruikt (les 7.3), kunnen sommige apps niet met je gewone wachtwoord inloggen. Ze kunnen de extra code niet invullen. Er zijn twee soorten apps:

• Apps die een inlogscherm van de dienst tonen, zoals de desktop-app en de mobiele app van Nextcloud. Je logt in zoals in de browser, met code. De app regelt daarna zelf een eigen toegangssleutel.
• Apps die alleen een gebruikersnaam en wachtwoord kunnen invullen, zoals de ingebouwde agenda en contacten van de iPhone, Thunderbird of een netwerkschijf. Daarvoor maak je een app-wachtwoord: een apart, lang wachtwoord voor alleen die ene app op dat ene apparaat.

Geef elk app-wachtwoord een naam als Agenda iPhone Anne. Raakt Anne haar telefoon kwijt, dan trek je alleen dat wachtwoord in.

Het cloud-adres en het certificaat

Elk apparaat moet het juiste adres van je cloud krijgen. Gebruik vanaf het begin het definitieve adres, bij voorkeur op je eigen domein (cloud.example.com). Begin je met een tijdelijk adres van de aanbieder en stap je later over op je eigen domein, dan moet je alle apparaten nog een keer langs.

Het adres moet werken via https met een geldig certificaat. Krijgt een app een certificaatwaarschuwing, klik die dan nooit weg. Dat is precies de waarschuwing die je moet krijgen als iemand je verkeer probeert te onderscheppen. Laat het eerst oplossen. In opdracht A7.2 controleer je dit automatisch.

Apparaatbeheer en wissen op afstand

Grotere organisaties gebruiken apparaatbeheer (MDM): een systeem waarmee de beheerder apps installeert en een verloren telefoon kan wissen. Voor een organisatie als De Korrel is dat meestal te zwaar. Wat wel belangrijk is: in je nieuwe dienst kun je zien welke apparaten zijn ingelogd en een apparaat intrekken. Sommige diensten kunnen de bestanden van hun eigen app op afstand wissen zodra het apparaat weer online komt. Dat werkt alleen voor die app, niet voor de rest van de telefoon.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een aanbieder

In een WebOké Nextcloud installeer je op de computer Nextcloud Files (Windows, Mac of Linux). Bij het toevoegen van je account opent de app een browservenster waarin je inlogt met je code; daarna kies je een map en of je virtuele bestanden wilt. Op de telefoon gebruik je de officiële app Nextcloud van Nextcloud GmbH; een eigen WebOké-app bestaat niet. Je vult daarin het adres van je Nextcloud in. Agenda en contacten gaan via het ingebouwde account van de iPhone of via DAVx5 op Android, met een app-wachtwoord.

Bij andere Europese aanbieders werkt het vergelijkbaar: een desktop-app, een mobiele app, en voor agenda en contacten de standaarden CalDAV en CardDAV.

Samenvatting

• Gebruikers merken de overstap op hun apparaten. Plan die stap net zo zorgvuldig als de migratie op de server.
• Nooit twee sync-apps op dezelfde map: eerst de oude uit, dan de nieuwe in een eigen map, oude map pas na weken weg.
• Virtuele bestanden besparen ruimte; verwijderen is ook echt verwijderen.
• Voorkom dubbele foto's: kies bij automatisch uploaden een startdatum.
• Gebruik meteen het definitieve cloud-adres met een geldig certificaat, en app-wachtwoorden voor apps zonder inlogscherm.

Quiz

Opdracht

Opdracht A7.2: Je cloud-adres controleren. Vul het adres van je nieuwe cloud in (bijvoorbeeld cloud.example.com). Het programma controleert het certificaat, de doorverwijzing van http naar https, de HSTS-instelling en, bij Nextcloud, of de installatie bereikbaar en ondersteund is.

Opdracht E7.2: Apparatenlijst en overstapvolgorde. Maak een lijst van alle apparaten in je organisatie met per apparaat welke apps nu synchroniseren, en zet per apparaat de stappen in de goede volgorde: oud uit, nieuw in, controleren, oud weg.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de diensten van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• Nextcloud handleiding 7.1: Waarom de desktop-app? Browser, app of netwerkschijf
• Nextcloud handleiding 7.2: Nextcloud Files installeren op Windows
• Nextcloud handleiding 7.3: Nextcloud Files installeren op de Mac (File Provider)
• Nextcloud handleiding 7.5: Virtuele bestanden: alles zien, alleen downloaden wat je opent
• Nextcloud handleiding 8.1: Welke apps heb je nodig op je telefoon en tablet?
• Nextcloud handleiding 8.4: Foto's automatisch uploaden
• Nextcloud handleiding 16.18: Je Nextcloud verhuizen naar een eigen domein: wat pas je daarna aan in apps?
• Nextcloud handleiding 15.7: Certificaatwaarschuwing of onveilige verbinding