Pastas e sincronização: porque tem duas pastas "Enviados"

Módulo 3: Gerir a sua caixa de correio · Tempo de leitura: 9 minutos

Objetivo de aprendizagem: No final desta lição, saberá explicar como funcionam as pastas IMAP no servidor, fazer com que o seu programa de correio utilize as pastas especiais corretas e evitar que as mensagens fiquem duplicadas ou se percam.

Conceitos-chave: pasta IMAP, lista de pastas no servidor, pastas especiais (Enviados, Lixeira, Rascunhos, Spam, Arquivo), special-use (RFC 6154), associação de pastas, subscrição de pastas, eliminar e eliminar definitivamente (expunge), período de sincronização, cópia offline

Onde ficam, afinal, as suas pastas?

Na lição 1.3, viu a diferença entre IMAP e POP3. Com IMAP, o seu correio fica no servidor e o programa de correio mostra o que lá está. O mesmo se aplica às pastas. Se criar uma pasta "Orçamentos" no Thunderbird, o Thunderbird cria essa pasta no servidor. A seguir, o seu telemóvel também a vê, tal como o webmail.

É exatamente isso que pretende. Mas também significa que um programa de correio pode criar pastas no servidor que não tencionava criar. E se dois programas não estiverem de acordo sobre o nome de uma pasta, acaba por ficar com duas.

Algumas coisas a saber sobre as pastas num servidor IMAP:

• A Caixa de Entrada chama-se sempre INBOX no servidor. É a única pasta com um nome fixo. O seu programa traduz esse nome para "Caixa de Entrada", "Inbox" ou "Recebido".
• Todas as outras pastas têm um nome livre. O servidor não conhece uma pasta Enviados "verdadeira", a menos que ele próprio a indique (ver abaixo).
• As subpastas são separadas por um carácter, normalmente um ponto ou uma barra: INBOX.Offertes ou Offertes/2026. Raramente o vê, mas explica porque alguns programas colocam todas as pastas debaixo da Caixa de Entrada.
• Por vezes, um programa só mostra as pastas que tem subscritas. Uma pasta que existe no servidor, mas que não está subscrita, parece então ter desaparecido.

O problema das pastas especiais

O seu programa de correio precisa de algumas pastas para funcionar:

Cada programa tem a sua preferência. Por predefinição, o Apple Mail usa nomes diferentes dos do Outlook, e o Outlook usa outros ainda diferentes dos da aplicação Gmail. Se configurar a sua caixa de correio em três dispositivos sem prestar atenção, pode acontecer o seguinte:

• O Outlook coloca o correio enviado em Sent Items.
• O seu iPhone coloca o correio enviado em Sent Messages.
• O webmail coloca o correio enviado em Sent.

Fica assim com três pastas Enviados e, em cada dispositivo, vê apenas uma parte do que enviou. É a queixa mais frequente sobre IMAP: "no telemóvel não vejo o que enviei a partir do computador".

A solução: special-use

Desde 2011 existe uma extensão do IMAP com a qual o servidor indica para que serve cada pasta: special-use (RFC 6154). O servidor diz então, por exemplo, "esta pasta chama-se Sent e tem a função \Sent". Um programa de correio moderno adota essa indicação e deixa de criar a sua própria pasta.

A maioria dos servidores de correio suporta esta extensão, tal como a maioria dos programas. Mas ainda corre mal com frequência nos seguintes casos:

• uma caixa de correio que já existe há anos e na qual programas antigos já criaram as suas próprias pastas;
• uma caixa de correio que foi transferida de outro fornecedor, onde as pastas tinham outros nomes;
• programas que configurou manualmente antes de o servidor fornecer special-use;
• POP3 (aí não existem pastas no servidor, pelo que cada dispositivo guarda localmente a sua própria pasta Enviados).

Associar corretamente as pastas

Já tem pastas duplicadas, ou tem dúvidas? Escolha então uma pasta por função e indique a cada programa qual é essa pasta. De preferência, escolha a pasta que o próprio servidor indica. Pode reconhecê-la no webmail: aí, a pasta Enviados aparece normalmente no topo, com um ícone próprio.

Onde se configura?

• Thunderbird: Definições da conta (Account Settings), a sua conta, Cópias e pastas (Copies & Folders) (Enviados, Rascunhos, Arquivo) e Definições do servidor (Server Settings) (o que acontece às mensagens eliminadas e para que pasta vão).
• Apple Mail no Mac: Definições, Contas, a sua conta, Comportamento das caixas de correio (Mailbox Behaviors). No iPhone: Definições, E-Mail, Contas, a sua conta, a própria conta, Avançado, e depois escolher a pasta no servidor para cada função.
• Outlook clássico: numa conta IMAP, escolha nas definições da conta (Mais definições (More Settings), Avançado) o caminho da pasta de raiz e a pasta para os itens eliminados. Para os itens enviados, em muitas versões o Outlook clássico não oferece escolha: usa a pasta que o servidor indica e, caso contrário, a sua própria.
• Aplicação Gmail: funciona com a pasta que o servidor indica; não é possível configurá-la por pasta.

Em seguida, mova o correio das pastas supérfluas para a pasta escolhida e elimine as pastas vazias. Faça-o num único dispositivo (de preferência no webmail ou no computador) e aguarde até que os outros dispositivos adotem as alterações.

Eliminar funciona em dois passos

No IMAP, eliminar é, na verdade, colocar um sinalizador. Uma mensagem recebe a marcação eliminada (\Deleted), mas continua no servidor. Só quando o programa dá a instrução expunge é que desaparece realmente. A maioria dos programas faz o seguinte:

1. Prime Eliminar. O programa move a mensagem para a Lixeira (na verdade, copia-a para a Lixeira e marca o original como eliminado).
2. O original é eliminado definitivamente de imediato ou ao fechar o programa (expunge).
3. Só quando esvazia a Lixeira é que a mensagem desaparece do servidor.

Alguns programas estão configurados de outra forma. Vê então mensagens riscadas que nunca desaparecem: estão marcadas, mas nunca foram eliminadas definitivamente. E continuam a contar para o seu espaço de armazenamento. Procure então no seu programa a opção Compactar (Compact) (Thunderbird), Limpar mensagens eliminadas (Expunge) ou uma definição como "eliminar definitivamente os itens eliminados ao sair da pasta".

Importante: eliminar num dispositivo é eliminar em todos os dispositivos. É essa a essência do IMAP. Se quiser retirar uma mensagem do telemóvel mas mantê-la no computador, isso não é possível com IMAP. Quando muito, pode sincronizar um período mais curto no telemóvel (ver abaixo).

Desapareceu mesmo alguma coisa? Muitos fornecedores guardam cópias de segurança a partir das quais é possível restaurar uma caixa de correio ou uma pasta, mas normalmente apenas durante um período limitado. Não conte com isso como arquivo.

Quanto sincroniza?

Um programa de correio não precisa de descarregar tudo. No telemóvel, é muitas vezes prático sincronizar apenas as últimas semanas, ou ativar o push apenas para a Caixa de Entrada. Isso poupa espaço e bateria. Nada muda no servidor: o correio antigo continua lá, apenas não o vê nesse dispositivo.

No computador, a maioria dos programas cria uma cópia offline da caixa de correio (o Outlook num ficheiro .ost, o Thunderbird e o Apple Mail na sua própria pasta). Trata-se de uma cópia, não de uma cópia de segurança: se eliminar algo no servidor, também desaparece da cópia offline. Um verdadeiro local de armazenamento local é uma pasta que o próprio utilizador cria em Pastas locais (Local Folders) (Thunderbird), No meu Mac (On My Mac) (Apple Mail) ou num ficheiro de dados .pst (Outlook). O que arrastar para lá deixa de estar no servidor. Mais informações sobre isto na lição 3.2.

Na prática: como fica num painel

No webmail da WebOké (Roundcube), vê à esquerda todas as pastas do servidor. Em Definições, Pastas, pode criar, mudar o nome e eliminar pastas, bem como ativar ou desativar a respetiva subscrição. Em Definições, Preferências, Pastas especiais, vê que pasta é usada como Enviados, Rascunhos, Lixeira e Spam. Na WebOké, o servidor indica a pasta Junk como pasta de spam, e o webmail apresenta-a como Spam. Pode ler mais sobre isto no artigo sobre as pastas da sua caixa de correio. Noutros fornecedores funciona de forma semelhante; o webmail pode ter outro nome, mas quase todos os webmails têm uma gestão de pastas deste tipo.

Resumo

• Com IMAP, também as suas pastas ficam no servidor. Todos os dispositivos veem as mesmas pastas.
• Só INBOX tem um nome fixo. Enviados, Lixeira, Rascunhos e Spam têm nomes diferentes consoante o programa, a menos que o servidor os indique (special-use, RFC 6154).
• As pastas Enviados duplicadas resolvem-se escolhendo uma pasta por função e configurando cada programa para a usar.
• No IMAP, eliminar é marcar e, depois, apagar definitivamente (expunge). As mensagens marcadas continuam a contar para o seu espaço de armazenamento.
• Uma cópia offline não é uma cópia de segurança; uma pasta local é, de facto, um local de armazenamento separado.

Quiz

Exercício

Exercício O3.1: Verificar as suas pastas. Abra a sua caixa de correio no webmail e em cada dispositivo onde a utiliza. Anote, para cada dispositivo, que pasta usa para Enviados, Lixeira, Rascunhos e Spam. Tem pastas duplicadas? Escolha uma por função, configure cada dispositivo para a usar, mova o correio e elimine as pastas vazias. Em seguida, preencha a lista de verificação e responda à pergunta: que pasta indicou o próprio servidor e como a reconheceu?

Leituras adicionais

Os passos descritos nestes artigos aplicam-se aos painéis da WebOké; noutros fornecedores funciona de forma semelhante.

• Manual DirectAdmin 8.7: IMAP ou POP3: qual é a diferença?
• IMAP ou POP3: qual é a diferença e qual deve escolher?
• Manual DirectAdmin 18.11: Um e-mail foi eliminado por engano
• Recuperar caixa de correio ou e-mails eliminados a partir da cópia de segurança
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)