E-mail bij Microsoft 365 of Google Workspace, website bij WebOké

Veel bedrijven hebben hun website bij WebOké en hun e-mail bij Microsoft 365 (Outlook, Exchange) of Google Workspace (Gmail). Dat kan prima. Je moet dan in de DNS een paar dingen aanpassen, en één vinkje in DirectAdmin uitzetten. Doe alle stappen, anders mis je mail.

Stap 1: verifieer je domein bij de provider

Microsoft en Google vragen eerst om een TXT-record met een code, om te controleren dat het domein van jou is. Zet dat record in DNS Beheer (zie TXT-records voor verificatie (Google, Microsoft en anderen)) en klik bij de provider op verifiëren.

Stap 2: zet de MX-records naar de provider

1. Ga naar MX Records (onder E-mail Beheer).
2. Kies bij MX Sjabloon voor Microsoft 365 of Google Workspace.
3. Klik op OPSLAAN onder het sjabloon. DirectAdmin vervangt de MX-records door die van de provider.
4. Controleer de nieuwe MX-records met wat de provider opgeeft. Bij Microsoft 365 heeft elk domein een eigen adres, zoals jouwdomein-nl.mail.protection.outlook.com: pas het record zo nodig aan met het potlood.

Liever met de hand? Verwijder dan de twee MX-records naar WebOké en voeg de records van de provider toe (zie MX-records: waar komt je e-mail binnen?). De prioriteit typ je zelf in, dus ook 1 of 5 kan. Google geeft tegenwoordig één record op: smtp.google.com. met prioriteit 1.

Stap 3: zet het vinkje uit

Haal op dezelfde pagina bij Opties het vinkje weg bij Gebruik deze server om mijn e-mails af te handelen, en klik op OPSLAAN.

Waarom? Zolang het vinkje aan staat, denkt onze server dat je mailboxen bij ons staan. Mail van je eigen website (bijvoorbeeld van je contactformulier of webwinkel) en van andere websites op dezelfde server wordt dan bij ons afgeleverd en komt nooit bij Microsoft of Google aan. Soms krijgt de afzender zelfs de melding 550 Unknown user.

Stap 4: vul je SPF-record aan

Zet de provider in je SPF-record met include: (zie SPF instellen en aanvullen). Laat include:webawere.nl staan, want je website mailt via onze servers. Voor Microsoft 365 wordt het record dan bijvoorbeeld:

v=spf1 a mx include:webawere.nl include:spf.protection.outlook.com ~all

Voor Google Workspace gebruik je include:_spf.google.com.

Stap 5: DKIM en de overige records

• DKIM: zet DKIM aan in het beheercentrum van de provider en voeg de records toe die je daar krijgt. Bij Microsoft 365 zijn dat twee CNAME-records (selector1._domainkey en selector2._domainkey), bij Google een TXT-record (google._domainkey). Zie DKIM aanzetten en controleren.
• Autodiscover (Microsoft 365): een CNAME-record met de naam autodiscover en de waarde autodiscover.outlook.com., met de punt. Daarmee vindt Outlook vanzelf de juiste instellingen.
• DMARC: het DMARC-record kan blijven staan (zie DMARC instellen).

Stap 6: je oude mail en mailboxen

Je mailboxen bij WebOké blijven bestaan, maar er komt geen nieuwe mail meer in. Wil je je oude mail meenemen naar de nieuwe provider? Lees dan hoofdstuk 10 over e-mail verhuizen, of gebruik de verhuistools van Microsoft of Google. Heb je de mailboxen bij ons daarna niet meer nodig, dan kun je ze verwijderen (zie Een e-mailadres verwijderen).

Terug naar WebOké

Kies bij MX Sjabloon voor Lokale Standaard, zet het vinkje Gebruik deze server om mijn e-mails af te handelen weer aan, en haal de include van de oude provider uit je SPF-record.

Kan dit ook in Mijn WebOké?

Ja. In Mijn WebOké, bij Mijn Domeinen, tabblad DNS, staat een blok met de e-mailinstellingen van je domein. Met Snel instellen kies je Microsoft 365 of Google Workspace. Je ziet vooraf welke records er geplaatst worden; de bestaande MX- en SPF-records worden vervangen en de Aflevering op onze server gaat voor dat domein uit. Dat laatste is stap 3 hierboven (zie DNS in Mijn WebOké en bij externe nameservers zoals Cloudflare).