Wachtwoorden delen met je team of gezin

Het beste is als iedereen een eigen account heeft, met een eigen wachtwoord. Maar soms deel je een inlog, zoals de webwinkel, het account bij de bank of de social media van de zaak. Deel die dan nooit via mail, chat of een spreadsheet, maar via een gedeelde kluis. Waarom, lees je in les Wachtwoordmanagers kiezen en gebruiken van de cursus Veilig online.

Proton Pass en 1Password werken allebei met kluizen. Een kluis is een map met items. Je maakt bijvoorbeeld een kluis Webwinkel, een kluis Financieel en een kluis Social media. Per kluis bepaal je wie erbij kan.

Wat kan waar?

In Proton Pass: een kluis delen

1. Maak in de extensie of de app een nieuwe kluis en geef hem een duidelijke naam. Zet er de items in die je wilt delen.
2. Open de lijst met kluizen. Klik bij de kluis op de drie puntjes en kies Delen.
3. Vul het e-mailadres in van de persoon met wie je wilt delen en ga verder.
4. Kies wat die persoon mag: Bekijken (alleen kijken en gebruiken), Bewerker (ook items toevoegen en wijzigen) of Beheerder (ook anderen toegang geven).
5. Verstuur de uitnodiging. Heeft de ander nog geen Proton-account, dan krijgt hij een mail om gratis een account te maken.

Wie er bij een kluis kan, zie en wijzig je met Beheer toegang. Deelt iemand een los item met jou, dan vind je het bij Gedeeld met mij. Wat jij met anderen deelt, staat bij Gedeeld door mij.

Let op: Een gedeelde kluis hoort bij de eigenaar. Verwijdert de eigenaar zijn Proton-account, dan is de kluis voor iedereen weg. Zet zakelijke logins dus in een kluis van iemand die blijft, of draag de kluis op tijd over (zie Proton Pass en 1Password voor je bedrijf).

In 1Password: een gedeelde kluis

Met Families, Teams of Business heeft iedereen zijn eigen kluis Privé. Die is alleen voor jezelf en kun je niet delen. Om te delen maak je een extra kluis.

1. Log in op my.1password.eu en kies Nieuwe kluis. In het programma op je computer klik je op de plusknop in de zijbalk. Geef de kluis een naam.
2. Zet de items die je wilt delen in die kluis.
3. Kies op de website bij de kluis Kluis delen, of klik in het programma met de rechtermuisknop op de kluis en kies Toegang beheren.
4. Kies de personen uit je gezin of team die erbij mogen en sla het op.
5. Stel per persoon in wat hij mag. Standaard mag iemand items bekijken, kopiëren, maken en wijzigen. Alleen wie de kluis mag beheren, kan hem een andere naam geven of verwijderen.

Iemand uit je gezin of team uitnodigen doe je op my.1password.eu bij Personen. In een gezin doet de gezinsbeheerder dat.

Eén keer iets doorgeven

Moet je een wachtwoord eenmalig aan iemand geven, bijvoorbeeld een webbouwer? Gebruik dan geen mail, maar een link die vanzelf vervalt.

• Proton Pass: maak bij het item een beveiligde link. Je kiest hoe lang hij werkt en hoe vaak hij geopend mag worden. Dit zit in de betaalde abonnementen.
• 1Password: open het item, kies Delen, stel in wanneer de link verloopt en of alleen bepaalde e-mailadressen hem mogen openen. Kies dan Link kopiëren. De ontvanger kan het item bekijken en kopiëren tot de link verloopt. Wijzig je het item, dan maak je een nieuwe link.

Stuur zo'n link alleen naar de persoon die hem nodig heeft. Verander het wachtwoord als de klus klaar is.

Als iemand vertrekt

1. Haal hem uit de gedeelde kluis. In Proton Pass via Beheer toegang, in 1Password via Toegang beheren en Verwijder uit kluis.
2. Verander de wachtwoorden die hij kon zien. Uit de kluis halen is niet genoeg: hij kan ze hebben overgetypt of bewaard.
3. Bij WebOké: haal ook zijn eigen logins weg, bijvoorbeeld in Nextcloud (zie Collega vertrekt: bestanden, agenda en gedeelde mappen veilig overnemen).

Werk je met een zakelijk abonnement, lees dan ook Proton Pass en 1Password voor je bedrijf.