Hoofdstuk 4 · 4.3
Een gedeelde agenda met collega's
Wil je met collega's één agenda delen, bijvoorbeeld een agenda voor de vergaderruimte of voor het hele team? Met een mailbox van WebOké alleen kan dat niet: een IMAP-mailbox heeft geen agenda. Met je WebOké Nextcloud lukt het wel, ook als iedereen Outlook gebruikt.
Stap 1: deel de agenda in je Nextcloud
- Maak in je Nextcloud, in de app Agenda, een nieuwe agenda, bijvoorbeeld Team.
- Deel die agenda met je collega's of met een groep. Kies of ze hem alleen mogen bekijken of ook mogen wijzigen.
Hoe je delen instelt, staat in Agenda's delen, openbaar maken en in je website zetten. Je collega's hebben daarvoor een eigen gebruiker in dezelfde Nextcloud nodig.
Stap 2: iedere collega koppelt de agenda in Outlook
- Klassieke Outlook: iedere collega maakt met CalDav Synchronizer een profiel voor de gedeelde agenda, met zijn eigen gebruikersnaam en app-wachtwoord (zie Je Nextcloud-agenda en contacten in de klassieke Outlook). De gedeelde agenda verschijnt bij het ontdekken van de agenda's in de lijst.
- Nieuwe Outlook of de Outlook-app: twee kanten op synchroniseren lukt hier niet (zie Agenda in de nieuwe Outlook en de Outlook-app). Je collega's zien en wijzigen de gedeelde agenda dan in de browser of in de agenda-app van hun telefoon.
Gedeelde contactpersonen
Op dezelfde manier deel je een adresboek in je Nextcloud. In de klassieke Outlook koppel je het met een extra profiel in CalDav Synchronizer, met een lege map voor contactpersonen.
Tips
- Spreek af wie afspraken in de gedeelde agenda mag zetten. Geef anderen alleen leesrechten.
- Vertrekt er een collega? Lees Collega vertrekt: bestanden, agenda en gedeelde mappen veilig overnemen.
- Werkt je organisatie ook met Microsoft 365 of Exchange? Dan blijft dat een aparte agenda. Synchroniseer de twee niet naar elkaar, dan krijg je dubbele afspraken.