Hoofdstuk 3 · 3.2
Een afwezigheidsbericht: waarom dat via de server gaat
Ga je op vakantie en wil je dat mensen een automatisch antwoord krijgen? Bij een e-mailadres van WebOké regel je dat op onze server, niet in Outlook. Zo werkt het altijd, ook als je computer uit staat.
Waarom niet in Outlook?
Bij een Exchange- of Microsoft 365-account stuurt de server van Microsoft het automatische antwoord. Outlook geeft daar alleen de opdracht voor. Je e-mailadres bij WebOké is een IMAP-account. Met IMAP kan Outlook je mail lezen en ordenen, maar het kan onze server niet vertellen dat hij automatisch moet antwoorden.
- Nieuwe Outlook: Microsoft schrijft dat automatische antwoorden niet werken voor POP- en IMAP-accounts. Je ziet de knop dan niet, of hij werkt niet voor dit adres.
- Klassieke Outlook: de knop Automatische antwoorden ontbreekt bij een IMAP-account. Je kunt wel een regel maken die antwoordt, maar die werkt alleen zolang Outlook op je computer open blijft staan. Gaat je computer uit of in de slaapstand, dan stopt het.
- Outlook-app: ook daar kun je niet rekenen op een automatisch antwoord voor dit adres.
Op onze server werkt het altijd: dag en nacht, wat je computer ook doet, en welke Outlook of welke app je ook gebruikt.
Een vakantiebericht in DirectAdmin
Een vakantiebericht heeft een begin- en einddatum en stopt vanzelf. Daardoor kun je het niet vergeten uit te zetten.
- Log in op DirectAdmin en ga naar E-mail Beheer en dan Vakantie Berichten.
- Kies het e-mailadres, de periode en hoe vaak dezelfde afzender een antwoord krijgt.
- Typ je bericht en klik op AANMAKEN.
Alle stappen en velden staan in Vakantie Berichten.
Of in de webmail
Heb je geen toegang tot DirectAdmin, bijvoorbeeld omdat een collega het pakket beheert? Dan maak je in de webmail een filter dat antwoordt met een bericht. Hoe dat gaat, lees je in Vakantiebericht/Out-of-office instellen in de webmail. Zo'n filter heeft geen einddatum: zet het na je vakantie zelf weer uit.
Vakantiebericht of autoresponder?
Een autoresponder is bedoeld voor een vast antwoord dat altijd geldt, zoals een ontvangstbevestiging op info@. Voor een afwezigheid kies je een vakantiebericht. Het verschil staat in Autoresponder of vakantiebericht: wat kies je?.
Let op: Zet niet tegelijk een vakantiebericht en een autoresponder of filter met antwoord op hetzelfde adres. De afzender krijgt dan twee automatische antwoorden.