IMAP en POP3: mail ophalen

Module 1: Hoe e-mail werkt · Leestijd: 9 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je uitleggen hoe IMAP en POP3 verschillen, waar je mail bij elk van de twee staat, en voor jouw situatie de juiste kiezen.

Kernbegrippen: IMAP (RFC 9051), POP3 (RFC 1939), mailbox op de server, mappen, vlaggen (gelezen, beantwoord, gemarkeerd, verwijderd), synchroniseren, IDLE (pushmelding), "kopie op server laten", lokale kopie, back-up

Twee manieren om bij je mail te komen

In les 1.1 zag je dat een mail uiteindelijk in je mailbox op de server van je aanbieder belandt. Daar blijft hij liggen tot je hem bekijkt. Om hem te bekijken, heeft je mailprogramma een manier nodig om met die server te praten. Daarvoor bestaan twee protocollen:

• POP3 (Post Office Protocol versie 3, RFC 1939, uit 1996). Het idee: de server is een brievenbus. Je programma haalt de brieven eruit en neemt ze mee naar huis.
• IMAP (Internet Message Access Protocol, nu versie 4rev2, RFC 9051). Het idee: de server is een archiefkast. Je programma kijkt in de kast, en wat je doet (lezen, verplaatsen, verwijderen) gebeurt in de kast zelf.

POP3: ophalen en meenemen

Met POP3 maakt je programma verbinding, vraagt "welke berichten liggen er?", downloadt ze en vraagt de server ze daarna (meestal) te verwijderen. POP3 kent maar één map op de server: het Postvak In. Mappen die je in je programma maakt, bestaan alleen op je eigen computer. Ook je verzonden mail staat alleen op het apparaat waarmee je hem verstuurde.

Gevolgen:

• Lees je op je telefoon met POP3, dan is de mail daarna van de server weg. Je laptop ziet hem nooit.
• Gaat je computer kapot of wordt hij gestolen zonder back-up, dan ben je je mail kwijt. De server heeft hem niet meer.
• Je mailbox op de server blijft klein. Dat was ooit het grote voordeel, toen opslag duur was.

Veel programma's hebben de optie kopie van berichten op de server laten (soms met "verwijder na x dagen"). Dan haalt elk apparaat zijn eigen kopie, maar nog steeds zonder mappen, zonder gedeelde status "gelezen", en zonder verzonden mail op de server. Het is een lapmiddel, geen oplossing.

IMAP: kijken in de kast

Met IMAP blijft alles op de server. Je programma toont een overzicht, haalt een bericht op als je het opent (en houdt meestal een kopie bij om offline te kunnen lezen), en stuurt elke handeling terug naar de server:

• Mappen staan op de server: Postvak In, Verzonden, Concepten, Prullenbak, Spam en je eigen mappen. Je telefoon, je laptop en de webmail zien dezelfde mappen.
• Vlaggen (flags) staan op de server: gelezen, beantwoord, gemarkeerd, verwijderd. Lees je een mail op je telefoon, dan is hij op je laptop ook gelezen.
• Verzonden mail wordt door je programma als kopie in de map Verzonden op de server gezet. Let op: dat doet het mailprogramma zelf, niet de SMTP-server. Daarom zie je soms twee mappen "Sent" en "Verzonden" als twee programma's het anders noemen (les 3.1).
• Met IDLE (een uitbreiding van IMAP) houdt je programma de verbinding open en meldt de server meteen als er nieuwe mail is. Zo krijg je bijna direct een melding, zonder dat je telefoon elke minuut hoeft te vragen.

Het nadeel: alles telt mee voor de opslag van je mailbox op de server. In les 3.2 lees je hoe je daarmee omgaat.

Verwijderen werkt anders dan je denkt

Bij IMAP is "verwijderen" in twee stappen geregeld. Een bericht krijgt eerst de vlag \Deleted. Pas bij expunge (wissen, comprimeren, "map opschonen") is het echt weg. De meeste programma's verplaatsen een verwijderd bericht naar de Prullenbak en wissen het daar later. Sommige oudere instellingen laten het bericht doorgestreept in de map staan. Zie je doorgestreepte mail, dan is je programma zo ingesteld; met "map comprimeren" of "verwijderde berichten wissen" ruim je ze op.

Bij POP3 is verwijderen lokaal: weg van je computer, maar mogelijk nog op de server als je "kopie op server laten" aan had.

Niet mengen

De gevaarlijkste situatie is een mix: de computer op kantoor gebruikt POP3 (en haalt alles van de server), de telefoon IMAP. Dan ziet de telefoon de ene keer wel mail, de andere keer niet, afhankelijk van of de kantoorcomputer al heeft opgehaald. Dat lijkt op "mail verdwijnt" en levert veel supportvragen op. De oplossing is altijd: op alle apparaten IMAP.

Overstappen van POP3 naar IMAP gaat zo: voeg het adres opnieuw toe als IMAP-account, sleep de oude mail van de POP3-mappen naar de IMAP-mappen (dan wordt hij naar de server geüpload; let op de ruimte), en verwijder daarna het POP3-account. Een bestaand account "omzetten" kan in de meeste programma's niet.

Welke kies je?

Een paar misverstanden:

• "IMAP is onveilig omdat alles op de server staat." De server is meestal beter beveiligd en beter geback-upt dan je laptop. Belangrijker is een sterk wachtwoord (les 3.4).
• "Met POP3 kan niemand bij mijn mail." De mail heeft op de server gestaan tot je hem ophaalde, en staat nu op je laptop. Wie je laptop heeft, heeft je mail.
• "Agenda en contacten gaan ook via IMAP." Nee. IMAP is alleen mail. Agenda's en contacten gaan via andere protocollen (CalDAV/CardDAV, of Exchange/ActiveSync bij Microsoft). Dat speelt bij een verhuizing (les 8.1).

De poorten

Beide protocollen hebben een versleutelde poort en een oude onversleutelde poort:

Gebruik altijd 993 of 995. Waarom dat zo is, en wat STARTTLS is, lees je in les 1.4.

In de praktijk: zo ziet het eruit bij een mailbox

Bij een mailbox van WebOké kies je in je mailprogramma IMAP met poort 993 (SSL/TLS), of POP3 met poort 995. De webmail werkt ook rechtstreeks op de IMAP-mailbox: alles wat je daar doet, zie je terug in je programma als dat IMAP gebruikt. Bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar; ook daar staan de poorten meestal in de welkomstmail of het klantpaneel.

Samenvatting

• POP3 haalt mail van de server naar één apparaat; IMAP laat alles op de server en synchroniseert mappen en status.
• Met IMAP zie je op al je apparaten en in de webmail hetzelfde; je aanbieder kan een back-up maken.
• Gebruik nooit POP3 en IMAP door elkaar voor dezelfde mailbox.
• Verwijderen bij IMAP gaat in twee stappen: markeren en wissen (expunge).
• IMAP gaat alleen over mail, niet over agenda en contacten.

Quiz

Opdracht

Opdracht O1.3: Jouw situatie in kaart. Maak een lijstje van alle apparaten en programma's waarmee je je mail leest (computer, telefoon, tablet, webmail, een collega). Zoek per apparaat op of het IMAP of POP3 gebruikt en welke poort. Beantwoord daarna: gebruik je overal hetzelfde protocol? Wat gebeurt er met je mail als je laptop morgen kapotgaat? Het programma bewaart je antwoorden en toont daarna de criteria.

Verder lezen

De stappen in deze artikelen gelden voor de panelen van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• DirectAdmin handleiding 8.7: IMAP of POP3: wat is het verschil?
• Wat is IMAP of POP3 en hoe werkt het?
• Hoe verwijder ik een bericht in IMAP?
• RFC 9051 (IMAP4rev2), RFC 1939 (POP3), RFC 2177 (IMAP IDLE)