Freigeben mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation

Ein Kunde, Ihr Buchhalter oder ein Freiwilliger hat kein Konto in Ihrer WebOké Nextcloud. Trotzdem können Sie mit ihnen zusammenarbeiten. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.

Möglichkeit 1: ein öffentlicher Link (am häufigsten verwendet)

Erstellen Sie einen öffentlichen Link wie in Einen öffentlichen Link erstellen (lesen oder bearbeiten) beschrieben, versehen Sie ihn vorzugsweise mit einem Passwort und einem Ablaufdatum (Passwort und Ablaufdatum bei einem Link) und senden Sie den Link an den Empfänger. Darf der Empfänger mitschreiben, wählen Sie Kann bearbeiten.

Der Empfänger klickt auf den Link und das Dokument öffnet sich in Euro-Office im Browser. Es ist weder ein Konto noch ein Programm erforderlich. Ist der Link mit einem Passwort geschützt, gibt der Empfänger dieses zuerst ein. Danach fragt Euro-Office nach einem Namen (1). Dieser Name erscheint bei den Änderungen, Kommentaren und im Chat. Gibt der Empfänger nichts ein, erscheint er oder sie als Gast.

Befinden Sie sich gleichzeitig im Dokument? Dann arbeiten Sie genauso zusammen wie mit einem Kollegen: Sie sehen die Änderungen des anderen sofort (siehe Gleichzeitig an einem Dokument arbeiten).

Möglichkeit 2: Freigeben über Externe Freigaben

Geben Sie im Feld unter Externe Freigaben in der Freigabe-Seitenleiste eine E-Mail-Adresse ein (1) und wählen Sie die Adresse mit dem Briefumschlag-Symbol aus der Liste aus (2). Wie bei einem Kollegen wählen Sie anschließend aus, was die andere Person darf, und klicken Sie auf Freigabe speichern. Ihre WebOké Nextcloud erstellt einen persönlichen Link für diese Person und versendet ihn per E-Mail. So sehen Sie in der Freigabe-Seitenleiste genau, mit wem Sie die Datei geteilt haben, und können die Freigabe pro Person aufheben.

Nutzt die andere Person ebenfalls Nextcloud, zum Beispiel bei einem anderen Unternehmen? Geben Sie dann ihre föderative Cloud-ID ein, die wie name@cloud.beispiel.de aussieht. Die Datei erscheint dann einfach in der Nextcloud der anderen Person.

Sicher freigeben mit Personen außerhalb Ihrer Organisation

• Vergeben Sie Bearbeitungsrechte nur, wenn dies wirklich notwendig ist. Zum Mitlesen reicht Nur anzeigen aus.
• Versehen Sie den Link mit einem Passwort und einem Ablaufdatum (Passwort und Ablaufdatum bei einem Link).
• Geben Sie die Datei selbst frei und nicht einen ganzen Ordner, es sei denn, die andere Person darf wirklich alles in diesem Ordner sehen.
• Verwenden Sie ein Wasserzeichen, wenn das Dokument vertraulich ist (Ein Wasserzeichen verwenden).
• Fertig? Wählen Sie im Menü des Links Freigabe aufheben.

Tipp: Alles bleibt in Ihrer eigenen WebOké Nextcloud, in Europa. Sie versenden keine Kopien, sodass Sie immer wissen, welche Version die aktuelle ist.