Destinatários difíceis: Microsoft e T-Online

Módulo 6: Mensagens de erro e resolução de problemas · Tempo de leitura: 11 minutos

Objetivo de aprendizagem: Após esta lição, conhecerá as regras próprias de dois destinatários que geram frequentemente dúvidas, a Microsoft (Outlook.com, Hotmail e Microsoft 365) e a T-Online, e saberá o que pode fazer como utilizador e o que pode fazer o administrador de um servidor de envio perante um atraso ou um bloqueio.

Conceitos-chave: Outlook.com e Exchange Online Protection, endereço IP novo sem reputação, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, portal de remoção sender.office.com, SNDS, JMRP, pasta de Correio Não Solicitado, remetentes seguros, T-Online, sistema de reputação próprio, forward-confirmed reverse DNS, dados de contacto no sítio web do domínio do PTR, sem whitelisting, postmaster.t-online.de

Porquê precisamente estes dois?

A Microsoft recebe o correio do Outlook.com, do Hotmail e do Live.com, e ainda de uma grande parte das empresas (através do Microsoft 365, com o Exchange Online Protection como filtro). A T-Online é o maior serviço de correio eletrónico da Alemanha. Ambos utilizam, além das normas habituais, um sistema de reputação próprio. Um e-mail que chega sem problemas ao Gmail pode ser atrasado ou recusado por estes. Quem tem clientes ou contactos na Alemanha, ou envia muito correio para endereços Hotmail, acaba por se deparar com isto mais cedo ou mais tarde.

Microsoft: abrandamento temporário com 4.7.500

A mensagem mais conhecida da Microsoft é:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

O texto diz "servidor ocupado", mas isso não corresponde à realidade: trata-se de um abrandamento deliberado. A Microsoft utiliza esta série de códigos (4.7.500 a 4.7.699) quando um endereço IP de envio ainda tem pouca reputação, ou quando o comportamento muda repentinamente, por exemplo com um aumento acentuado do número de mensagens. A própria Microsoft descreve isto como uma limitação temporária para avaliar atividade suspeita, que é levantada automaticamente assim que o correio se revela correto.

O que significa isto para si?

• É um erro temporário (4xx). O servidor de envio guarda a mensagem e tenta novamente. Normalmente, o correio acaba por chegar ao fim de uma ou mais tentativas, por vezes após algumas horas.
• Se receber uma mensagem de adiamento, não volte a enviar o e-mail. Isso aumenta o volume e agrava o abrandamento.
• Se isto for um problema para si (por exemplo, com códigos de início de sessão ou faturas que têm de chegar de imediato), comunique-o ao seu fornecedor, anexando a mensagem de adiamento.

O que pode fazer o administrador do servidor de envio:

1. Verificar se os elementos básicos estão corretos: PTR com FCrDNS, ausência de listas de bloqueio, SPF e DKIM para os domínios que enviam correio através do servidor (lições 5.1 e 5.2).
2. Aquecer (warm-up): fazer com que um endereço IP novo envie primeiro uma parte mais pequena do tráfego e aumente-a gradualmente.
3. Limitar o ritmo por destinatário: menos ligações simultâneas à Microsoft e um tempo de espera razoável entre tentativas, para que o servidor não esbarre repetidamente no travão.
4. Registar-se no SNDS e no JMRP (ver abaixo).

Microsoft: bloqueado com 5.7.606

Se o endereço IP estiver efetivamente bloqueado, recebe um erro definitivo:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Isto ocorre no envio de correio para ambientes Microsoft 365. O administrador do endereço IP pode solicitar a remoção através do portal de remoção sender.office.com: preencher o endereço de e-mail e o endereço IP, abrir o e-mail de confirmação e escolher aí "Delist IP". Segundo a Microsoft, pode demorar até 24 horas a levantar o bloqueio. No entanto, resolva primeiro a causa: um endereço IP que volte a enviar spam depois de removido da lista é rapidamente reinserido.

No Outlook.com e no Hotmail (o lado dos consumidores), a remoção funciona através de um formulário próprio do serviço de apoio a remetentes da Microsoft. Não existe uma whitelist manual na Microsoft: trata-se sempre de um sistema de reputação automático.

Microsoft: SNDS e JMRP

A Microsoft disponibiliza dois serviços gratuitos para administradores de um endereço IP de envio:

• SNDS (Smart Network Data Services): por endereço IP, pode ver quanto correio a Microsoft recebeu, quanto foi classificado como spam, quantas reclamações houve e se o endereço caiu em armadilhas de spam (spam traps). Um código de cor (verde, amarelo, vermelho) indica a situação.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): quando um utilizador do Outlook.com marca o seu e-mail como indesejado, recebe uma cópia. Assim, fica a saber que correio gera reclamações.

Ambos só são úteis para quem administra o próprio endereço IP: um servidor próprio, ou o fornecedor de um servidor partilhado. Como utilizador comum de um pacote de alojamento ou de um serviço de correio, não se regista aqui diretamente.

Microsoft: na pasta de Correio Não Solicitado

Muitas vezes, o correio não é recusado, mas colocado na pasta de Correio Não Solicitado, sobretudo de remetentes que a Microsoft ainda não conhece. Nesse caso, os códigos de erro não ajudam, pois não há bounce. O que funciona:

• SPF, DKIM e DMARC corretamente configurados (módulo 4). Se for um remetente de envios em massa, a Microsoft exige que o SPF e o DKIM tenham ambos resultado pass (lição 5.3).
• Pedir aos contactos habituais para adicionarem o seu endereço aos seus contactos ou remetentes seguros, e para marcarem o correio que estava em Não Solicitado como "Não é correio não solicitado". Isso conta para a reputação.
• Não enviar newsletters através da sua caixa de correio normal (lição 7.1).

T-Online: um sistema próprio

A T-Online (o serviço de correio da Deutsche Telekom, com endereços em @t-online.de e @magenta.de) é conhecida pelas suas regras próprias rigorosas. Na página de postmaster postmaster.t-online.de estão indicados os requisitos para os servidores de envio. Os mais importantes:

1. Cumprir as normas da internet, incluindo as RFC para SMTP e para a estrutura das mensagens, e o forward-confirmed reverse DNS (lição 5.1).
2. O nome no reverse DNS tem de conduzir a um domínio com um sítio web onde conste a forma de contactar diretamente o administrador. A T-Online remete aqui para a diretiva europeia sobre o comércio eletrónico (Diretiva 2000/31/CE, artigo 5.º), relativa aos dados obrigatórios de um prestador de serviços. Na Alemanha, essa página designa-se por Impressum.
3. Não enviar correio diretamente a partir de endereços dinâmicos, ligações de acesso telefónico ou servidores cloud "anónimos": estes devem enviar através de um relay de um fornecedor adequado.
4. Limitar o número de ligações simultâneas. Se houver demasiadas, recebe 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Sem open relay, filtrar o correio enviado quanto a spam e vírus, e, no caso de TLS, ter um certificado válido.

Um bloqueio de um endereço IP na T-Online tem, por exemplo, este aspeto:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

Na prática, também encontrará variantes que fazem referência a uma reputação deficiente ou inexistente. A mensagem é sempre a mesma: este endereço IP não pode, neste momento, efetuar a entrega.

T-Online: o que pode fazer?

A T-Online afirma expressamente que não oferece whitelisting. No entanto, um endereço bloqueado pode ser desbloqueado quando a causa é eliminada. O caminho até lá:

• Como utilizador comum (envia correio através de um pacote de alojamento ou de um serviço de correio): envie o bounce completo ao seu fornecedor. Só o administrador do servidor de envio pode contactar a T-Online; não pode fazer com que o endereço IP seja desbloqueado por si próprio.
• Como administrador do servidor de envio: verifique primeiro os requisitos acima (PTR, FCrDNS, um sítio web acessível com dados de contacto no domínio indicado no PTR, ausência de listas de bloqueio), e contacte depois através do endereço indicado na mensagem de erro ou através do formulário de contacto em postmaster.t-online.de. Em casos de bloqueios temporários recorrentes sem causa conhecida, a T-Online indica o endereço de postmaster. Não conte com uma confirmação de receção.
• A curto prazo: o correio destinado a um destinatário importante da T-Online pode ser temporariamente enviado por outra via (outro fornecedor ou serviço de envio), ou pode combinar-se um endereço alternativo.

E os restantes?

Também outros grandes serviços alemães, como a GMX e a Web.de, e muitos filtros empresariais, têm sistemas de reputação próprios. O padrão é sempre o mesmo: um servidor de envio com PTR correto, boa autenticação, um padrão de envio calmo e regular e poucas reclamações chega praticamente a todo o lado. Perante um problema, leia o bounce, procure o código junto da entidade que o emitiu e deixe que o administrador do servidor de envio tome as medidas necessárias.

Resumo

• 451 4.7.500 Server busy da Microsoft é um abrandamento deliberado e temporário do endereço IP, muitas vezes por pouca reputação ou um aumento acentuado. Não voltar a enviar.
• 550 5.7.606 significa um endereço IP bloqueado; o administrador solicita a remoção através de sender.office.com, depois de resolver a causa.
• O SNDS e o JMRP dão aos administradores de um endereço IP uma visão sobre a sua reputação junto da Microsoft.
• A T-Online exige, entre outros, FCrDNS e um sítio web com dados de contacto no domínio indicado no PTR, e não oferece whitelisting.
• Como utilizador, não resolve isto sozinho: entregue o bounce completo ao seu fornecedor.

Quiz

Exercício

Exercício O6.4: Investigar um bloqueio junto de um destinatário grande. Recebe um caso: uma associação envia o seu correio, há uma semana, através de um novo servidor próprio; o correio para endereços Hotmail chega horas depois e o correio para endereços T-Online é devolvido com um bloqueio de IP. Responda: (1) o que significam as duas mensagens, (2) quem deve fazer o quê, (3) que cinco elementos verifica no servidor, e (4) o que pode a associação fazer a curto prazo? De seguida, verá a resposta modelo.

Para saber mais

Os passos indicados nestes artigos aplicam-se aos painéis da WebOké; noutros fornecedores o funcionamento é semelhante.

• O meu e-mail não chega ou vai parar ao spam: assim pode descobrir porquê
• Enviar e-mail a partir do seu VPS e configurar o DNS inverso
• Manual DirectAdmin 9.4: O meu e-mail chega à pasta de spam do destinatário
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS e JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (requisitos e contacto): https://postmaster.t-online.de/