Папки и синхронизация: защо имате две папки „Изпратени“

Модул 3: Управление на Вашата пощенска кутия · Време за четене: 9 минути

Цел на урока: След този урок ще можете да обясните как работят IMAP папките на сървъра, да накарате пощенската си програма да използва правилните специални папки и да предотвратите двойна или изгубена поща.

Основни понятия: IMAP папка, списък с папки на сървъра, специални папки („Изпратени“, „Кошче“, „Чернови“, „Спам“, „Архив“), special-use (RFC 6154), свързване на папки, абониране за папки, изтриване и окончателно изтриване (expunge), период на синхронизация, офлайн копие

Къде всъщност се намират Вашите папки?

В урок 1.3 видяхте разликата между IMAP и POP3. При IMAP пощата Ви се намира на сървъра, а пощенската Ви програма показва това, което е там. Същото важи и за папките. Ако създадете в Thunderbird папка „Оферти“, Thunderbird създава тази папка на сървъра. След това я вижда и телефонът Ви, и уебпощата.

Точно това искате. Но това означава също, че една пощенска програма може да създаде на сървъра папки, които не сте имали предвид. А ако две програми не са съгласни как се казва дадена папка, ще получите две папки.

Няколко неща, които е добре да знаете за папките на IMAP сървър:

• Папката „Входящи“ на сървъра винаги се казва INBOX. Това е единствената папка с фиксирано име. Вашата програма я превежда като „Входящи“, „Inbox“ или „Inbound“.
• Всички останали папки имат свободно име. Сървърът не познава „истинска“ папка „Изпратени“, освен ако сам не я посочи (вижте по-долу).
• Подпапките се разделят със знак, обикновено точка или наклонена черта: INBOX.Offertes или Offertes/2026. Рядко ще видите това, но то обяснява защо някои програми поставят всички папки под „Входящи“.
• Понякога програмата показва само папките, за които е абонирана. Папка, която съществува на сървъра, но за която не сте абонирани, тогава изглежда изчезнала.

Проблемът със специалните папки

За да работи, пощенската Ви програма се нуждае от няколко папки:

Всяка програма има свое предпочитание. Apple Mail по подразбиране използва различни имена от Outlook, а Outlook пък различни от приложението Gmail. Ако настроите пощенската си кутия на три устройства, без да внимавате, може да се случи следното:

• Outlook поставя изпратената поща в Sent Items.
• Вашият iPhone поставя изпратената поща в Sent Messages.
• Уебпощата поставя изпратената поща в Sent.

Тогава имате три папки „Изпратени“ и на всяко устройство виждате само част от това, което сте изпратили. Това е най-честото оплакване за IMAP: „на телефона си не виждам това, което съм изпратил от компютъра“.

Решението: special-use

От 2011 г. съществува разширение на IMAP, с което сървърът посочва коя папка за какво служи: special-use (RFC 6154). Тогава сървърът казва например „тази папка се казва Sent и има функцията \Sent“. Съвременната пощенска програма възприема това и вече не създава собствена папка.

Повечето пощенски сървъри поддържат това, както и повечето програми. Но все още често има проблеми при:

• пощенска кутия, която съществува от години и в която стари програми вече са създали собствени папки;
• пощенска кутия, преместена от друг доставчик, при който папките са се казвали различно;
• програми, които сте настроили ръчно, преди сървърът да започне да предоставя special-use;
• POP3 (там няма папки на сървъра, така че всяко устройство пази собствената си папка „Изпратени“ локално).

Правилно свързване на папките

Вече имате двойни папки или се колебаете? Тогава изберете по една папка за всяка функция и укажете на всяка програма коя е тя. За предпочитане изберете папката, която сървърът сам посочва. Ще я разпознаете в уебпощата: там папката „Изпратени“ обикновено е най-отгоре със собствена иконка.

Къде се настройва това?

• Thunderbird: Настройки на акаунта (Account Settings), Вашият акаунт, Копия и папки (Copies & Folders) („Изпратени“, „Чернови“, „Архив“) и Настройки на сървъра (Server Settings) (какво се случва с изтритите съобщения и в коя папка отиват).
• Apple Mail на Mac: Настройки (Settings), Accounts, Вашият акаунт, Поведение на пощенските кутии (Mailbox Behaviors). На iPhone: Настройки (Settings), Mail, Accounts, Вашият акаунт, самият акаунт, Advanced, и след това за всяка функция изберете папката на сървъра.
• Класически Outlook: при IMAP акаунт в настройките на акаунта (Още настройки (More Settings), Advanced) избирате пътя на основната папка и папката за изтрити елементи. За изпратените елементи класическият Outlook в много версии не предлага избор: той използва папката, която сървърът посочва, а иначе своята собствена.
• Приложението Gmail: работи с папката, която сървърът посочва; не можете да го настроите за отделните папки.

След това преместете пощата от излишните папки в избраната папка и изтрийте празните папки. Направете това на едно устройство (за предпочитане в уебпощата или на компютъра) и изчакайте другите устройства да възприемат промените.

Изтриването става на две стъпки

При IMAP изтриването всъщност е поставяне на флаг. Съобщението получава маркировката изтрито (\Deleted), но все още е на сървъра. Едва когато програмата подаде командата expunge, то наистина изчезва. Повечето програми процедират така:

1. Натискате „Изтриване“. Програмата премества съобщението в кошчето (Trash) (всъщност: копира го в кошчето и маркира оригинала като изтрит).
2. Оригиналът се изтрива окончателно (expunge) веднага или при затваряне на програмата.
3. Едва когато изпразните кошчето, съобщението изчезва от сървъра.

Някои програми са настроени по различен начин. Тогава виждате задраскани съобщения, които не изчезват: те са маркирани, но никога не са изтрити окончателно. И все още се отчитат в пространството Ви за съхранение. В такъв случай потърсете в програмата си Компресиране на папката (Compact Folder) (Thunderbird), Окончателно премахване на изтритите съобщения (Expunge) или настройка от типа „изтритите елементи да се премахват окончателно при напускане на папката“.

Важно: изтриването на едно устройство е изтриване на всички устройства. В това е смисълът на IMAP. Ако искате да премахнете съобщение от телефона си, но да го запазите на компютъра, с IMAP това не е възможно. Най-много можете да синхронизирате по-кратък период на телефона (вижте по-долу).

Все пак нещо е изчезнало? Много доставчици пазят резервни копия, от които може да се възстанови пощенска кутия или папка, но обикновено само за ограничен период. Не разчитайте на тях като на архив.

Колко синхронизирате?

Пощенската програма не е длъжна да изтегля всичко. На телефона често е удобно да синхронизирате само последните седмици или да оставите push известяване само за „Входящи“. Това спестява място и батерия. На сървъра нищо не се променя: старата поща е все още там, просто не я виждате на това устройство.

На компютъра повечето програми създават офлайн копие на пощенската кутия (Outlook във файл .ost, Thunderbird и Apple Mail в собствена папка). Това е копие, а не резервно копие: ако изтриете нещо на сървъра, то изчезва и от офлайн копието. Истинско локално място за съхранение е папка, която сами създавате под Локални папки (Local Folders) (Thunderbird), На моя Mac (On My Mac) (Apple Mail) или във файл с данни .pst (Outlook). Това, което плъзнете там, вече не е на сървъра. Повече за това в урок 3.2.

На практика: как изглежда това в панел

В уебпощата на WebOké (Roundcube) вляво виждате всички папки на сървъра. В Настройки (Settings), Папки (Folders) можете да създавате, преименувате и изтривате папки, както и да включвате или изключвате абонамента за тях. В Настройки (Settings), Предпочитания (Preferences), Специални папки (Special Folders) виждате коя папка се използва като „Изпратени“, „Чернови“, „Кошче“ и „Спам“. При WebOké сървърът посочва папката Junk като папка за спам, а уебпощата я показва като Spam. Повече за това ще прочетете в статията за папките във Вашата пощенска кутия. При други доставчици това работи по подобен начин; там уебпощата може да се казва различно, но почти всяка уебпоща има такова управление на папките.

Обобщение

• При IMAP и Вашите папки се намират на сървъра. Всяко устройство вижда едни и същи папки.
• Само INBOX има фиксирано име. „Изпратени“, „Кошче“, „Чернови“ и „Спам“ се казват различно във всяка програма, освен ако сървърът не ги посочи (special-use, RFC 6154).
• Двойните папки „Изпратени“ се решават, като изберете по една папка за всяка функция и настроите всяка програма да я използва.
• Изтриването при IMAP е маркиране и след това окончателно премахване (expunge). Маркираните съобщения все още се отчитат в пространството Ви за съхранение.
• Офлайн копието не е резервно копие; локалната папка обаче е отделно място за съхранение.

Тест

Задача

Задача O3.1: Преглед на Вашите папки. Отворете пощенската си кутия в уебпощата и на всяко устройство, на което я използвате. Запишете за всяко устройство коя папка използва за „Изпратени“, „Кошче“, „Чернови“ и „Спам“. Имате ли двойни папки? Изберете по една за всяка функция, настройте всяко устройство да я използва, преместете пощата и изтрийте празните папки. След това попълнете контролния списък и отговорете на въпроса: коя папка посочи самият сървър и как разпознахте това?

Допълнително четене

Стъпките в тези статии се отнасят за панелите на WebOké; при други доставчици това работи по подобен начин.

• Ръководство за DirectAdmin 8.7: IMAP или POP3: каква е разликата?
• IMAP или POP3: каква е разликата и кой да изберете?
• Ръководство за DirectAdmin 18.11: Имейл е изтрит по погрешка
• Възстановяване на пощенска кутия или изтрити имейли от резервно копие
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)