Veilig delen en samenwerken

Module 7: Toegang, leveranciers en cloud · Leestijd: 10 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je voor elke situatie de veiligste manier van delen kiezen: intern delen met een account, een persoonlijke deling, of een openbare link met wachtwoord, vervaldatum en downloadlimiet, en je weet wat je beter niet via mail verstuurt.
Kernbegrippen: deellink, openbare link, vervaldatum, wachtwoord op link, downloadlimiet, bestandsaanvraag, versleuteld versturen, minimale gegevens

Delen is de nieuwe bijlage

Vroeger stuurde je een document als bijlage bij een mail. Tegenwoordig deel je steeds vaker een link naar een bestand in je cloudopslag. Dat heeft grote voordelen: geen kopieën die rondzwerven, altijd de laatste versie, ook grote bestanden, en je kunt de toegang later weer intrekken. Een bijlage die eenmaal verstuurd is, kun je nooit meer terughalen.

Maar een link heeft ook een eigen risico. Een openbare link werkt voor iedereen die hem heeft. Wordt hij doorgestuurd, in een groepsapp geplakt of komt hij in een gehackte mailbox terecht, dan kan ook die ander erbij. Een link zonder wachtwoord of einddatum die drie jaar geleden voor een klus is gemaakt, werkt vaak nog steeds.

Drie manieren van delen

Bijna elke cloudopslag kent drie soorten delen. Kies steeds de meest beperkte die werkt.

Intern delen is het veiligst: er is geen link die kan uitlekken, en als de collega vertrekt en zijn account wordt uitgeschakeld (les 7.1), is de toegang meteen weg. Met een persoonlijke deling krijgt elke ontvanger een eigen link, zodat je per persoon kunt zien met wie je deelt en per persoon kunt stoppen.

De instellingen van een link

Moet het toch een openbare link worden, stel hem dan bewust in. De meeste diensten hebben deze opties:

• Rechten: alleen bekijken, of ook bewerken. Kies standaard alleen bekijken. Voor meelezen is dat genoeg.
• Wachtwoord op de link: wie de link opent, moet eerst een wachtwoord invullen. Stuur dat wachtwoord via een ander kanaal dan de link: de link per mail, het wachtwoord per sms of telefonisch. Wie alleen de mail onderschept, heeft dan nog niets.
• Vervaldatum: na die datum werkt de link niet meer. Zo hoef je er niet aan te denken om hem op te ruimen.
• Downloadlimiet: de link stopt na een bepaald aantal downloads.
• Download verbergen: de ontvanger ziet geen downloadknop. Dat is geen echte bescherming: wat iemand kan zien, kan hij ook vastleggen, al is het met een schermafbeelding.
• Een label of naam voor de link, zodat je later weet waarvoor hij was.

Deel bovendien het bestand zelf, niet de map eromheen, tenzij de ander echt alles in die map mag zien. Een link naar de map "Klanten 2026" voor één offerte is een klassiek lek.

Een bestandsaanvraag

Moet een klant of leverancier iets bij jou aanleveren, gebruik dan een bestandsaanvraag (ook wel uploadlink of "alleen neerzetten"). De ander kan bestanden uploaden, maar ziet niet wat er al in de map staat. Geef elke klant een eigen map en een eigen aanvraag, met wachtwoord en einddatum. Zo kan klant A nooit de stukken van klant B zien, en zie je meteen van wie iets is.

Wat niet via gewone mail moet

Een gewone mail is te vergelijken met een briefkaart die langs een paar postkantoren gaat. De verbinding tussen mailservers is vaak versleuteld, maar de mail staat daarna leesbaar in de mailboxen van verzender en ontvanger, vaak jarenlang, en een verkeerd getypt adres is genoeg voor een datalek (les 8.2).

Stuur daarom niet als gewone bijlage:

• kopieën van paspoorten of identiteitsbewijzen;
• medische gegevens of gegevens over gezondheid;
• loonstroken, salarisoverzichten en burgerservicenummers;
• wachtwoorden en herstelcodes (die horen in een wachtwoordmanager, eventueel via een gedeelde kluis, les 2.2).

Gebruik in plaats daarvan een deling met wachtwoord en vervaldatum vanuit je eigen opslag, of een dienst die versleuteld versturen ondersteunt, waarbij alleen de ontvanger het bericht kan openen. Er zijn verschillende soorten: versleuteling ingebouwd in je mailprogramma of mailpakket, een beveiligde berichtendienst, of een losse dienst voor het versleuteld versturen van bestanden.

Minimale gegevens

De beste bescherming tegen een lek is gegevens die je niet deelt. Vraag je bij elke deling af: heeft de ander dit echt nodig? Een boekhouder heeft je facturen nodig, niet je hele klantenbestand. Een verhuurder wil weten dat iemand bestaat, maar heeft niet altijd een kopie van het paspoort nodig. Moet een kopie van een identiteitsbewijs toch, dan kun je het burgerservicenummer en de pasfoto afschermen en een watermerk zetten met het doel en de datum. Daar is een gratis app van de Rijksoverheid voor, KopieID.

Opruimen

Links stapelen zich op. Veel diensten tonen een overzicht van alles wat je hebt gedeeld. Loop dat eens per kwartaal na:

1. Stop alle openbare links zonder vervaldatum die niet meer nodig zijn.
2. Controleer of externe personen nog toegang hebben tot mappen van een afgeronde klus.
3. Zet waar het kan een standaard vervaldatum voor nieuwe links.

In de praktijk: zo ziet het eruit

In de voorbeeldomgeving Nextcloud maak je een openbare link via het tabblad Delen van een bestand. Bij Bewerk link vind je de rechten (Alleen bekijken of Bewerken toestaan) en onder Geavanceerde instellingen het wachtwoord, de vervaldatum, Verberg download, een notitie voor de ontvanger en Beperk downloads. Met Delen stoppen trek je de link direct in. Deel je via een e-mailadres, dan stuurt Nextcloud elke ontvanger een eigen link die je per persoon kunt intrekken. Voor aanleveren is er de bestandsaanvraag, met een eigen map per klant, wachtwoord en einddatum. In Euro-Office deel je documenten via dezelfde links; de handleiding raadt aan alleen bewerkrechten te geven als dat echt nodig is. Andere cloudopslag werkt vergelijkbaar, al heten de knoppen anders en zijn sommige opties (zoals een downloadlimiet) niet overal beschikbaar.

Samenvatting

• Kies de meest beperkte manier van delen die werkt: intern, persoonlijk, en pas als laatste een openbare link.
• Een openbare link werkt voor iedereen die hem heeft; geef hem een wachtwoord (via een ander kanaal), een vervaldatum en alleen leesrechten.
• Deel het bestand, niet de map; gebruik een bestandsaanvraag als iemand iets moet aanleveren.
• Stuur gevoelige gegevens niet als gewone bijlage en deel alleen wat de ander echt nodig heeft.
• Ruim oude links en externe toegang regelmatig op.

Quiz

Opdracht

Opdracht A7.3: Beoordeel de deellink. Je krijgt een reeks situaties met de instellingen van een deellink: wat er gedeeld wordt, met wie, met welke rechten, of er een wachtwoord en vervaldatum op staan en hoe het wachtwoord wordt verstuurd. Beoordeel per situatie of het in orde is, beter kan of niet zo moet, en kies de belangrijkste verbetering. Het programma kijkt je antwoord na en geeft per situatie uitleg.

Verder lezen

De stappen in de WebOké-artikelen gelden voor de omgeving van WebOké; bij andere aanbieders werkt het vergelijkbaar.

• Nextcloud handleiding 5.2: Een openbare link maken: lezen, bewerken, wachtwoord, vervaldatum en downloadlimiet
• Nextcloud handleiding 5.4: Delen via e-mail met iemand zonder account
• Nextcloud handleiding 16.5: Een klant laat bestanden aanleveren met een bestandsaanvraag met wachtwoord en einddatum
• Euro-Office handleiding 9.3: Wachtwoord en vervaldatum op een link
• Euro-Office handleiding 9.5: Delen met iemand buiten je organisatie