Guardar e-mails profissionais: obrigação de conservação e arquivo
Durante quanto tempo deve guardar o e-mail profissional, e pode simplesmente guardar tudo? Neste artigo explicamos o que dizem a obrigação de conservação e as regras de privacidade, tomando os Países Baixos como exemplo, e como arquivar o e-mail na prática. Trata-se de uma explicação geral e não de aconselhamento jurídico ou fiscal. Os prazos variam de país para país: informe-se junto da autoridade tributária, do seu contabilista ou do seu revisor oficial de contas.
1. Que e-mails estão sujeitos à obrigação de conservação?
Em muitos países, uma empresa tem de conservar a sua contabilidade durante vários anos. O e-mail faz parte dela quando contém acordos ou dados relevantes para a contabilidade ou para os impostos. Por exemplo:
- orçamentos, confirmações de encomenda e acordos sobre preços;
- faturas enviadas ou recebidas por e-mail, com os respetivos anexos;
- contratos e respetivas alterações.
Newsletters, publicidade e mensagens internas comuns sem consequências financeiras normalmente não precisam de ser incluídas.
2. Durante quanto tempo? O exemplo dos Países Baixos
| O quê | Prazo nos Países Baixos |
|---|---|
| Contabilidade, incluindo faturas e e-mails profissionais com consequências financeiras | 7 anos |
| Dados relativos a bens imóveis, como um edifício | 10 anos |
- O prazo só começa a contar quando um documento deixa de estar em vigor. Um contrato com a duração de quatro anos é guardado durante esses quatro anos e, depois disso, durante mais 7 anos.
- Se a sua empresa cessar a atividade, a obrigação de conservação mantém-se.
- A conservação em formato digital é permitida, desde que consiga apresentar os documentos num prazo razoável e que estes não possam ser alterados sem que se dê por isso.
As regras estão disponíveis no site da Belastingdienst, a autoridade tributária neerlandesa. Noutros países aplicam-se outros prazos.
3. A vertente da privacidade: não mais tempo do que o necessário
O e-mail contém frequentemente dados pessoais. Segundo o RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados), os dados pessoais não devem ser conservados durante mais tempo do que o necessário para a finalidade em causa. Isto não colide com a obrigação de conservação: o que é legalmente obrigado a guardar, pode guardar. Mas guardar tudo para sempre só porque é possível não é o objetivo.
- Defina, para cada tipo de e-mail, durante quanto tempo precisa dele, e registe essa decisão.
- Elimine o e-mail sem interesse profissional, por exemplo candidaturas antigas ou formulários de contacto.
- Proteja o arquivo tão bem como a sua caixa de correio: com uma palavra-passe forte e uma cópia de segurança.
Saiba mais sobre o RGPD e o seu website em RGPD para o seu website: cookies, conteúdo externo, formulários e política de privacidade.
4. Como arquivar o e-mail
Existem várias formas, que também pode combinar.
- Uma pasta de arquivo no servidor. Mova o e-mail antigo para uma pasta como Arquivo ou Arquivo 2025. O e-mail continua disponível no webmail, no seu telemóvel e na nossa cópia de segurança noturna, mas conta para o espaço de armazenamento da sua caixa de correio. Consulte Pastas na sua caixa de correio: Caixa de entrada, Enviados, Rascunhos, Lixo, Spam e Arquivo.
- Guardar localmente. Mova o e-mail para uma pasta local no seu programa de e-mail, como um ficheiro .pst no Outlook ou Pastas locais no Thunderbird. Isto poupa espaço no servidor, mas o e-mail passa a estar apenas nesse computador. Consulte Guardar o e-mail localmente para poupar espaço no servidor de e-mail.
- Exportar mensagens individuais. Uma mensagem importante pode ser guardada como ficheiro .eml, com os anexos incluídos. Consulte Exportar uma mensagem como .eml e voltar a importá-la. Guarde esses ficheiros, por exemplo, numa pasta fixa no seu Nextcloud, junto do resto da sua contabilidade.
5. Vai cancelar uma caixa de correio ou um pacote?
Nesse caso, exporte o e-mail que tem de conservar antes da data de fim. Após a data de fim, o pacote é desativado imediatamente. Saiba como levar todos os seus dados em Sair da WebOké: como levar os seus dados consigo.
Explicação detalhada com capturas de ecrã: Arquivar: uma pasta de arquivo no servidor ou um ficheiro pst no manual do Outlook e Arquivar mensagens no manual do webmail.
Quer saber mais? Frequente o curso gratuito E-mail em ordem, lição 3.2 Armazenamento, quotas e uma caixa de correio cheia.