Съхранение на служебна електронна поща: задължение за съхранение и архивиране

Колко дълго трябва да съхранявате служебната си електронна поща и можете ли просто да пазите всичко? В тази статия ще научите какво гласят задължението за съхранение и правилата за защита на личните данни, като за пример е взета Нидерландия, както и как на практика да архивирате пощата си. Това е общо разяснение, а не правен или данъчен съвет. Сроковете се различават в отделните държави: попитайте Вашата данъчна администрация, Вашия счетоводител или одитор.

1. Коя поща попада под задължението за съхранение?

В много държави предприятието трябва да съхранява счетоводните си документи в продължение на няколко години. Електронната поща е част от тях, когато съдържа договорености или данни, които имат значение за счетоводството или данъците. Например:

• оферти, потвърждения на поръчки и договорености за цени;
• фактури, които изпращате или получавате по имейл, заедно с прикачените файлове;
• договори и техните изменения.

Бюлетини, реклами и обикновени съобщения без финансови последици обикновено не е нужно да се съхраняват.

2. Колко дълго? Примерът на Нидерландия

• Срокът започва да тече едва когато даден документ вече не е актуален. Договор, който е в сила четири години, съхранявате през тези четири години и след това още 7 години.
• Ако дейността на Вашата фирма бъде прекратена, задължението за съхранение продължава да важи.
• Цифровото съхранение е разрешено, ако можете да представите документите в разумен срок и те не могат да бъдат променени незабелязано.

Правилата са публикувани на уебсайта на Belastingdienst. В други държави важат други срокове.

3. Защитата на личните данни: не по-дълго от необходимото

Електронната поща често съдържа лични данни. Съгласно ОРЗД (на английски GDPR) съхранявате личните данни не по-дълго, отколкото е необходимо за целта. Това не противоречи на задължението за съхранение: това, което по закон трябва да съхранявате, можете да съхранявате. Но да пазите всичко завинаги само защото е възможно, не е правилният подход.

• Определете за всеки вид поща колко дълго Ви е нужна и документирайте това.
• Изтривайте поща без служебно значение, например стари кандидатури за работа или съобщения от формуляри за контакт.
• Съхранявайте архива толкова сигурно, колкото и пощенската си кутия: със силна парола и резервно копие.

Повече за ОРЗД и Вашия уебсайт ще научите в ОРЗД за Вашия уебсайт: бисквитки, външно съдържание, формуляри и декларация за поверителност.

4. Как да архивирате пощата си

Има няколко начина. Можете също да ги комбинирате.

1. Папка за архив на сървъра. Преместете старата поща в папка като Архив или Архив 2025. Така пощата остава в webmail, на телефона Ви и в нашето нощно резервно копие, но се отчита в обема на пощенската Ви кутия. Вижте Папки в пощенската кутия: Входящи, Изпратени, Чернови, Кошче, Нежелана поща и Архив.
2. Локално съхранение. Преместете пощата в локална папка в пощенската си програма, например .pst файл в Outlook или Локални папки в Thunderbird. Това спестява място на сървъра, но тогава пощата се намира само на този компютър. Вижте Локално съхранение на поща за спестяване на място на пощенския сървър.
3. Експортиране на отделни съобщения. Важно съобщение запазвате като .eml файл, заедно с прикачените файлове. Вижте Експортиране на съобщение като .eml и повторното му импортиране. Поставете такива файлове например в определена папка във Вашия Nextcloud, до останалите Ви счетоводни документи.

5. Прекратявате пощенска кутия или пакет?

В такъв случай експортирайте пощата, която трябва да съхранявате, преди крайната дата. След крайната дата пакетът се прекратява незабавно. Как да вземете всичко със себе си, ще научите в Напускане на WebOké: как да вземете данните си.

Подробно обяснение с екранни снимки: Архивиране: папка за архив на сървъра или pst файл в ръководството за Outlook и Архивиране на съобщения в ръководството за webmail.

Искате да научите повече? Запишете се за безплатния курс „Ред в електронната поща“, урок 3.2 Място за съхранение, квоти и пълна пощенска кутия.