Storing bij Microsoft 365: wat er gebeurde en wat je ervan leert

Op donderdagmiddag 12 november ging het mis bij Microsoft. Wereldwijd konden miljoenen mensen geen e-mail meer versturen of ontvangen via Outlook, agenda's in Teams werkten niet en ook Copilot en SharePoint hadden problemen. Pas vrijdagavond konden de meeste mensen weer normaal werken. In dit artikel zetten we op een rij wat er gebeurde, wat je nu het beste kunt controleren en waarom deze storing een goed moment is om eens kritisch naar je eigen afhankelijkheid te kijken.

Wat gebeurde er?

1. Storing begintdonderdag 12 november, 17:15

   Servers van Exchange Online worden onverwacht onbereikbaar. Omdat veel andere diensten van Microsoft daarop leunen, vallen die ook om: agenda's en het plannen van vergaderingen in Teams, Copilot, SharePoint, de beheeromgeving voor IT-beheerders en een deel van de beveiligingssoftware.

2. Wereldwijddonderdag 12 november, 19:00

   Op Downdetector staan inmiddels meer dan 130.000 meldingen over Outlook. Bedrijven, scholen en overheden in Europa, Noord-Amerika en Azië zitten zonder mail. Microsoft laat weten dat er geen aanwijzingen zijn voor een hack.

3. Opnieuw problemenvrijdag 13 november, ochtend

   Servers die Microsoft 's nachts had hersteld, vallen opnieuw uit. Om te voorkomen dat vertraagde mail verloren gaat, verlengt Microsoft de tijd dat mail mag blijven wachten naar 48 uur. Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) publiceert adviezen voor organisaties.

4. Grotendeels hersteldvrijdag 13 november, avond

   In grote delen van Europa en Noord-Amerika werkt alles weer. De precieze oorzaak is nog niet bekend. Microsoft onderzoekt of een wijziging in het netwerk, rond het begin van de storing, de boosdoener was en heeft een volledig rapport beloofd.

Wat moet je nu controleren?

Gebruik je zelf Microsoft 365, of werk je met klanten of leveranciers die dat doen? Loop dan deze punten even langs. Het NCSC wijst erop dat de beveiligingsscans van Microsoft tijdens de storing vertraagd of onvolledig waren.

1. Let extra op phishing. Criminelen gebruiken storingen graag als smoes. Mails die vragen om je wachtwoord te wijzigen of je account te "herstellen" zijn de komende tijd extra verdacht, ook als ze van Microsoft lijken te komen.
2. Wees voorzichtig met bijlagen die tussen donderdagmiddag en vrijdagavond binnenkwamen, zeker van afzenders die je niet kent.
3. Controleer of belangrijke mail is aangekomen. Mail kan uren later zijn bezorgd of alsnog zijn teruggestuurd. Heb je offertes, facturen of bestellingen verstuurd naar iemand met een Microsoft-adres? Vraag dan even na of ze binnen zijn.
4. Kijk je spammap en quarantaine na. Toen de filters weer opstartten, kan mail onterecht zijn tegengehouden.

Het echte probleem: alles bij één partij

Storingen gebeuren bij iedere aanbieder. Ook bij ons, daar zijn we eerlijk over. Wat deze storing zo groot maakte, is dat veel bedrijven alles bij Microsoft hebben ondergebracht: e-mail, agenda, chat, bestanden, inloggen en beveiliging. Valt één onderdeel om, dan ligt het hele bedrijf stil. Even uitwijken kan niet, want alles hangt aan hetzelfde account.

Een storing kun je niet voorkomen. Wel kun je ervoor zorgen dat één storing niet je hele bedrijf platlegt.

En overstappen? Dat blijkt lastiger dan gedacht. Leaseweb vroeg begin november 800 bestuurders in Nederland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten hoe snel ze bij hun grootste cloudaanbieder weg kunnen. 89 procent kan dat niet binnen drie weken. Nederlandse bedrijven zijn het somberst: 65 procent denkt er meer dan drie maanden voor nodig te hebben. Leaseweb is zelf cloudaanbieder en betaalde het onderzoek, maar het beeld is duidelijk: de meeste bedrijven zitten vast.

Daar komt bij dat Microsoft een Amerikaans bedrijf is, dat onder Amerikaanse wetgeving valt. Wat dat betekent voor je privacy, lees je in ons eerdere artikel Outlook: een privacy-nachtmerrie. Gebruik je de nieuwe Outlook voor een mailbox die bij ons staat, dan loopt je mail trouwens óók via de servers van Microsoft. Je bent dan dus nog steeds afhankelijk van Microsoft, ook al heb je je e-mail ergens anders.

Hoe maak je je bedrijf minder kwetsbaar?

Gebruik een e-mailadres op je eigen domeinnaam. Dit is de belangrijkste stap en het kost bijna niets. Met een adres als jij@jouwbedrijf.nl bepaal jij waar je mail binnenkomt. Wil je naar een andere aanbieder, dan pas je een paar instellingen in je DNS aan en blijft je adres gewoon hetzelfde. Met een adres als jouwbedrijf@outlook.com kan dat nooit: je klanten, leveranciers en accounts zitten voorgoed vast aan Microsoft.

Spreid je diensten. Je hoeft niet alles in één keer om te gooien. Maar als je mail, bestanden en website niet allemaal bij dezelfde partij staan, legt één storing niet meteen alles plat. Kun je niet mailen, dan kun je in elk geval nog bij je bestanden. En andersom.

Weet hoe je weg kunt. Zorg dat je weet waar je mail, contacten, agenda en bestanden staan en hoe je er een kopie van maakt. Een overstap die je al eens hebt doorgedacht, gaat in een noodgeval veel sneller.

Kies waar het kan voor Europees. Er zijn volwaardige alternatieven die in Europa draaien en die je zelf in de hand hebt. Bij ons zijn dat e-mailhosting op je eigen domeinnaam en Nextcloud voor bestanden, agenda en contacten, met Euro-Office om samen in documenten, spreadsheets en presentaties te werken. Alles draait op onze eigen servers in Nederland.

Onze mailservers hadden tijdens de storing nergens last van. Alleen mail die onze klanten naar Microsoft-adressen stuurden, bleef een tijdje bij ons in de wachtrij staan en werd automatisch bezorgd zodra Microsoft weer bereikbaar was.

Meer lezen

• NCSC: In het nieuws: storing Microsoft Exchange Online
• VRT NWS: Microsoft ziet verbetering na wereldwijde problemen met Outlook, Teams en Copilot
• ICT Magazine: 89 procent van bedrijven zit minstens 3 weken vast aan cloudprovider

Het team van WebOké